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1、当前销售企业大宗物资选购审计应关注的几个重点风险领域摘要：目前，大宗物资选购是企业生产经营中一项非常重要的活动，同时也是最简单出漏洞的环节，假如不严格加以限制管理，势必会给企业带来奢侈。石油销售企业大宗物资选购工作已经成为审计工作关注的一个焦点问题。很多单位、个人、商家、厂家紧紧盯住这块选购资金不放过，想方设法地向石油销售企业兜售大宗物资，甚至为获暴利贿赂有关人员，出现物品价格不实及物品质量低劣等现象，这给石油销售企业大宗物资选购带来不利因素。因此，企业对选购过程和选购物资进行严格的审计。关键词：大宗物资选购审计关注重点风险领域中国石油高度重视物资选购管理，为规范选购行为，降低公司运营成本，集
2、团公司于2009年3月制定了中国石油自然气集团公司物资选购管理方法。提出了公司物资选购实行统一管理、集中选购、分级负责的体制，以及四条物资选购应遵循的原则：服务生产经营，保障物资供应；坚持集中选购，发挥规模优势；规范选购行为，实行阳光选购；统一信息平台，推行网上选购。集团公司物资选购管理方法的出台以后，广阔公司在物资选购管理上有了明确的行为规范。对销售公司而言，有效降低了选购成本，堵塞了管理漏洞，促进了物资选购管理水平不断提高。但就目前的实际来看，由于受利益驱动和腐朽思想的侵蚀，少数经办人员在大宗物资选购过程中不能很好遵守规章制度，甚至有意或无意实行不正值手段以谋取私利，致使大宗物品选购过程中
3、舍贱求贵，以此充好等现象屡禁不止。物资选购仍旧存在在选购安排程序失控，供应商选择不当，验收程序执行不严、招投标流于形式等诸多风险，由此看来，内部审计应关注一下几个重点风险领域。一、选购安排审计选购安排是企业订立买入合同的重要依据，也是企业确保经营正常运营，有效降低选购成本的首要措施。物资部门是否依据所需物资的数量、品种规格、质量标准、价格供应时间的长短等因素进行综合分析从而制定选购安排，制定得是否合理、完善，干脆关系到整个选购运作的成本和选购管理水平。第一，审查编制的选购安排是否符合企业自身的实际状况。在编制选购安排之前，必需分析企业自身的实际状况。如企业在行业中的地位、现有供应商的状况等，尤
4、其要把握企业长远发展安排和发展战略。企业发展战略反映着企业的发展方向和雄伟目标，选购安排假如没有贯彻、落实企业的战略，可能导致选购管理与企业的发展战略不相协调甚至冲突，造成企业发展中的“南辕北辙二而且脱离企业发展战略的选购安排，就犹如无根浮萍，既缺乏依据，又可能使选购部门丢失方向感。因此，只有充分了解企业自身的状况，制定出来的选购安排才最可能是切实可行的。其次，审查编制选购安排时是否进行了充分的市场调研。在制定选购安排时，应对企业所面临的市场进行细致的调研，调研的内容应包括经济发展形势、与选购有关的政策法规、行业发展状况、竞争对手的选购策略等。只有做好充分细致的市场调研，才能最终完成选购安排的
5、制定。否则，制定的选购安排无论理论上多么合理，可能都经不起市场的考验，要么过于保守，造成市场机会的丢失和企业可利用资源的巨大奢侈，要么过于激进导致安排不切实际，无视现实而成为一纸空文。第三，审查选购安排是否详细化、数量化，有没有制定目标管理安排，有没有将选购任务分解落实到详细的部门和人员。选购安排所列价格是否合理，对于重负购置的物资，如价格未发生改变，则以上次成家价格为依据，将高出确定标准的安排作为重点审计对象，假如价格已发生改变，应驾驭最新市场价格作为审计标准。第四，审查选购安排是否得到了适当的限制。选购安排一旦制定，一般应相对稳定，不能朝令夕改，但是市场是不断改变的，而企业往往又是被市场牵
