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1、电科中心管理处工作手册（会议事务汇编）*有限公司401-11.会务工作规杼1 目的规范客户服务中心会务人员职贲范困，明确各岗位人员的工作内容及应当担当的责任范围。刚好、周到地为参会人员供应会议服务，保障会议顺当进行。2 迨用疱围适用于客户服务中心会议服务的操作3 取玄3. 1项目经理负责指导并监督预订会议室和会议落实的全面运作。3.2客服专责负贵会议落实后的工作支配，及与各部门的运作协调。依据供应的服务信息，刚好、周到她为参会人员供应会议服务。协作公司各类大型培训、接待会议的后勤打算工作及现场服务，保障会议顺当进行。负责领导支配的其它工作。1.1 3客服领班负责工作内容的落实跟进及汇报。负责跟
2、进，检查会场和会场周边的环境卫生。依据服务需求合理申报选购各类会务用品。负贲领导支配的其它工作。3.4客服员负贲工作内容的执行与汇报。负贲上午茶服务。负责会务用品管理及会议室、茶歇等工作。负责领导支配的其它工作。4需求项认1.2 1客服部在进行会务需求了解时，应当针对公司可以供应的会务服务内容设计标准问题向主办方进行提示，以引导主办方更精确的提出会务需求。1.3 客服部应当依据不断积累的会务服务需求更新标准问邈，并不定期实行培训以确保会务服务人员同主办方的沟通顺当并能精确收集会务服务需求信息。1.4 客服部应当对会务需求进行书面登记并与主办方确认1.5 客服部在接到“会议中心接待通知单”后，依
3、据“通知单”内容进行分工及摆放。5策划5.1 客服部应当依据确认的服务需求对会务服务的供应遂行全面的策划，策划内容宜包含但不限于以下方面：(1)职责分工；时间支配;场地支配；(4)会务用品及硬件设施配备；(5)突发事务应对措施；(6)会议秩序及平安5.2 会前打算客服部应将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准以保证专项服务内容都能在合理范围内满意需求，会务服务当中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：布置导引牌布置签到台:(3)布置横幅与大背景；(4)布置主席台，座位格局和座次支配布置台布;(6)制作并摆放姓名牌；(7)不同类型麦克风摆放布置：(8)摆花；(9)胸
4、花/胸章的制作与佩放：(10)供应纸笔；(11)供应干纸巾、湿纸巾；(12)放置烟灰缸：(13)灯光调试：(14)音箱调试:(15)投影调试；(16)空调调试；(17)茶具(水)打算；(18)茶歇服务。5.3 会中服务客服部应当将会中服务时会务服务人员可能涉及的服务内容及相应的言行举止进行细分，并制定相应的标准以保证会务服务人员依据标准要求供应会中服务。会中服务时会务服务人员可能涉及的服务内容及相应的言行举止宜包含但不限于以下方面：导引；续茶；(3)会场巡察；(4)突发事务处理；(5)询问受理。5.4 会后整理客服部应当将会后整理内容进行细分，并制定相应的标准。会后空理内容包含但不限于以下方：
5、5.4.1会务用品清洁、消毒、归位5.4.1.1回收可重复运用的会议用品，清点数量并记录，清洁桌椅、地面等，将座牌、桌椅等归位。5.4.1.2用品的淅洗、存放和消毒由保洁人员负青，会务人员须要监督跟进。5.4.2设施设备必位清理租借、调用的物品，检查有无缺失或损坏，清洁后归还，做好相应记录。5.4.3清场5.4.3.1检查会议厅(室)是否有客人遗失的物品，如有遗失应马上还送给客人，如未能刚好送还，应上缴给会场办公室妥当管理，做好记录，同时马上通知会议主办单住。5.4.3.2检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，刚好报告会场管理员，帮助追补损失，做好记录。5.4.3.3关闭会议厅(室)：包括音
6、响、空调、灯光、门。5.5征询服务看法5 .5.1征询看法时可考虑如下途径：(1)访谈会议主办方；(2)抽样调查参与会议人员看法；(3)将服务过程中参会人员语言或非语言表达的相关信息具体进行记录。服务质量的改进客服部应对收集的服务反耳费信息进行分析处理，找出产生不合格服务项的根本缘由并有针对性的实行订正预防措施。6 会务服务人员仪衰、仪态、服务要求6.1 仪表要求服装要求依据实际状况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色与样式统一。工装外不应显露个人物品；衣、裤口袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损。着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，
7、西裙长度于膝盖上3厘米：着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。工作牌佩戴要求工作牌宜佩带在左胸：工作牌距离肩缝15厘米，距中线5厘米，不应斜戴，参见图AJ所示图A.16.1.3工鞋穿黑色皮鞋：鞋上饰品不宜过多；皮鞋表面保持光亮。6.1.4丝袜着西裙时宜穿长筒黑色丝袜，不宜穿短袜或光腿。6. 1.5饰品不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄金、白金项链等饰品。6.2仪态要求6.2.1站姿上身正直头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢，会务服务人员站姿可参见图A.2o图A.26.2.2行姿身体重心
