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1、某某油田服务公司公文处理办法实施细则某某油田服务股份有限公司公文处理办法实施细则为加强与规范公司公文管理工作，提高公文质量与管理水平，按照总公司下发的关于印发中国海洋石油总公司公文处理办法的通知（海油总办（2002）32号）要求，并根据国家机关公文处理办法（国发（2000）23号）的有关规定，结合公司实际,特制定某某油田服务股份有限公司公文处理办法实施细则。一、总则（一）本细则根据中国海洋石油总公司与国务院关于公文处理有关规定制定。目的是实现公司公文处理工作的规范化、制度化、科学化，使公司的公文处理工作习惯公司工作需要。（二）某某油田服务股份有限公司机关公文，是公司机关与分公司与事业部机关（简
2、称：两级机关）实施领导、处理公务的具有特定效力与规范体式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策与上级机关的指示精神，指导、布置与商洽工作，请求与答复问题，报告与交流情况的工具。（三）公文处理是包含公文拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。（四）公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。（五）公司行政管理部是公司公文的主管部门，并对分公司、事业部的公文处理工作进行业务指导。（六）公司行政管理部与分公司、事业部公文管理机构在公文处理与履行管理职责中，要本着实事求是与认真负责的态度，力戒官僚主义与形式主义，努力提高公文处理工作的效率与质量。二、
3、收文办理（一）收文办理指对收到公文的办理过程，包含签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（二）收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门或者岗位应当进行审核。重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规与其他有关规定；涉及其他部门或者单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（三）公司收到的国内信函邮件，由行政管理部统一签收启封。所有外部来文均由行政管理部文书统一登记处理。各部门、分公司、事业部直接收到的职责范围以外或者涉及公司其他单位事务并需要由公司决定的外部来文，应送交行政管理部文书统一登记编号，按规定程序办理。无法直接送交的要电话通
4、报并将函件传真到公司，由公司行政管理部文书按规定办理。（四）收文的分类可按文件、重要函件（无文号）、简报、资料等区分。（五）收文可按来源分为五类：（A）总公司机关来文（包含中办、国办文件与参阅文件）；（B）地方政府来文；（C）有限公司来文；（D）公司各直属单位来文；（E）其它来文。（六）收文处理程序及办法收文分为签收启封、登记编号、审核、分办、承办、催办等。1 .签收启封：根据文件的发送范围，由行政管理部文书签收启封。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。2 .登记编号：按照来文的类别分别登记编号，并加盖收文章，填写收文号及
5、收文日期。3 .办文程序：对文件应按办文、阅文两种分办方式进行处理。阅文由行政管理部总经理在公文处理单上签署阅文范围，文书按程序送交传阅，阅文人阅文后，应在文件处理单上用钢笔或者签字笔签上名字与阅文日期。传阅时间最迟不得超过五个工作日，公文传阅后由文书催收归档。办文视文件内容由行政管理部总经理在公文处理单上签署拟办意见。根据拟办意见，应呈送公司领导批办的，由行政管理部文书或者部门总经理呈送公司领导批办，根据公司领导批办意见，行政管理部分送有关部门承办并做好记录。属职能部门直接办理的，由行政管理部文书直接送有关部门研办。承办单位要对办文及时处理，不得积压、拖办。如不能及时提出承办意见，应及时说明
6、情况。4 .催办与整理归档：行政管理部负责办文的催办。特别是公司领导的重要批办件，应随时催办并及时熟悉承办情况，承办单位与承办人须将办理情况、完办时间及存在的问题填写在公文处理单上并签字后，退行政管理部归档。三、发文办理凡以公司名义发出的各类公文，由行政管理部统一归口管理；以机关各部门、事业部、分公司名义发文由行文单位负责把关。以机关各部门名义的发文，由公司行政管理部统一编号。（一）公文种类1 .公文应按照国家行政机关公文处理办法中确定的公文种类正确使用。2 .某某油田服务股份有限公司常用的公文文种有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。3 .“意见”文种能够用于上行文、下
7、行文与平行文。（1）作为上行文，应按请示性公文的程序与要求办理。所提意见如涉及其他单位职权范围的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位能够列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或者给予答复。（2）作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。（3）作为平行文，提出的意见供对方参考。4 .“函”作为要紧文种之一，与其他要紧文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。5 .公司常用公文文种的适用：1 .决定适用于对重要事项或者者重大行动做出
8、安排。奖惩有关单位及人员，变更或者者撤销下级机关不适当的决定事项。2 .通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关与不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理与需要有关单位周知或者者执行的事项；任免与聘用干部。3 .通报适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者者情况。4 .报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。5 .请示适用于向上级机关请求指示、批准。6 .批复适用于答复下级机关请示事项。意见适用于对重要问题提出见解与处理办法。8 .函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问与答复问题，请求批准与答复审批事项。9 .会议纪要适用于记载、传达会议情况与议定事项。（二）行文关
