档案室管理制度.docx
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1、档案室管理制度第1章总则第1条目的为了建立健全公司档案室的工作制度,加强对档案的科学管理,有效地保护和利用档案,结合本公司实际情况,特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司档案的接收、分类、编号、保管、利用与销毁以及档案室环境、安全的管理等工作。第3条管理职责1 .行政部统一管理公司各类档案(会计档案除外)。2 .公司档案分类目录及编号原则,由行政部统一制定。3 .公司各部门指定专人分管具体档案管理工作,保管人必须保护档案的完整与安全,并接受必要的培训。第2章档案管理第4条档案点收和整理1 .文件点收原则文件结案移送归档时,行政部应根据如下原则进行点收。检查文件的文本及附件是否完整,如有短
2、缺,应立即追查归人。文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认。(3)文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门。与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。有价证券或其他贵重物品应退回经办部门,由经办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理。2 .文件整理方式点收文件后,行政部应对文件按照以下方式进行整理。中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。右方装订文件及其附件均应对准对右上角,左方装订则对准左上角,理齐钉牢。文件如有皱、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。第5条档案分类与编号1 .档案分类公司档案可根据内容、部门、业
3、务项目等因素进行一级分类,再在各大类中依序分为若小类。下表为以内容为依据进行划分的档案分类列表。公司档案分类列表类别具体内容举例行政文书档案包括法规性文件、各种合同协议、工作规划、工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等管理档案包括生产经营计划、各种指标类定额类文件、市场信息、固定资产及办公用品名册、用户档案等技术档案包括技术研究档案、产品档案等业务档案包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据等声像档案包括照片、录音、录像档案等会计档案包括会计凭证档案、会计账簿档案、会计报表档案等档案分类应力求实用。如果因档案数量较多、三级分类不够用时,
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