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1、管管 理理 信信 息息 系系 统统 Management Information System管理信息系统案例管理信息系统案例1、项目背景、项目背景某副食品销售公司管理信息系统开发案例某副食品销售公司管理信息系统开发案例系统规划阶段系统规划阶段 某企业是一家内部分工简单，业务流程短促的中小型贸易企业。某企业是一家内部分工简单，业务流程短促的中小型贸易企业。长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。随着企业的不断发展，不仅经营国内品牌产品的销售，而且为国际随着企业的不断发展，不仅经营国内品牌产品的销售，而且为国际上知名品牌
2、代理其产品的销售。企业经过近几年的奋斗，在副食品上知名品牌代理其产品的销售。企业经过近几年的奋斗，在副食品专营方面已具有较大规模，业务的范围已突破原有的地域范围，形专营方面已具有较大规模，业务的范围已突破原有的地域范围，形成以总部所在地为中心的省际辐射，业务量和顾客数都扩大到以前成以总部所在地为中心的省际辐射，业务量和顾客数都扩大到以前的数倍。企业在快速成长的同时，对企业组织结构设计、业务流程的数倍。企业在快速成长的同时，对企业组织结构设计、业务流程的规划、各种数据存储和应用提出了新的要求，旧有的模式已不能的规划、各种数据存储和应用提出了新的要求，旧有的模式已不能再适应企业迅速发展的需要。随着
3、业务的开展和市场竞争的加剧，再适应企业迅速发展的需要。随着业务的开展和市场竞争的加剧，企业的高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题，信息技术的企业的高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题，信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望。他们希望通过信息化的建设发展和普及应用给管理者带来了希望。他们希望通过信息化的建设改变企业的现状，能对市场机遇做出快速反应，给企业带来更多的改变企业的现状，能对市场机遇做出快速反应，给企业带来更多的利润。利润。2、企业现状、企业现状系统规划阶段系统规划阶段 根据初步调查，目前企业拥有少量计算机，大多数工作人根据初步调查，目前企业拥有少量计算机，大多数工作人员对计
4、算机的操作知识知之甚少，企业没有采用任何管理信息系统，员对计算机的操作知识知之甚少，企业没有采用任何管理信息系统，基本工作大多由人工完成，计算机仅仅进行文字录入、处理，导致基本工作大多由人工完成，计算机仅仅进行文字录入、处理，导致工作繁琐、重复性大，企业发展滞后。计算机在企业的主要功能停工作繁琐、重复性大，企业发展滞后。计算机在企业的主要功能停留在核算统计方面，无法应用到各个管理部门，即无法实现数据的留在核算统计方面，无法应用到各个管理部门，即无法实现数据的共享。企业的业务流程中各个环节几乎都是手工操作方式，数据量共享。企业的业务流程中各个环节几乎都是手工操作方式，数据量大，使得工作人员工作量
5、大，并且容易出现差错，效率低下。另外，大，使得工作人员工作量大，并且容易出现差错，效率低下。另外，企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系，单据一般由顾企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系，单据一般由顾客传递，使得顾客要在各个部门间奔波，客户满意度较差。企业现客传递，使得顾客要在各个部门间奔波，客户满意度较差。企业现在的财务部与结算科的职能边界不清晰，容易造成权责不明确，在在的财务部与结算科的职能边界不清晰，容易造成权责不明确，在销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流程都采用了手工销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及时的传给高层
