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1、能源管理体系文件程序文件Gdcjgp-Nycxo1-19-2019（第A/0版）编制:审核:批准:受控状态:受控号:2019年08月Ol日发布2019年08月Ol日实施1、能源文件控制程序12、能源记录控制程序53、信息沟通程序74、设备、设施配置与控制程序105、监视和测量装置控制程序146、能源评审控制程序227、能源服务、产品和能源采购控制程序258、法律、法规及其他要求控制程序289、能源绩效参数、基准、目标、指标的控制程序3010、能源管理实施方案控制程序34IK监视、测量和分析控制程序3612、不符合、纠正和预防措施程序3813、能力、培训和意识控制程序4114、内部审核控制程序4
2、315、管理评审控制程序4716、设计控制程序5117、公司环境分析控制程序5618、风险和机遇控制程序5819、相关方施加影响管理程序61能源文件控制程序Gdcjgp-Nycxo1-20191目的对文件进行控制，确保与能源管理体系运行有关场所及时获得和使用文件的有效版本。2范围适用于公司能源管理体系有关的所有文件的控制。3职责3.1 最高管理者负责批准、发布能源管理体系的方针、目标及能源管理手册。3.2 管理者代表组织编制、审核能源管理手册、程序文件，并负责程序文件的批准、发布。3.3 机动处是能源管理体系方面文件的管理部门，负责能源管理手册、程序文件的编号、发放、存档；建立公司“受控文件清
3、单”；各相关部门建立本部门的“受控文件清单”。3.4 机动处负责能源管理手册、程序文件的更改、定期评审、作废回收管理。3.5 各部门负责本部门能源管理体系文件的编制、使用、收集、整理、归档管理。3.6 机动处负责组织编写能源管理手册和能源管理办法。4控制要求4.1文件分类a）能源管理体系手册，简称能源管理手册阐述公司能源管理方针、目标、组织机构、职责权限及能源管理体系的要求；b）能源管理体系程序文件，简称程序文件IS050001:2018标准要求的程序文件及记录；能源基准、能源目标和指标、能源管理实施方案；c）其他与能源管理体系有关的文件是除手册和程序文件以外，具体指导管理体系工作的详细文件，
4、是程序文件的支持性文件。主要包括作业指导书、管理性规章、技术性规程、标准及适用的外来文件（包括法律法规、规程、规范、标准、合理用能评估报告、设备说明书以及相关方文件等）。4.2文件编号4. 2.1文件编号按下述规则要求执行：a）能源管理手册的编号：GDCJGP-NYSC-XX-年代号；b）程序文件编号：GDCJGP-NYCX-XX-年代号；c）作业指导书等其他文件编号：ZY-XX-年代号一版本；d）记录编号：JL-XX说明：GDCJGP济南轨道城建管片制造有限公司缩写；NY一代表能源管理体系；SC一管理手册的缩写；CX一程序文件的缩写；版次一用A、B、C表示；XX一文件、记录的顺序号。4.3
5、文件的编制、审批4. 3.1能源管理手册和程序文件由管理者代表组织有关部门的人员编写。能源管理手册由管理者代表审核，最高管理者批准；程序文件由各相关部门负责人审核，管理者代表批准、发布。5. 3.2其他与管理体系有关的作业指导书、管理规章等文件由各职能部门负责编制，有关部门负责人应参加评审和会签。6. 3.3评审、会签和审批需要填写“文件评审会签审批单”o4.4 文件的发放及控制4.4.1能源管理手册和程序文件要按拟定批准的发放范围由机动处统一发放，文件使用者在“文件发放/回收登记表”上签名领取文件，文件加盖“受控”印章，每份文件都有唯一的分发号，以便于追溯和管理。4.4.2各部门编制的与能源
6、管理体系有关的作业指导书等其他文件由各部门负责编号、标识，拟定发放范围，经分管领导批准，加盖“受控”印章和分发号后发放。各部门建立本部门的“受控文件清单”，并到机动处备案。“受控文件清单”每年修订一次。4.4.3为确保用于办公场所和生产现场的文件为有效版本，各级文件管理人员在接收或发放文件时要做好登记，借阅文件要做好借阅登记。4.4.4文件不准随意复印，若需要时，须经本部门负责人或文件管理部门负责人批准后，由发放部门进行复印并登记。4.4.5文件损坏或丢失，按规定程序办理领用手续，文件管理员在补发文件时给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。4.4.6文件分为“受控”与“非受控”文件。凡是
7、与能源管理体系有关的文件均为受控文件，由各部门按有关规定执行。机动处负责编制能源管理体系方面“受控文件清单”（包括外来文件），便于管理各类文件。受控文件应在文件首页加盖“受控”专用章，公司级行政性管理文件以公章为受控标识。4.5 文件的更改4. 5.1文件更改时，由申请更改单位填写“文件更改申请”说明理由，对重要的更改内容（如技术参数）还应附有理论依据。更改后的文件由原审批人审批，原审批人有变化时，由接替其岗位或其授权人审批。5. 5.2文件更改批准后，能源管理手册和程序文件由机动处实施更改，其他文件（作业指导书、管理规章等）的更改由文件发放部门实施。6. 5.3文件的更改方式：划改或换页。4
8、.6 文件的换版与作废4.6.1 6.1文件经多次或大幅度修改时应换版，原文件作废，立即停止使用，由原发放部门收回后加盖“作废”印章；需作资料保留的作废文件，在文件首页上加盖“作废保留资料”印章。4.6.2 对有使用期限的受控文件，自超期之日起自行作废，各单位可作资料保留，不需收回，由各使用单位自行处置。4.6.3 确定无保留价值的作废文件，经分管领导批准后销毁处理，做好文件销毁记录。4. 7外来文件的管理4.7. 1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。4.7.2对外来文件，属受控文件要加盖“受控”章，记入“受控文件清单”，编号仍采用原有编号，若需要下发时编制分发号。1