6、着鼻子走的，假如外部状况发生了改变，那么选购安排的进行状况与选购安排内容可能会有偏差。因此，在审计时，应着重审查企业发觉偏差时，是否刚好得到反馈并实行相应措施，调整和消退偏差，并将纠偏措施下达给执行选购安排的部门和人员。第五，审查选购安排的执行结果是否达到了预期的目标。假如没有达到，应分析缘由，进而对选购安排完成状况进行评价，并提出改进的措施。第六，审查选购部门是否常常进行紧急选购。一般来说，紧急选购的价格通常要高于日常选购，假如企业常常进行紧急选购，说明选购部门安排不周。二、选购申报价格审计审查是否在每次选购之前都进行了充分的市场调查；为找寻最佳供应商是否进行多方询价，以削减舞弊；对常常性选
7、购项目是否实行集中一到两家供应商的做法，以降低选购成本，保证供货刚好；在招标过程中是否存在供应商恶意串标，抬高价格损害企业利益的现象。三、选购安排过程执行状况审计选购执行过程，是指依据选购安排对各种物料进行实际选购的过程，包括确定选购方式、选择供应商、选购谈判、签订选购合同等，其中，选购方式、选择供应商和选购合同对选购的影响最为显著，因此，在对选购执行过程进行审计时应着重对这三个方面进行审计。（一）选购方式，应重点审查以下三个方面：一是审查选购部门有没有依据不同物资的重要程度，选择最合适的选购方式。一般来说，对于消费量大金额小的物资，选购部门向能够快速供应的单位发出定货单，并附有列次订购的请购
8、单和附有收据的运单，这样的选购方式，价格是透亮的，且打了折扣。对于零星物资，一般采纳现金干脆选购。对于重要物资，一般要签订供货合同。审计时，肯定要查一查选购部门有没有依据不同物资的类别采纳不同的选购方式。二是审查重要物资的选购有没有通过招标进行。重要物资不仅金额大，而且对企业产成品的质量和成本的影响也大。只有通过公开招标，才能选择到信誉好、质量高、价格相宜的供应商。因为，招标选购的最大特点是公开、公正和择优，对于买卖双方而言，增加了透亮度，客观上也防止了腐败现象和不公正现象的产生，真正体现了市场竞争、优胜劣汰的原则，从而达到保证选购质量、降低选购成本、提高经济效益的目的。审计时，不仅要从形式上
9、审查有没有采纳招标选购方式，更要从内容上细究有没有真正通过竞价，比较择优，还要细致检查参与竞标的供应商的标书等历史档案是否保存完好。三是审查重要物资的订货方式是否正确。审计时，应着重审查选购部门有没有依据本企业的生产特点和重要物资的消耗状况，选择合适的订货方式。（二）供应商管理状况审计1、是否科学、合理的选择供货商。要有“大面积撒网，重点捞鱼”的思想，是否对多个供应商进行资质调查，并全面比较各家供应商的社会环境、信誉、企业性质、注册资金、供应实力、供货质量、价格状况、售后服务等信息。是否遵循“公开、公允、公正优胜劣汰”的原则，严格筛选确定供应商。2、是否对供应商实行动态管理，建立一种长期的、相
10、对稳定的合作关系。供应商确定后，选购人员是否人为的随意在入围供应商之外进行物资选购。是否从源头上确立质量好、价格低、服务优的供应商，是否建立了长期的稳定关系才能保证企业所选购物资的质量、价格、服务，供需关系的稳定才能使供方有薄利多销的策略产生从而使需方达到降低选购成本的效果。3、是否关注供应商产品质量。一般来说，衡量供应商最重要的因素是质量。良好的设备和技术及技术的不断创新，才能保证供应产品的品质。四是可信度。购买者关切按时交货以避开由于延迟交货而中断生产。同时产品的生命周期对最终产品的质量、制造商的质量保证以及重复销售有干脆影响，最终由于涉及到机器、设备的故障问题，供应商的质量保证与赔偿程序