9、系按照行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文三种。上行文。指下级机关向直属上级机关的发文。如请示、报告。平行文。指平行机关或者不相隶属的机关之间的发文。如通知、函。下行文。指上级机关对所属下级机关的发文。如决定、决议、通知、通报、批复、规定等。（三）公文格式公文通常由密级等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、抄送单位、正文、附件、成文日期、印章、印发机关、主题词、印发日期等部分构成。1 .发文机关标识由发文机关全称或者者规范化简称加“文件”二字构成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，主办机关排列在前。2 .公文密级划分为绝密、机密、秘密。密
10、级标注在公文首页右上角第一行，使用3号黑体字。绝密、机密的公文应在公文首页左上方标注文件份数序号。3 .紧急程度通常分为特急、急件两种，标注在文件首页右上方。标有特急件的公文，各承办环节均应按照时限要求急速处理，不得延误。4 .发文字号由发文机关代字、年份与发文顺序号构成，标注于发文机关标识下方居中，联合行文，通常只标明主办机关的发文字号。5 .签发人上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名与电话。6 .标题公文标题应当准确简要地概括公文的要紧内容并注明公文种类，通常应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，通常不用标点符号。标题使用2号小标宋体字
11、，可分一行或者分多行居中排布。7 .主送机关指公文的要紧受理机关，应当使用全称或者者规范化简称、统称。8 .正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题下方。正文使用3号仿宋体字,通常每面排22行，每行排28个字。9 .附件公文如有附件，应置于主件之后，注明附件顺序与名称，与主件装订在一起。附件首页应标注“附件”字样，并按顺序排列。10 .成文日期以领导人签发日期为准，联合发文以最后签发机关领导人签发的日期为准。11 .落款与用印联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文落款处不再署名发文机关名称。会议纪要不加盖印章。12 .抄送机关指除主送机关以外需要执行
12、或者者知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。13 .公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。14 .主题词按上级机关的要求与公文主题词表标注，位于抄送机关上方。15 .印制版记由公文印发机关名称、印发日期与份数构成，位于公文末页下端。（四）公文用纸及规格尺寸1 .拟文用纸拟文首页统一用公司的发文文头纸，拟文自第二页始，使用国际标准A4型纸（长297毫米，宽210毫米），左侧装订。2 .正式文件用纸公司文件使用带“某某油田服务股份有限公司文件”字头的套红文头纸印制。部门文件使用“某某油田服务股份有限公司”字头的套红文头纸印制。分公司、事业部的公文按关于规范公司各直
13、属单位行文用法的通知(海油服股行(2002)17号)执行。3 .公司公文一律使用A4型印刷纸。按国家行政机关公文格式(GB/T9704-1999)与总公司下发的“国家行政机关公文编写模板VL0”执行。(五)行文规则L行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。2 .通常不得越级向上级机关行文，特别不得越级行文请示问题。因特殊情况务必越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。向下级机关的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级机关。3 .请示应一文一事，通常只写一个主送单位。公文在上级机关批复或者批转前，不得将请示抄送下级机关。4 .“报告”不得夹带请示事项。
14、5 .除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”与报告。上报的公文通常不得主送个人，如需送上级机关领导同志的公文，应为“抄送”。6 .公文涉及的内容及问题没有取得一致意见前，一律不得向下行文。假如上报公文，应如实反映各类不一致意见，由上级裁决。当公文内容涉及到其它业务部门时，起草公文的部门应事先与有关部门主动协商会签。如有不一致意见，应由主管领导裁定。对不一致意见未协商一致，又未经领导裁决的问题，一律不得行文上报或者下发。分公司、事业部对无直接隶属关系单位的重要行文，要事前向公司行政管理部备案。(六)发文办理及注意事项发文办理指以本机关名义制发公文的
15、过程，包含：拟稿、审核、签发、复核、编号、缮印、用印、登记分发、立卷、归档等程序。1 .拟稿应做到：(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定，要切实可行并加以说明。（2）情况确实，观点明确，条理清晰，结构严谨，表述准确，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与与主送机关的行文关系确定。（4）拟制紧急公文，应当表达紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（5）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后用括号注明引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应写具体的年月日，避免出现“今年、明年”等模糊口期。（6）公文结构层次序数，第一层为“一”；第二层“（一）”；第三层为“1”；第四层为“”。（7）公文中汉字与标点符号的用法要符合国家公布的标准方案。计量单位要使用国家法定的计量单位。（8）公文用词用字务必规范、准确。文内使用简称，通常先用全称，再注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在首次出现时注明准确的中文译名。（9）公文中的数字，除成文日期、部分层次序数与在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字务必使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。（10）公文拟稿应使用毛笔、蓝色钢笔或者签字笔书写，不能使用圆珠笔或者
