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1、XX职业学院公文处理办法第一章总则第一条为做好公文处理工作，使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的效率和公文质量,根据国务院国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式和上级部门的有关规定,结合学院实际,制定本办法。第二条本办法适用于学院各单位的公文处理工作。第三条学院的公文（包括电报，下同），是在学院行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列关联、衔接有序的工作。第五条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，作到及时、准确、安全。第六条公文处理必须严格执行国家保密法律
2、、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第七条学院各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法,加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第八条学院办公室（简称“院办”，下同）是学院行政公文处理的管理部门，主管学院对内及对外的所有行政公文的处理工作，并负责指导全院各单位行政公文的处理工作。学院各部门应指定符合职位要求的专兼职干部负责公文处理工作第二章适用我院的公文种类第九条适应我院的公文种类主要有：一、决议：适用于党的机关经会议讨论通过的重要决策事项。二、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。三、公告：适用于向院内外宣布重要事
3、项或法定事项。四、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。五、通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文、发布党政规章、传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和调配干部。六、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况。七、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问或上级交办的事项。八、请示：适用于向上级请求指示、批准。九、批复：适用于答复下级请示事项。十、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。十一、规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。十二、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问
4、和答复问题，向不相隶属的有关部门请求批准和答复审批事项等。十三、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。十四、其他：计划（规划）、总结类，规章制度类，协议、合同类，来往信函类，其中需要做出具体规定的，由有关部门依照学院的规定另行制订规章。第三章公文的格式第十条公文的书面格式是公文书面项目的结合，包括文头部分、正文部分和文尾部分。文头部分一般由版头、发文字号、横间隔线、公文编号、密级（期限）、紧急程度和签发人姓名组成。正文部分一般由公文标题、主送机关、正文、附件标注、发文单位、成文时间和印章组成。文尾部分一般由发至范围、主办单位、主题词、抄送单位和印刷版记组成。第十一条涉及国家秘密的公文应
5、当标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。第十二条紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。第十三条发文机关标识应当使用发文机关全称或者简称，置于首页上方,一般由发文单位名称加公文种类组成。联合行文，公文名称中的主办单位应当排列在前。第十四条发文字号，包括单位代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文，只标明主办单位发文字号。第十五条上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。第十六条公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，一般应当标明
6、发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外，一般不用标点符号。批转或转发的公文，标题中不冠发文单位名称，但应当在文末或标题之下写明。会议通过的文件，应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。第十七条除“公告”、“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送机关名称。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写。第十八条公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称,或在正文相关处用括号标明“见附件”等字样。但在正文标题中已标明所批转、转发、印发、报
7、送、转送、发布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起，如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。第十九条成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。第二十条除“会议纪要”和翻印的文件外，公文应当加盖印章，“聘书”一般加盖领导人的签名章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。用印应当端正、清晰、上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，
8、应当在页首用括注标明“此页无正文”。第二十一条公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。第二十二条公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。第二十三条抄送机关指除主送机关外需要执行和知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称，其名称置于印发日期上方。第二十四条印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下，印发日期以送印日期为准。第二十五条文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。第二十六条公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型，党委公文一般采用B5纸，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。拟搞用的稿纸，其尺寸大小应与公文用纸的尺寸一致。