11、是考虑供应商可信度的另一重要方面。4、产品价格。产品的价格是选择供应商的主要因素，但不是最重要的因素，原料的价格会影响到最终产品的成本，但综合看，与质量、牢靠性以及实力相关的成本更为重要。选购的目的之一是以适当的成原来获得满意质量与服务要求的物料，这一目标强调了选购价格作为企业销售总成本中的一个主要投入，同时表明最低价格受到质量和服务的限制，因此要综合考虑价格、质量和服务。（三）选购合同审计依法订立选购合同是避开合同风险，防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，审查选购经办部门内限制度是否健全，审查选购合同是否合法、有效。物资选购招标是否依据规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发
12、生。其次，要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项内容,依据合法性、可行性、合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。再次，审查选购合同标的价格水平，若高于市场价格，其缘由是什么，在签订合同的过程中，选购人员有无不当行为；若低于市场价格，质量是否符合要求。最终是否建立选购合同内部审核程序，对选购合同设置内部审核程序，一方面可以避开和供应商之间日后产生各种商务纠纷的风险，同时也具有约束选购部业务人员和供应商之间的行为。（四）选购结算审计一是加强应付款凭证的审查。重点审查每一笔付款凭证后面是否都附上选购合同、订购单、验收单和供应商的发票,发票的内容是否与选购
13、合同、订购单和验收单一样，被授权人员是否在付款凭证上签了字，财务部门是否都是依据签字后的凭证付款的。二是加强对选购支出的实质性审查。重点审查选购价格是否符合合同的规定，是否依据安排选购，选购的数量和运输路程是否相称，运杂费的支出是否适当，有无多支、冒支的，结算发票是否是税务机关统一印制的，发票上的单位名称是否与公章相符，发票的抬头是否与本单位一样，发票上的要素是否齐全，有无涂改现象，货物的数量、质量是否经过有关人员验收等等。四、选购比价审计选购比价审计是审计人员用价格标准与待审计的价格进行比较，推断选购价格的合理性和效益型的一种审计方法，也是防止企业的经济效益在选购环节流失的限制手段。通过实行
14、比价审计，以求在合理的范围内降低买价，促进企业降本增效。选购业务涉及很多环节，企业只有建立一套相互制约的选购比价限制制度，才能保证选购比价活动的顺当实现，获得质优价廉的商品，审计时主要检查以下内容：选购比价限制制度审计。选购比价管理中的组织机构、工作责任、工作内容、人员工作看法和工作程序等管理制度的健全性和有效性；对供应商是否实行按“同质比价格、同价比服务、优胜劣汰”的管理方法；选择供货单位的原则、条件和要求；物资选购的质量检测和验收制度；合同执行及资金运用限制状况；审计人员可以通过实地视察、分析性复合和穿行测试等审计方法，对选购比价限制制度的风险进行评价。五、选购验收过程和库存保管审计审查是
15、否建立库存保管程序及制度，对供应商不合格品的让步接受管理规定等。在库存保管的质量检验及收发规定中，有很多规定干脆具有预防存货收发过程中舞弊风险的作用；是否存在存货长期积压现象；是否对购买产品的质量进行追溯；企业建立的供应商档案是否有效利用，这样可以避开选购业务人员垄断选购信息，从而预防选购人员和供应商之间建立非正常业务关系；是否严格依据各种质量标准和检验程序对选购物资进行有效限制。总之，只有紧紧抓住选购工作中的几个重点风险领域，才能进行切实有效的审计，才能揭露问题、订正错误、堵塞漏洞、防止暗箱操作、降低选购成本和风险，使选购工作真正走上规范化、有序化、制度化、效率化、科学化的轨道。参考资料：中国内部审计期刊