8、应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动，两肩相平不摇，两臂摇摆自然，步幅适中匀称。会务服务人6.2.3 坐姿背对座椅轻坐，后腿能够遇到椅子：两个膝盖合并，腿可放中间或两边。会务服务人员坐姿可参见图A.4。图A.46.2.4 指引6.2.4.1为来宾引路时，应走在来宾左前方，距离保持23步。6.2.4.2遇拐弯或台阶处，应回头向来宾示意说“请当心”。6.2.4.3引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。6.2.4.4为来宾送行时，应在来宾的后方，距离约半步。会务服务人员指引见可参见图A.5。图A.56. 2.5笑容面部保持自然亲切的微笑：运用规范用语“您好、请、感谢、对
9、不起、再见:6.2会场布置相关要求6.2.1座席牌6.2.1.1宜选择三角台牌，一般长1520厘米，宽7510厘米，双面放入。6.2,1.2座席牌纸张宜选择白色纸张打印：字体选择金桥简标宋，调整高度为9.2厘米、宽度为14.8厘米。6.2,1.3座位牌依据座次要求支配摆放。参见图B.1.图BJ6.2.2麦克风摆放要求对于有线麦克风，麦头高度距亲面25厘米；鼠标有线麦距离案边20厘米摆放。6.2.2.3对于无线麦克风（运用麦克风架）：高度距离宸面25厘米，麦架距离演讲人25厘米。6.2.2.4多人运用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。6.2.3电池管理6.2.3.1对于
10、无线麦克风，应在会议起先前半天检查无线麦克风的电池状况，确保会议期间能正常，足够运用。6.2.3.2电池应存放在干堞凉快的地方，统一管理。6.2.4其他6.2.4.1音响关闭后，方可卸除有线麦克风。6.2.4.2无线麦克风运用完毕刚好卸除内部电池。1.3 记录纸、爸记录纸宜选用80gA4纸3张：如亲子铺有桌布，则须要加厚到5张或加写字板。记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两只记录笔，记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，苞尖朝前。具体摆放要求可参见图B.2o图B.21.4 饮用水宜选择350毫升装的矿泉水。矿泉水摆放时应统一标识朝向、成直线
11、、靠近茶杯的左侧摆放（无茶杯的，距离客人右侧1215厘米处摆放）。贵宾厅摆放矿泉水时宜想在客人进内就坐后上茶水。7 大型会议主席台座次的支配7.1 主席台应排好座次、放好座席牌，以便对号入座。7.2 领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置.见图C.1,7.3 领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依旧在1号领导左手位置，3号领导依旧在1号领导右手位置，见图C.2。7531246主席台观I-众1.-H席II1.If图C.1:主席人数为单数时座次的支配75312468主席台图C.2：主席人数为偶数时座次的支配8 座谈会展位支配（9 .1长条来长条桌
12、与正门正对时，会议座位支浆1分别见图8.1。长条桌与正门侧对时，会议座位支配分别见图D.2。注：A为客方（或上级领导），B为主方/、图D.29设备调试10 1灯光调试逐个开关检查灯光照明。对主席台灯光要单独检查开放投影时的灯光效果，及灯光对主席台人员的照耀。确保灯盏无损，亮度与颜色一样。9.2 音响调试9. 2.1音响提前30分钟打开，将全部有关的音响设备全部连接。抖动连接线与移动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试声音是否正常：逐个调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可以清晰的听到，并感觉音量适中为准，检查麦克风电池电量及各用电池状况。10. 2.2把音频连接线,连接电脑，测
13、试是否有声音，声音效果是否正常。音响应避开杂音、电流声、音频干扰等。11. 2.3对于无线麦克风，应在会议室每个音箱试音，确保其工作正常。9.3 投影调试9.3.1电脑切换的方法一般用Fn+F1F8（有电脑标记）键电脑切换，检查电脑是否兼容；不兼容电脑刚好通知更换。9.3.2确保投影无花屏、抖动等影响投影效果的异样现象。9.4空调调试9.4.1 会议室内温度高于26C时，宜开启空调：温度低于26C时，可依据现场状况及视要求开启空调。9.4.2 4.2会议起先前30分钟打开空调，将温度调控在26C。9.4.3 未开启空调时，应打开新风机。10 茶具打算、埃茶规范1. .1茶具的打算茶具选择：一次
14、性杯、陶记带盖杯子、瓶装矿泉水茶具运用运用前应对瓷杯应进行检查，确保茶具清洁、无破损、且经过消毒。茶具摆放茶具统一摆放客人右侧，整体保持整齐一样（参见图F.1所示）；水杯距离客人1215厘米的距离；出杯杯耳朝向客人，成45度角。图F.12. .2续茶要求10. 2.1会务起先15分钟为客人续第一次茶水；之后每隔20分钟续一次茶水。可依据饮茶速度，适当调整续茶间隔时间。11. 2.2续水茶时，用右手的小指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指中指握住杯把，将茶杯端起。左手握住暖瓶，瓶口不要正对来宾；侧耳略有腰将水倒入杯中。沏茶续水以78分满为宜。续水后盖好杯盖,仍将杯把转向来宾右侧放好。续水茶要领参与图F.2所示。12. 2.3续水茶时，应轻拿轻放，不应使茶具发出响声、茶水不应溅出水杯。(3)(4)图F.211 用品管理规篦要求11.1 细致检查保洁人员清洗后的茶杯，完毕后，用消毒干毛巾擦拭干净，放入消毒柜。11.2 清洁瓷杯的茶垢宜用去污粉沾水擦洗，清洁后再消毒。11.3 依据领用的数量放回仓库，依据不同类别一次性、盘类、壶类分类集中摆放。11.4 耗损类会务用品如纸巾、湿巾、纸苞等依据库存量与运用期限选择性的选购。
