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1、XX大学公文处理办法第一章总则第一条为使学校公文处理工作规范化、制度化和科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据2000年8月国务院发布的国家行政机关公文处理办法（国发2000）23号）和XX市实施国家行政机关公文处理办法细则（京政发200112号）文件的精神，结合我校实际情况，特制定本办法。第二条公文处理工作应当遵照实事求是、精简高效的原贝L做到及时、准确、安全。各学院、各部门应指定专人负责公文处理工作。各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第二章公文主要种类第三条我校常用的公文种类是：决定：对学校内部重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员
2、所使用的公文。请示：向上级单位或领导请求指示或批准事项时所使用的公文。报告：向上级领导、上级单位汇报工作、反映情况、提出建议或答复上级机关的询问时使用的公文。批示、批复：答复下级单位请示事项时所使用的公文。通知：发布各类规章、办法、规定，转发上级单位、同级单位不相隶属单位的公文、批转下级单位公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项的公文。因通报：表彰、批评，传达重要会议精神或情况时所使用的公文。（七）函：平行单位或不相隶属单位之间联系工作、询问或答复问题，请求批准和答复批准事项时所使用的公文。（）会议纪要：传达会议精神和议定事项时使用的公文。第四条各单位应根据自己的业务范围，发文目的、
3、要求，公文的内容、行文的关系等正确选用公文种类。第三章公文格式第五条公文一般由发文单位、密级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成（其中标题、主送机关、正文、印章、成文时间为必不可少的要素，其它要素视具体情况选用）：发文单位应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。秘密公文应分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。紧急公文应当分别表明“特急”、“急件”发文字号，包括单位代号、年号、序号，联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号由学校统一制定（见
4、附表校内各单位发文字号一览表），各单位不要自行创制或修改文号。公文标题，应当准确简要地概括出公文的主要内容，并准确标明公文的文种。因公文如有附件，应在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称。（七）公文（除会议纪要外），应当加盖印章，联合上报的公文由主办单位加盖印章，联合下发的公文，联合发文单位，都应加盖印章。成文时间，以领导人签发的日期为准，联合发文，以最后签发单位领导的签发日期为准。正式公文应标注主题词，一般按照公文所涉及的范围、内容、文种的顺序，选择三到五个词，最多不超过七个。（十）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的公文的其他单位，应当使用全称，或规范化简称。第六条会议纪要标识由“XX
5、会议纪要”组成。字号由发文单位根据公文的内容和发文目的酌定（使用“XXX字”或“X字”）。会议纪要不加盖印章。其他格式同本办法对相关要素的说明。第七条公文中其他组成部分及各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第四章校外收文管理办法第八条无论以何种方式传送、取回或会议所发的公文，凡发送给学校的，必须及时交由校办统一按收文程序处理，任何单位或个人不得留存文件原件。第九条所有公文由校办按登记、拟办、传阅、承办、催办、注办、归档等程序进行处理。登记：由校办工作人员对所收进的公文在收文本上进行登记，详细说明公文的全部自然情况（包括收文日期、文件字号、文件标题、拟文单位、发文日期和文
6、件密级等），并在每份文件上附文件处理单，以便于批阅、记载、传阅和办理。拟办：校办主任在收到文件后，应及时提出拟办意见（急件应迅速拟办），然后交校办工作人员按拟办意见，或于当天送主管校领导阅批，或交有关单位承办。传阅：需传阅的文件由校办工作人员及时送有关单位传阅（传阅文件应在一个工作日内返还校办），或以电子文档形式发布在电子办公系统“上级文件”栏目中。承办：按照来文的要求和领导的批示，承办单位应在规定的时间内落实具体工作。校办负责督促检查来文的落实情况，并负责协调承办部门之间的关系，保证文件精神和领导的批示贯彻落实。催办：为保证文件能及时办理，由校办负责文件的催办工作，主要通过：电话催办、派人到
7、有关单位了解办理情况；召集有关单位负责人向校领导汇报交办的结果等方式。6）注办：校办工作人员应在收文承办完毕后，及时在文件处理单上注明处理结果以备查考。（七）归档：将处理完毕的收文立卷、归档，并按档案管理规定，在规定的时间内交档案室存档。第十条公文的处理必须及时、准确，一般公文处理环节不超过三天，紧急公文应在收文当天处理完毕。公文的承办也应尽快落实，力争缩短时间，提高文件处理效率。第五章校内收文管理办法第十一条一般情况下，校内公文均以电子版形式在校办公系统相应栏目中进行公布（有秘级的公文、呈校领导的请示、报告等及特殊情况除外），各单位系统管理员及相关人员应按规定的时间上网查收文件。第十二条各单