6、管理者，造成信息滞后，方式，一些供需的信息不能及时的传给高层管理者，造成信息滞后，不利于决策者进行准确的市场判断决策，无法适应市场的瞬息万变。不利于决策者进行准确的市场判断决策，无法适应市场的瞬息万变。 3、开发原因、开发原因系统规划阶段系统规划阶段 基于上面的企业现状可知：企业的主要问题是手工操基于上面的企业现状可知：企业的主要问题是手工操作致使工作效率低下，经济效益不高。许多繁琐、经常性、作致使工作效率低下，经济效益不高。许多繁琐、经常性、重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人员，浪费了大量的人力、物力和财力。企业规模的不断扩员
7、，浪费了大量的人力、物力和财力。企业规模的不断扩大，企业业务逐渐增多，各个部门的工作人员工作量就会大，企业业务逐渐增多，各个部门的工作人员工作量就会加大。该企业销售完产品后，没有提供相应的售后服务，加大。该企业销售完产品后，没有提供相应的售后服务，由于数据处理都由人手工操作，资金方面没有合理计划，由于数据处理都由人手工操作，资金方面没有合理计划，拖欠款的情况没有能得到即使有效的控制，影响资金周转。拖欠款的情况没有能得到即使有效的控制，影响资金周转。这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化，企业的发展迫切需要一套管理信息系统帮
8、他会更加激化，企业的发展迫切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展。解决目前的主要问题以及企业未来发展。 3、开发原因、开发原因(续续)系统规划阶段系统规划阶段 在对该公司原系统的运行、实践进行初步调查，发现原系统计在对该公司原系统的运行、实践进行初步调查，发现原系统计算机的应用只是收集、存储了不少销售、仓储等信息，但都是以算机的应用只是收集、存储了不少销售、仓储等信息，但都是以WORDWORD文档的形式存储的，其功能仅停留在查询、统计、打印报表等文档的形式存储的，其功能仅停留在查询、统计、打印报表等一般功能，而没有充分利用其丰富的信息资源为企业服务。在企业一般功能，而没有
9、充分利用其丰富的信息资源为企业服务。在企业领导的支持下，为加强企业营销管理，开发一个对企业销售情况进领导的支持下，为加强企业营销管理，开发一个对企业销售情况进行全面管理的管理信息系统已势在必行了。行全面管理的管理信息系统已势在必行了。 目前，企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。如企目前，企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。如企业内部有少数精通计算机硬件的高端人才，为信息系统的管理应用业内部有少数精通计算机硬件的高端人才，为信息系统的管理应用提供了前提；企业还拥有几十台计算机以及系统安装的硬件资源，提供了前提；企业还拥有几十台计算机以及系统安装的硬件资源，企业领导和大多数员工的配
10、合支持；系统开发应用潜力很大；系统企业领导和大多数员工的配合支持；系统开发应用潜力很大；系统的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来，改善了企业内的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来，改善了企业内部组织管理，使企业内部信息流和物流畅通无阻，提高工作效率和部组织管理，使企业内部信息流和物流畅通无阻，提高工作效率和经济效益，促使企业进一步发展。经济效益，促使企业进一步发展。 4、项目目标、项目目标系统规划阶段系统规划阶段 销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求，销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求，改变企业现有的管理模式，加速企业管理的自动化、标准改变企业现有的管理模式，
11、加速企业管理的自动化、标准化和科学化，而建立的一个整体性的销售操作系统。它可化和科学化，而建立的一个整体性的销售操作系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高企业各方面的效益以为各管理层提供可靠的信息，为提高企业各方面的效益服务。系统的总目标是：用信息来支持企业的决策和企业服务。系统的总目标是：用信息来支持企业的决策和企业的业务操作，用信息技术实现办公自动化代替原有手工管的业务操作，用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式，提高业务处理效率。具体如下：理方式，提高业务处理效率。具体如下：（1 1）改变过去手工操作，建立计算机系统操作，更加快捷，）改变过去手工操作，建立计算机系统操作，更加