9、.1 7.3法律法规和其他要求的文件按法律、法规及其他要求的识别控制程序执行。4.8 文件的评审管理者代表组织人力资源部、机动处、供应处、工艺工程部等有关部门对体系文件定期评审，每年至少一次，各部门结合平时的使用情况可进行适时评审，评价体系文件的充分性和适宜性，根据评审情况提出改进意见。4.9 文件的管理4 .9.1各部门的文件由本部门妥善保管，应存放在干燥、通风、安全的地方。5 .9.2任何人不得在受控文件上乱涂乱划改，不准私自外借，确保文件清晰，易于识别和检索。5记录受控文件清单外来文件（标准）清单文件评审会签审批单文件发放/回收登记表文件更改申请/通知单文件销毁记录文件文件借阅、复印记录
10、能源记录控制程序GDCJGP-NYCX02-20191目的对能源管理体系运行记录进行有效控制和管理，以证实符合能源管理体系标准的要求以及所取得的能源绩效成果。2范围本程序适用于我公司与能源管理体系有关的各项活动所建立的记录的控制和管理。3职责3.1 机动处是能源管理体系方面记录的归口管理部门，负责编制“记录控制清单”。3.2 各职能部门负责职责范围内记录的填写、整理、归档保管工作。3.3 管理者代表负责记录样本的批准及变更的签准。4控制要求4.1 各部门负责设计、收集整理、保存本部门与管理体系有关的记录。4.2 记录的标识、编号记录的编号按文件控制程序执行；记录以编号为标识。4.3记录的填写4
11、.3.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；负责人签字的栏目不允许空白。4. 3.2如因笔误或计算错误要更改原内容，采用杠改方式，在其上方或附近写上更改后的内容，签上更改人的姓名及日期。4.4 记录的收集、编目、归档、保护与保存4. 4.1各部门把记录依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，记录应保持清洁，字迹清晰。5. 4.2各部门根据管理体系的运行、生产周期及本部门的实际情况规定记录的保存期限，归档管理。6. 4.3各部门编制部门“记录控制清单”，如果有记录的增加或减少，根据情况随时调整“记录控制清单”。4.5 记录的借阅与复印各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复印
12、时要经保存部门负责人批准。4.6 记录表格编制、审批、更改的控制4.6.1各部门编制的记录格式，由本部门负责人批准后使用。4.6.2各部门可根据实际需要对记录格式进行更改，更改时执行文件控制程序中的有关规定。4.6.3特殊媒体形式记录的控制记录的形式除通常下的表格、图表、卡片等形式外，在特定的条件或场合下，也可以其他形式呈现，如电子版记录等，对该类记录的控制原则同上，对电子版记录要及时备份，防止丢失。4.7记录的处置对超过保存期的记录，各部门负责处理并作处置记录。5相关文件文件控制程序6.记录记录控制清单文件借阅、复印记录信息沟通程序GDCJGP-NYCX03-20191目的通过信息交流与沟通
13、，使公司管理信息得到及时有效的传递和应用。2范围适用于公司内部、公司与外部之间能源信息收集、处理和传递。3职责3.1 管理者代表负责与认证机构的联络，通报公司能源管理体系的有关内容。各分管经理负责批准处理外部相关方的投诉，监督责任部门完成。3.2 机动处负责能源管理体系运行有关信息的收集、传递、分析和归档，负责有关能源法律法规及相关要求的收集、传递、分析和归档。3.3 人力资源部负责组织协调相关部门向外来学习、参观人员传达公司管理的有关要求。3.4 供应处负责供方的信息收集、传递。3.5 其他各职能部门负责本部门信息的收集、传递和应用。3.6 员工负责本岗位有关信息的应用和传递。4控制要求4.
14、1工作程序信息收集f信息交流f信息处理一信息反馈4.2 依据信息来源渠道将能源方面的信息分为内部信息和外部信息，确保信息内容准确可靠，传递迅速无误。4.2.1 内部信息指公司能源管理体系运行产生的所有信息，在公司内部传递和应用，主要包括以下信息：a）能源目标、指标和管理方案的检查、监视记录，内审和管理评审报告以及管理体系运行的其他记录；b）不符合或潜在不符合信息；c）出现重大能源管理事故的信息及记录；d）能源应急准备和响应情况；e）培训情况；f）各单位之间的日常联络、报表及其他信息沟通等；g）相关方对方针的获取。4.2.2 外部信息指有关的法律法规、上级部门、顾客、供方及其他相关方的信息，由各
15、部门根据职责分工在公司内部及外部相关方之间进行传递和沟通，主要包括：a）来源于认证机构、节能行政主管部门、节能监察机构及能源监视机构监督、检查或监视的结果及反馈的有关信息；b）法律法规、标准类信息；c）来源于供方及其他相关方的信息。4.3 信息交流与沟通包括纵向和横向信息沟通：a）纵向信息沟通，指上下级之间的信息沟通。上级领导传递给下属的信息包括指示、命令、规章制度、工作程序和要求等；基层管理人员和员工传递给上级领导的信息，包括请示、汇报、报表、意见等；b）横向信息沟通，指组织内部各级领导与领导、部门与部门及员工与员工之间的沟通。4.4 信息交流与沟通的方式：a）各种会议的传达和交流；b）书面文件、报表；c）口头报告或传达、汇报、通报；d）电话、广播、宣传栏；e）来函及来信回复；f）对外宣传及媒体广告。4.5 信息的收集与处理4.5.1 机动处负责能源管理体系内审、管理评审、认证机构有关信息的收集，根据需要传递到公司领导及相关部门。4.5.2 机