9、第二十七条计算机电子公文的储存格式和传输规范，应当符合统一的行政机关公文处理通用软件标准。第四章行文规则第二十八条行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。要减少例行性、事务性公文。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。对下属部门的请示事项，除按规定必须正式行文批复外，亦可采取抄告主管院长批示等方式予以答复。第二十九条学院及全院各单位要按照各自隶属关系和职权范围来确定行文关系。对上级单位要用上行文；对所属的下级单位要用下行文；对同级单位和不相隶属的单位要用平行文。院办公室经院长授权可以对外行文。院内设机构一般不能直接对外行文。但下
10、列情况例外：上级领导机关的职能部门要求我院职能部门直接行文的；非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知；对一般性来函的函复。第三十条各单位要对自己的行文负责。行文的事项必须在本单位的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不要行文。在本部门职权范围内，可根据各自的实际情况和学院领导授权规定，属各职能部门专项事务需行文的，一般由各职能部门负责人签发，重要的须抄报学院或经主管院领导同意。但职能部门不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类的公文。第三十一条要严格控制以院党委和院行政名义的发文。属于涉及学院全局性、方针政策性和重大问题的公文，以院党委或院行政名义行文，由学院办公室按照规
11、定程序统一处理行文。对外上报的公文，应按照程序由职能部门负责人核稿和会签，由分管领导审核，院长签发。职能部门在本院范围的联合发文，可由主办单位，负责人核稿和会签，并经学院主管院长签发。属于各单位日常业务工作和职权范围内的事项，应由各单位自行发文或者几个同级单位联合发文。第三十二条向上级机关的行文，一般应主送一个上级机关，如需其它相关的上级机关知道，可抄送。向上行文一般不要越级，尤其不得越级请示，以免扰乱正常的领导关系和工作秩序。如果确有必要向上越级行文时，应同时抄报被越过的直接上级单位。第三十三条报请性的或需要对方办理、答复的公文，应当一文一事，并写明主送单位和主送领导。请示一般单头主报，不得
12、同时主送两个或两个以上主管部门或领导，如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应抄报被越过的职能部门和单位，并在文中写明越级理由。请示的问题如涉及其他部门，主办单位应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报，如双方经过协商仍未取得一致意见，应把分歧和各自理由一并说明。凡未经协商会签，以及协商后仍有分岐而未作说明的文件，院办将退回原呈报单位。第三十四条在一般情况下，请求指示、批准事项时，应主送给上级单位，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。按规定应由主管职能部门审
13、核的请示事项，不得越过主管职能部门直接向院领导请示。也不要同时送几位院领导，以免重复批示或发生错漏。第三十五条如果确有必要，两个或两个以上的单位可以联合行文，但联合行文的各方必须是同级单位。联合行文时主办单位排列在前，并只标注主办单位的发文字号。第三十六条要依据发文单位和主送单位的隶属关系、发文单位的职权范围、行文的目的和要求以及文种的适用范围正确选用文种。如下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议时用“报告”，“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样；下级就某一事项向上级请求指示、批准时用“请示”；上级答复下级的“请示”用“批复”；不相隶属机关之间行文用“函二第三
14、十七条学院党政公文的版头结构方式一般由发文单位全称加“文件”机构，如“山东交通职业技术学院文件”，学院党委的二级工作部门及群团组织可印制文件版头，除办公室以外，其它二级行政职能部门不得印制文件版头，其印发文件可用学院文件版头。第三十八条对上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印（复印）下发，不在重复行文转发，受文单位应按照执行。第五章公文办理第三十九条公文办理是通过相互衔接的一系列环节，完成制发、办理和管理公文所进行的全部工作，它包括收文办理和发文办理两个方面的工作。第四十条收文办理指对收到公文的进行办理和保管的整个过程，一般包括传递、签收、拆封、登记、审核、拟办、传阅、批办、承
15、办、催办、查办、办复、立卷、归档、销毁等环节。一、领取、签收是机要人员到上级有关部门领取文件，或收到送达公文后在对方送件登记簿上签字。领取、签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。党政公文以及参加会议带回的文件材料统一由学院办公室签收。二、拆封是办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入，应立即采取措施。三、收文登记是对收到的公文，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。登记可采取簿册式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登
16、、重登和跳号现象。收到上级机关下发或交办的公文，由院办提出拟办意见，送院领导批示后办理。参加会议带回的公文，应及时送交该公文标识的主送单位登记处理。各单位直接收到主送学校的上级公文，收文部门应及时送交院办登记处理。四、审核是对收文进行鉴别和归类，并由办公室负责人对收文提出拟办意见。通过筛选将重要的公文，按缓急程度送领导人阅读。收到下级机关上报需要办理的公文，院办公室应当进行审核，审核的重点是：有无必要行文，发文规格是否恰当；是否符合公文的审批程序和行文规则；需要与有关部门协商、会签的，是否经过协商、会签；文种使用是否准确，公文格式是否规范；层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表达是否简洁、通顺、确切；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，与以往发出并且继续生效的公文有否矛盾；是否具有可操作性等。上报公文如有下列情况，院办