8、位系统管理员应按以下程序对接收到的电子公文进行处理：签收：各单位系统管理员在查看新文件时，必须首先在网上进行签收。下载、保存：系统管理员应在本单位固定的一台计算机中建立“电子公文”文件夹，下设与电子办公系统中各栏目相同的相关文件夹，对所有接受到的电子公文进行下载、保存。承办：需承办的公文，由单位领导提出处理办法，由相关工作人员办理。传阅：需传阅的文件根据本单位的实际需要，由系统管理员采用电子公文或下载打印件的形式在本单位范围内传阅。第六章学校发文管理办法第十三条凡事关全校性工作的重要发文、法规性文件（如规定、决定、通报、工作要点等）、重要对外发文及各单位以学校名义发文，均使用我校发文字号，即“
9、XX校字”统一编号，并加盖学校公章。第十四条文件内容必须符合党和国家有关方针政策、法律法规及上级单位和学校有关规定，不能有原则性错误。第十五条具体发文程序如下：拟稿：以学校名义发出的公文，一般由主办单位拟稿，并详细填写“发文稿纸”中的相关内容。核稿：由拟稿单位负责人负责对所拟文稿的文种、题目、内容、文字及发文稿纸的填写内容进行认真的审核，然后在发文稿纸“核稿栏”中签名并标明日期。报送：拟稿单位将所拟文稿及发文稿纸报送校长办公室，由校长办公室对所报送文稿及所填写的“发文稿纸”进行审核并进行文书处理，对不符合规范的应退回报送单位，待修订后再进入下一个程序；校长办公室审核后认为需要对正文内容作较大修
10、改时，应与拟文部门协商。会签：L需有关单位会签的文件，应在“发文稿纸”的核稿栏中注明，由校办负责组织有关单位会签。2.会签单位领导在收到文稿后，如无异议，应在1日内签署完毕并将文稿返还校办；如有异议，应及时与拟稿单位联系、协调，统一意见后将修改并会签后的文稿交校办。签发：1 .由校长办公室负责送主管校领导审定、签发。2 .校领导如对文稿提出修改意见，改动较大或需要重新拟稿的，由报送单位取回，修改或重新拟写后再次报送。因编号、登记：由校办负责编制文件的发文字号，并按照规范公文格式对文件进行排版，标注主题词等相关内容后，在发文本中详细登记文件的所有自然属性（签发日期、发文编号、收文单位、文件类别等
11、）。（七）签章：校办对文件的版式、文号、主送单位等相关内容进行认真的审核后，送外事处予以盖章。QD送发、上传：由校办负责送达（含秘级的公文及对外发文），或将公文按照类别及时上传到我校电子办公系统中（校内发文）,并在发文本中登记上传时间（精确到小时）。存档、归档：由校办负责将发文稿纸及盖章后的正式文件（一式两份）存档，并按规定的时间移交档案室。第十六条学校、学院、职能部门向校外单位发便函，可视函件内容，由相关负责人签批发出。第七章校内发文（各单位发文）管理办法第十七条各单位可就所辖业务范围在校内以本单位名义发文。第十八条各单位在校内发文均应使用本单位固定的发文字号（见附表校内发文字号一览表）。一
12、般情况下，“XXX字”用于本单位业务范围内、内容涉及全校工作的重要公文；“X字”编号用于呈送校领导的请示、报告等，本单位常规性、一般事务性通知及工作计划、总结等，要求各单位所有发文均有编号，并加盖本单位公章。第十九条具体发文程序如下：拟稿：由发文单位负责拟写文件。核稿：由拟稿单位负责人负责对所拟文稿的文种、题目、内容、文字等内容进行认真的审核。签发、会签：L本单位业务范围内、内容涉及全校工作的重要公文（“XXX字”文件），由该单位领导核稿，相关部门会签，校办把关，该单位领导或主管校领导签发；3 .纯属该单位具体业务的公文由该单位领导签发（“X字”文件），必要时可请相关部门会签。登记、编号：由发
13、文单位负责编制文件的发文字号（其中“XXX字”文件须将公文的电子版报校办备案），并按照规范公文格式对文件进行排版，标注主题词等相关内容后，在发文本中详细登记文件的所有自然属性（签发日期、发文编号、收文单位、文件类别等）。签章：由发文单位加盖公章。因送发、上传：1 .一般情况下，公文应通过学校的电子办公系统进行发布，视具体情况，可由发文单位将公文（正式公文及公文的电子版）报送校办，由校办在电子办公系统的相应类别中予以公布，正式公文返还原发文单位存档；或由发文单位自行在相应类别中予以公布。2 .特殊情况（有密级的公文、仅发至少数单位的公文等）由发文单位自行送发到相关单位。（七）存档、归档：由发文单
14、位负责将正式文件（纸质）存档，并按规定的时间移交校档案室。第二十条呈送校领导的请示、报告等，由该单位视具体情况负责拟稿、审核、签章等，由校办负责转呈主管校领导批阅（具体办法参见请示报告制度）。第二十一条会议纪要由会议主办单位负责整理成文，视具体情况，由主管校领导或主办单位的领导签发，其他处理程序同本办法相关规定。第八章文书的立卷、归档第二十二条公文处理完毕后，应及时将公文形成过程中的重要稿件整理立卷，并应在每年六月将上一年的公文立卷并移交校档案室。第二十三条公文的归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值。分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用。第
15、二十四条档案管理办法见档案管理工作制度。第九章附则第二十五条本办法未尽事宜，参照国家行政机关公文处理办法、XX市实施国家行政机关公文处理办法细则执行。第二十六条本办法由校长办公室负责解释。第二十七条本办法自发文之日起执行。XX大学发文字号一览表单位发文字号（一）发文字号（二）北XX利国际教育公司XX教字XX大学XX校字党办XX党字/XX党办字党办字校长办公室XX办字办字后勤服务中心XX勤字勤字教务一处XX教一字教一字教务二处XX教二字教二字学生处XX学字/XX团字学字/团字招生办XX招字招字人事处XX人字人字外事处XX外字外字图书馆XX图字图字财务处XX财字财字教育技术中心XX技字技字新闻中心XX新字新字基础部XX基字基字商学院XX商字商字信息工程学院XX信字信字陈琳外国语学院XX外字外字新闻传播学院XX闻字闻字金融证券学院XX金字金字现代艺术学院XX艺字艺字法学院XX法字法字武术学
