2022《行政管理制度》(含证照管理制度、会议管理制度).docx

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1、行政管理制度1证照管理制度公司证照包括:法人营业执照、行业经营许可证、收费 许可证、组织代码证、税务登记证、行业资质证、房产证、 土地证及其他证件。2管理部门和职责行政部是公司证照管理的主管部门,负责公司营业执照 、组织代码证、收费许可证、房产证、土地证、卫生许可证 、取水许可证等证照的申报、保管、登记、变更、年检、注 销及相关资料的存档。负责公司证照的信息登记和备案工作 O财务部是证照管理的协作部门,负责税务登记证等与财 务业务有关的证照申报、保管、登记、变更、年检、注销及 相关资料的存档。公司证照使用程序:参见公司证照使用流程,使用 人需填写证照使用审批单。3公司证照管理要求证照在申报、注

2、册、年检办理完毕后,按发证机关的要 求在经营地点的显著部位正照上墙,副本、副证入柜。证照保管人要妥善保管证照,因证照保管人保管不当, 造成证照丢失或损坏不能使用,除立即向主管领导报告外, 要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。严禁擅自使用公司的证照进行各种担保。证照管理人员要做好证照管理台账,对各类证照的相关 信息进行登记备查,填写公司证照保管情况登记表。每年证照保管部门需将年审过的证照复印件交报行政 部备案。1)证照的归档各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整,自申报 到各种相关手续办完的资料都要归入档案。2)印鉴管理制度为了加强对公司印章的管理,特制定本制度。以公司名义可对

3、外使用的印章有:公司公章、合同专用 章、业务专用章、财务专用章。本规定就以上印章的刻制, 使用,保管,封存,作如下规定:公司所有印章的刻制,凭有关机构设置文件或其他正式 文件,由用印部门提出书面申请,经行政部审核,报公司负 责人和总部审批后,按有关规定办理。所有印章(包括对内 使用的部门印章)须到行政部盖印模登记备案,新刻印章须 到行政部登记备案后方可启用。3)公文管理制度为加强公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本 制度。公司公文是指公司在行政管理过程中形成的具有法定 效力和规范体式的文书,是制度管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等 一系列相互关联、衔接有序的

4、工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到 及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密规定, 确保公司秘密的安全。行政部是公文处理的管理机构,主管公司的公文处理工 作,并设专(兼)职人员负责公文处理工作。4会议管理制度行政部是公司会议管理的主管部门,各部门是会议管理 工作的协作部门。行政部负责公司级会议管理工作,协助职能部门做好重 要专业性会议的召开,办理公司外会议的外派管理工作。专 业性会议由分管的职能部门组织实施。4.1 档案管理规则文书档案类别:公司文书档案分三大类进行归档保管, 即:党群工作类、行政管理类、经营管理类。归档范围:各类档案所涵盖范围。归档时间:每年2月28

5、日之前,将上一年度收集、整 理好的文件资料进行归档。4.2 归档要求归档的文件材料应完整、准确、系统、反映历史真实记 录,整理符合规范。归档文件材料中,应将每份文件的正件与附件、请示与 批复、转发文与原件分别立在一起,不得分开。归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。卷内 文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应 依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;其他文件材料依其形成规 律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统排列。归档文件统一使用A4幅面纸张,特殊归档文件如图纸、 记录表可采用图纸、A3纸或8K纸。4.3 归档文件的书写要求文件格式和书写要规范标准

6、,不能随意涂改内容,用钢 笔、水性笔等便于长期保存进行书写,不能采用铅笔、圆珠 笔进行书写。4.4 4装订要求装订载体和位置:使用线装或不锈钢订书针在文档左侧 装订(特殊文档可根据装订习惯在文档上方装订),装订位 置以保证所有文档在翻阅时内容完整,方便利用为原则。装订顺序:按照“封皮一卷内目录一正文一备考表”顺 序装订档案档案资料装订成册后,A4幅面档案根据档案的厚度选择 尺寸合适的牛皮档案盒存放,填写档案盒封面的信息要与档 案封皮信息一致。需要归档的文件材料,一般归档一份,重要的和经常使 用的酌加份数。文件材料归档时,交接双方必须根据移交目录清点核对 ,填写好档案移交(接收)登记表,履行签字

7、手续。档案管理工作流程为:档案收集一整理一保管一鉴定一 编目一提供利用。档案的鉴定与销毁根据国家档案局文书档案保管期限表的规定,编制 保管期限表,档案保管期限分为永久、长期、短期三种(115年为短期,1650年为长期,50年以上为永久)。对需销毁的档案,应填制档案销毁清册,标明档号 、案卷名或文件名、年度、件号、页数、原保管期限及销毁 原因等。鉴定工作要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员 参加的鉴定小组,档案保管人员提交档案销毁清册,对 保管期满的档案提出销毁意见,由档案鉴定小组直接对档案 进行鉴定。对保存期满的档案进行鉴定,鉴定时应逐件逐张地判定 ,不可只根据案卷的目录或封面所注的保管期

8、限判定,鉴定 时应坚持“保存从宽、销毁从严”的原则。把档案销毁清 册送给领导审批,审批后按清册清点档案。销毁档案时,必须有两人共同鉴销,监销人在销毁档案 前应认真做好清点核对工作,销毁后监销人应在销毁清册上 签字,并注明销毁日期和方式,并将销毁方式向领导汇报。销毁清册要及时归档保存。4.5 档案利用查阅档案须写明查阅档案的标题、内容、时间、用途, 查阅机密档案材料必须经主管领导批准。查阅时不得随便翻阅无关的档案材料,需要抄摘时,必 须经档案室同意,抄摘文件一律要经档案管理人员核对。档案材料原则上不向外单位借阅,因工作需要借出时, 必须持有单位介绍信,填写档案复印(外借)审批单, 并写明借阅目的

9、和借阅期限,经主管领导批准,凭批件办理 手续后方可借出,但必须按期且完好无损如数归还;带密级 的文件必须在档案室内阅读,不准摘录。严格遵守保密制度,不得随意泄露文件内容,摘录档案 材料,用后一律交回档案室保存。档案资料一般只借复印件或副本,原件、底图一律不外 借,档案利用人复印档案资料需填写档案复印(外借)审 批单,呈主管领导审批;归还档案时,双方要清点清楚, 加予注销,如有丢失或损坏要追究借阅人的责任。保密与利用发生矛盾时,应请示主管领导审批,做到既 不泄密,又不妨碍利用工作的开展。借阅者必须爱护案卷,不准拆卷、折叠、涂改、勾画和 私自复制。公司员工在外借公司档案期间如有调离公司的,须办理 完档案归还手续后,行政部方可在其离职移交清单上签 字盖章。4.6 档案保密管理树立高度政治责任感,做好保密工作,维护机密。不携带机密文件材料游览、参观、探亲、访友和出入公 共场所。认真做好档案室的安全保卫工作,加强各种防护措施,确保机密档案材料的安全。经领导批准销毁的档案资料,不准私自以废品出售。不私自翻印公司或上级的机密文件和资料。

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