会议室使用管理制度.docx

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1、会议室使用管理制度一、 目的为进一步加强广东XXXXXXX公司(以下简称公司)会议室管理,提高 使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程,现面向公司 内部实施会议室使用管理规定,具体事项如下。二、定义会议室指的是公司总部的1个大会议室和1个小会议室。会议室用途:公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘 面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所, 不做其它用途。三、使用原则使用原则:先申请,后使用。没有经过申请的部门或个人,在没有冲突的情况下,可以使用会议室, 但如有冲突,必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。特殊情况下,经 相互之间协商后可以调整使用顺

2、序,行政部不负责协商,由使用者遵照公 司层级会议优先于跨部门层级会议、跨部门层级会议优先于部门内部会议 的原则进行协商。四、 会议室使用规定(一)两个会议室均由行政部统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫 生、安全以及对室内设备物品的管理;(-)部门或个人需要使用会议室时,需提前一天向行政部提出申请并 填写会议室使用申请表,经行政部准许后方可使用。临时性使 用会议室,必须经行政部负责人同意。(三)遇公司层级的紧急及重要的会议,己申请使用会议室的部门或个 人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重要会 议。(四)公司定期举行的会议,经总裁办公室审批后予以实施。(五)部门及个人应在所预约的

3、时间到达会议室,并开始使用。超过15 分钟未到达会议室的,行政部有权对会议室的使用权另作安排。(六)部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不许超时使用。如需延 长使用时,请及时通知行政部,如在紧接的时间段内已安排了给 其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开该会议室, 终止使用该会议室。(七)任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施, 安全使用,严禁私自接拉电源,私自移动设备。如因个人原因造 成设施设备损坏,须照价赔偿。(八)会议室内的所有设施设备,未经允许,不能带出会议室。(九)会议室使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安排,人员接待,会议记录等会议需求。(十)会

4、议室使用期间,使用部门或个人需保持会议室的整洁,不允许 有乱扔垃圾等不讲卫生的行为;使用完毕后,务必将所有移动过 的桌子、椅子、设施设备等还原,离开时关闭电源、空调。(十一) 如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。五、程序(-)申请流程1 .部门或个人到总部前台处查询会议室的使用状况;2 .部门或个人向总部前台申请并填写会议室使用申请表,提 出使用会议室的设备及其他相关要求;3 .总部前台根据部门或个人的申请需求作出安排,并记录在会 议室使用登记表;4 .总部前台负责将已确定会议室安排告知申请的个人或部门;5 .部门或个人按时间使用会议室。(二)使用流程1 .部门或个人按会议室使用规定使用会议室;2 .部门或个人自行指定人员安排会务工作。()交还流程1 .部门或个人使用完毕后,总部前台检查会议室,发现不按规定 使用的,及时要求部门或个人改正;2 .如部门或个人不改正,总部前台应及时上报行政部负责人协调;3 .如部门或个人拒绝改正,行政部负责人将出处罚通告,对部门 或个人作出处罚。

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