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1、第四章、主办商管理信息系第四章、主办商管理信息系统统本章概要本章概要 本章主要是从信息管理的角度对主办商管理系统进行简单的描述，一般来说，主办商管理系统具备典型的CRM系统特征，同时，由于展览会管理的特殊性，一般地CRM项目管理系统不能简单地适用本行业，如动态展位图等。本章不深入讨论一般的CRM系统，而是就行业的特殊性方面进行较多的描述。本章学习目标本章学习目标 明确会展主办商管理信息系统的主要功能与流程； 掌握主办方展会管理信息化的主要管理模块； 了解CRM系统的主要功能。1、主办商管理系统的功能介绍、主办商管理系统的功能介绍 参展商信息库建设 方便多样的数据来源方便多样的数据来源 参展商客
2、户关系管理基础数据库多次展会之间信息复用 展商上次参加展会的信息可以有选择的自动带入本次展会，使输入的工作量达到最少。 本次展会可以参考历史以往展会的信息，使工作人员有章可循。 跨展会的丰富的查询和报表。 联络管理联络管理实现CallCenter的核心功能，丰富多样的展商联络工作。多个联系人多个联系人 联络方式多样联络过程的全面记录联络过程的全面记录 联络过程全查询联络过程全查询 展位管理展位管理场馆租赁场馆租赁 展位分配展位分配展位查询与统计展位查询与统计 在线展位分配系统 在线展位分配系统又称在线展位分配系统又称Exhibition Floorplan System。参展商决定参展后，选择
3、合适的展位是需要参展商决定参展后，选择合适的展位是需要和主办商多次交流的重要事宜。由于双方可和主办商多次交流的重要事宜。由于双方可能不在一个地方，这种沟通需要通过传真或能不在一个地方，这种沟通需要通过传真或EMAIL等方式经历多个回合方可确定，费时低效。等方式经历多个回合方可确定，费时低效。我们推荐基于互联网在线选择展台。我们推荐基于互联网在线选择展台。 参展商不仅可以通过动态的展位销售图选择自己展台的面积和格局，还能够通过实时的展台销售平面图了解自己的邻近展位，避免与竞争者为临，选择能够联合促销的伙伴作为邻居，提高展览效率。 招展代理管理 利用合作单位合作招展能扩大展览会的销售力量，同时也增
4、加了不可控的因素，招展代理管理的目的就是最大限度扬长避短。 代理付费方式管理代理付费方式管理招展任务管理招展任务管理 招展人员管理招展人员管理 招展过程管理招展过程管理 招展收费管理参展商反馈信息管理参展商反馈信息管理 参展费用管理 费用智能计算 展商费用=参展合同费用-招展代理费用+服务合同费用+代理服务费用+/-调整费用 参展合同费用=摊位费用*折扣比例+/-调整费用 摊位费用=展商所有摊位价格的和+/-调整费用 摊位价格=摊位面积单价*摊位面积+/-调整费用 招展代理费用=参展合同费用*代理合同佣金比例+/-调整费用 服务合同费用=展商所有服务项目单价*服务合同数量*折扣的和+/-调整费
5、用 服务项目单价=服务项目价格表 (包括证件服务，广告服务，技术保障服务，) 服务代理费用=服务合同费用付款合同：自动生成付款合同：自动生成 展览服务管理 统一的服务管理统一的服务管理 展览广告招商和管理展览参展商手册管理展览参展商手册管理 观众邀请和观众信息管理 展览研讨会及高峰会议管理展览研讨会及高峰会议管理 展览会项目展览会项目Internet模块模块观众网上登记观众网上登记 参展商网上参展参展商网上参展 服务平台服务平台 其他基础模块和辅助模块 海外参展模块 2、主办商管理系统的管理流程、主办商管理系统的管理流程 展前展览会策划及项目运营管理 展览策划及内部项目预算管理展览策划及内部项
6、目预算管理 项目决算管理项目决算管理 展会信息管理展会信息管理 展中展览会策划及项目运营管理 展台销售合同跟踪及尾款收取管理展台销售合同跟踪及尾款收取管理 服务项目承办情况查询展品运输管理服务合同管理服务合同管理 投诉管理 展后展览会策划及项目运营管理 展览会信息的整理展览会信息的整理 参展商服务、观众投诉处理和回复管理3、主办商管理系统的有关话题、主办商管理系统的有关话题 基于主办商管理系统的观众质量管理 现在有很多现存的数据，怎么和新的数据融合？数据是否有用，信息的准确性有多少？ 主办管理系统的开发运作方式 如果主办商没有现成的开发队伍，我们不建议自己组建开发队伍的方式进行开发，原因是这样
7、带来的管理成本和管理风险比较大。如人员招聘成本、人员管理成本、人员工资和福利、人员离开风险、项目管理成本等等。技术人员属于特殊技术工种，需要技术管理者来招聘和管理，这个技术管理者如果不是公司的核心人员，同样会导致这些管理问题。本章小结本章小结 本章从会展项目主办方的角度，以展览项目为主要讨论目标，重点介绍了项目运作、管理信息系统运用的诸多方面，同时帮助读者分析信息化管理带给会展项目实施者在管理、运营等方面的便捷与先进性。本章复习思考题本章复习思考题 详尽周全的参展商数据库能为我们的招展带来什么好处？ 请简述动态展位图为我们的招展过程能带来的好处。 展览会的外部网站系统怎么能最简单和服务商合作，收集到基于数据库的注册信息？ 请简述主办商管理系统的观众管理和基于现场的观众管理的区别。
