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1、档案室管理制度第1章总则第1条目的为了建立健全公司档案室的工作制度，加强对档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司档案的接收、分类、编号、保管、利用与销毁以及档案室环境、安全的管理等工作。第3条管理职责1 .行政部统一管理公司各类档案(会计档案除外)。2 .公司档案分类目录及编号原则，由行政部统一制定。3 .公司各部门指定专人分管具体档案管理工作，保管人必须保护档案的完整与安全，并接受必要的培训。第2章档案管理第4条档案点收和整理1 .文件点收原则文件结案移送归档时，行政部应根据如下原则进行点收。检查文件的文本及附件是否完整，如有短
2、缺，应立即追查归人。文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。(3)文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。有价证券或其他贵重物品应退回经办部门，由经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。2 .文件整理方式点收文件后，行政部应对文件按照以下方式进行整理。中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。右方装订文件及其附件均应对准对右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。文件如有皱、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第5条档案分类与编号1 .档案分类公司档案可根据内容、部门、业
3、务项目等因素进行一级分类，再在各大类中依序分为若小类。下表为以内容为依据进行划分的档案分类列表。公司档案分类列表类别具体内容举例行政文书档案包括法规性文件、各种合同协议、工作规划、工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等管理档案包括生产经营计划、各种指标类定额类文件、市场信息、固定资产及办公用品名册、用户档案等技术档案包括技术研究档案、产品档案等业务档案包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据等声像档案包括照片、录音、录像档案等会计档案包括会计凭证档案、会计账簿档案、会计报表档案等档案分类应力求实用。如果因档案数量较多、三级分类不够用时,
4、须在第三级之后增设第四级“细类”。如档案不多，也可仅使用一级、二级分类或三级分类即可。2 .档案编号档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类和各级名称及其代表数字编号用一定顺序依次排列，以便查阅。档案编号以一案一号为原则。(2)档号的表示方式如下:A1A2-B1B2C1C2D1-EE2。其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，DI为档案卷次，E1E2为档案目次。各级分类、卷及次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示:其位数视案件多少及增长情形斟酌决定。对于档案，应从“档案分类编号表”中查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。档案如何归属前案
5、，应查明前案的档号并予以同号编列。(6)档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。档案分类和各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。(8)档案编号一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第6条档案归档管理1 .应依号页方式装订于相关类别的档案夹内，视实际需要使用带分类卡能的文件夹，并在分类卡上注明目次号码，便于查找翻阅。2 .档案夹的背脊标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。3 .公司档案保存期限除政府有关法律法规或本公司其他规章特定者外，须遵循下列
6、规定。公司档案保管期限说明表保管期限具体内容举例永久保存如公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图等10年如预算、决算书、会计凭证、事业计划资料等5年如期满或解除的合约结案后无长期保存需要的档案其他说明各种规章由行政部永久保存，使用部门视其有效期予以保存第7条档案借阅管理1 .各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“档案调阅单”，经其部门主管核准后向档案保管人员调阅：若调阅与经办业务无关的档案，应经行政部总监同意。秘密级以上档案文件须经经理级领导批准方能调阅。2 .外单位调阅档案应持有单位介绍信，并经总
7、经理批准后方能借阅，但无特殊情况一律不得将档案带离档案室。3 .档案管理人员接到“档案调阅单”，经核查后取出该项档案，并于“档案调阅单”上填注借出日期，然后将档案交与调阅人员。档案管理人员将“档案调阅单”按归还日期先后整理，以备催还。4 .案卷类不许借出，只供在档案室查阅；未归档的文件及资料可借出。5 .调阅期限不得超过两周，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续6 .调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、拍摄、转借和损坏，否则按违反保密法追究当事人责任。7 .外单位摘抄卷内档案应经总经理同意，同时对摘抄的材料要进行审查签章。8 .调阅的档案交还时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。9 .档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归人档案夹档案调阅单”由档案管理人员留存备查。