12、快捷，做到高效率。公司市场、开票、结算、财务、仓储等部门做到高效率。公司市场、开票、结算、财务、仓储等部门全部实现自动化管理。全部实现自动化管理。（2 2）公司在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销）公司在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的目的，尤其是商品存储这一块，售、库存量小、减少积压的目的，尤其是商品存储这一块，能够大大降低公司运作成本，取得最佳效益。能够大大降低公司运作成本，取得最佳效益。（3 3）运用分布式的微机网络，避免以往信笺传递时所耗的）运用分布式的微机网络，避免以往信笺传递时所耗的时间，提高工作的时效和针对性，有助于提高领导的决策，时间，提高
13、工作的时效和针对性，有助于提高领导的决策，减少失误。减少失误。（4 4）能够及时了解库存情况和销售情况。）能够及时了解库存情况和销售情况。（5 5）通过对市场销售和市场需求分析，制订和调整公司销）通过对市场销售和市场需求分析，制订和调整公司销售计划。售计划。 4、项目目标、项目目标(续续)系统规划阶段系统规划阶段1、组织结构调查、组织结构调查系统分析阶段系统分析阶段（一）现行系统的调查（一）现行系统的调查2、管理功能调查、管理功能调查系统分析阶段系统分析阶段3、业务流程调查、业务流程调查系统分析阶段系统分析阶段（二）现行系统的分析（二）现行系统的分析服务方面服务方面：企业的顾客从同一地区扩大到
14、省际之间，原：企业的顾客从同一地区扩大到省际之间，原有的手工销售系统需要顾客较多的配合，给顾客造成了有的手工销售系统需要顾客较多的配合，给顾客造成了很大的不便。在很大的不便。在“顾客就是上帝顾客就是上帝”的今天，这显然是不的今天，这显然是不合适宜的。合适宜的。 效率方面效率方面：原有系统流程仅仅注意销售的业务处理，对：原有系统流程仅仅注意销售的业务处理，对起辅助作业的库存处理的管理力度不够。在仓管部门中，起辅助作业的库存处理的管理力度不够。在仓管部门中，职工职权分配不明确，工作效率不高，没有对仓库的存职工职权分配不明确，工作效率不高，没有对仓库的存储空间进行有效利用。储空间进行有效利用。 而且
15、，采购货物的不及时减少了企业的订单数量。而且，采购货物的不及时减少了企业的订单数量。仓库部门的低效率明显落后于整个销售系统，造成了人仓库部门的低效率明显落后于整个销售系统，造成了人员及企业资源的浪费。员及企业资源的浪费。 决策方面决策方面：手工报表制作费时，降低了时效性，而且在繁：手工报表制作费时，降低了时效性，而且在繁多的登记账本和分析统计中，极容易出现人为的错误，在多的登记账本和分析统计中，极容易出现人为的错误，在账本中查询企业所需要的信息的时间过长。人工对统计资账本中查询企业所需要的信息的时间过长。人工对统计资料进行分析的难度较大，而且准确率不高。料进行分析的难度较大，而且准确率不高。分
16、工方面分工方面：各部门的分工不均衡，财务部要花很多时间在：各部门的分工不均衡，财务部要花很多时间在销售分析上，企业只有财务部和经理了解企业的销售情况，销售分析上，企业只有财务部和经理了解企业的销售情况，而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很了解。了解。 市场方面市场方面：面对越来越大的市场，过去在家等客户上门的：面对越来越大的市场，过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击，对于贸易型的企业，销售更是它的销售模式受到了冲击，对于贸易型的企业，销售更是它的生命，企业在组织结构上要做相应的调整。生命，企业在组织结构上要做相应的调整。（三）新系统的逻辑方案（三）新系统的逻辑方案系统分析阶段系统分析阶段1、新系统的组织结构图、新系统的组织结构图（三）新系统的逻辑方案（三）新系统的逻辑方案系统分析阶段系统分析阶段2、新系统的管理功能图、新系统的管理功能图3、新系统的业务流程、新系统的业务流程（三）新系统的逻辑方案（三）新系统的逻辑方案系统分析阶段系统分析阶段4、新系统的数据流程图、新系统的数据流程图新系统的顶层数据流程图新系统的顶层数据流
