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1、选择公文结构类型的三项原则选择结构类型,通常要把握好三项原则,即层次清晰、段落衔接、内容照应。一、层次清晰层次是公文组成部分的顺序安排。安排层次要做到突出主旨,顺序合理,避免交叉,层次清晰。层次安排一般有三种方式。第一种是总分式,开头对全文内容作总的概括,或简述有关事项的根据或缘由;之后重点分述有关事项,根据前后、因果、轻重顺序,平行并列叙述;结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束。这种形式在公文中使用得比较普遍,如请示、决定、意见、指示性通知、会议通知、综合性报告、议决性会议纪要等,常用这种形式。第二种是递进式。各层次内容层层推进,前后层次有一定关系。递进关系包括由表及里、由点到面
2、、由浅入深、由感性到理性等。专题报告、情况通报、工作总结等常用这种结构形式。总分式的分述内容有的也用这种形式。第三种是时序式。按照事物的时间顺序和进展情况安排结构。叙述内容如果是一个完整的事件或过程,可以采用这种形式。此种结构形式常用于情况报告、事故报告、调查报告等。二、段落衔接段落也叫自然段,是公文结构的基本单位,一般小于层次,往往是一个段落一个层次,或者几个段落构成一个层次。衔接是指层次之间、段落之间的连接和转换,能起到承上启下的作用。公文的段落划分和衔接要做到:一是段落可以按主旨、条款内容(同类事项、问题和观点)、事物发展阶段等来划分,具有相对独立性的部分,或过程中的具有相对独立的阶段划
3、为一段。二是每个段落表达一个完整的意思,避免内容零散、杂乱。三是句子、段落之间的组合要合理、有序,避免出现跳跃和断层。四是段落应长短适度、匀称得当、简短清晰,不能过于冗长累赘。五是采用关联词、引文、小标题、序数词等过渡手段进行衔接,各部分之间要做到前后连贯、气脉相承、浑然一体。三、内容照应公文的题文、前后内容要关照和呼应。包括题文照应、前后照应、首尾照应。题文照应是公文写作的基本要求之一,要求标题要揭示公文的主旨,内容要紧扣标题,做到题文相符,不能“离题万里二前后照应要求做到前面的内容后面有着落,后面的事项前面有交代,做到前呼后应。首尾照应要求首尾呼应,前面提到的东西后面一定要有响应,这样做能引起读者的思索和回味。