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1、职业技术学院公文处理办法(试行)第一章总则第一条 为使我院公文处理工作进一步规范化、制度 化、程序化,提高公文质量和工作效率,保证公文的严肃性, 根据党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办 法,结合我院实际情况制定本办法。第二条学院的公文是院党委和行政及其所属各部门 在党务、群团、教学科研、后勤管理、院办产业等工作过程 中所形成的具有规章效力和规范体式的公务文书,是传达贯 彻党和国家及上级主管部门的方针政策、颁布规章制度、施 行党政措施、请示和答复问题、指导布置和商洽工作、报告 情况、交流经验的工具。第三条 学院综合办公室是学院公文处理的管理机构, 主管并负责指导全院党务、行政公文处理工作
2、。第四条 学院应有相对稳定的文秘人员负责公文处理 工作。文秘人员应当忠于职守,严谨认真,具备有关文书处 理和公文写作专业知识。第五条各二级学院、机关各处室应有相对稳定的工作 人员负责公文处理工作。第六条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文应 由文秘人员统一签收、分发、传递、用印、立卷、归档。第七条公文处理工作,应贯彻“党政分开”的原则。第八条 在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法 律、法规和科技有关保密规定,确保学院秘密安全。第二章公文种类第九条 学院日常使用的公文种类有:(一)决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排。(二)决议:适用于经会议通过并要求贯彻执行的重要 事项。(S)通告
3、:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知 的事项。(四)通知:适用于发布规章和行政措施,转发上级机 关、不相隶属机关的公文,批转下级单位的公文,要求下级 单位办理和需要周知或共同执行的事项。(五)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要情 况。(六)报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况, 提出建议。(七)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。(A)批复:适用于答复下级单位请示事项。(九)函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询 问和答复问题、向有关主管部门请求批准等。(十)意见:对某一重要问题提出设想、建议和安排。(十一)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定 事项。第三章公文格式第十条
4、公文格式一般包括密级、发文机关标识、发文字号、签发人、标 题、主送单位、正文、附件、发文单位、印章、成文日期、 抄送单位、制发单位和印发日期等。我院的公文文面格式主 要由以下要素构成。(一)发文机关标识。我院学院层面现主要有九种公文 标识:1. “职业技术学院委员会文件”,主要用于发布党委 的重要决策措施和工作部署,转发上级机关的重要文件,批 转下级的重要报告、请示等。2. “职业技术学院文件”,主要用于发布学院行政的 重要决策措施和工作部署,转发上级行政机关的文件,批转 下级行政单位的重要报告、请示等。3. “职业技术学院委员会纪要”,主要用于记载、发 布院党委会的决定、决议及情况通报等。4
5、,“职业技术学院院长办公会纪要”,主要用于记载、 发布院长办公会的决定、决议及情况通报等。5. “职业技术学院综合办公室文件”,主要用于发布 学院党政一般性决策措施和工作部署,批转下级党组织和行 政单位的一般报告、请示,以及不宜以学院党委或行政名义 发布的内容等。6. “职业技术学院综合办公室”,主要用于发布学院 党政临时性、阶段性工作部署和安排,以及各二级学院、机 关各处室需要由学院综合办公室协调并发布的内容等。7. “职业技术学院纪委文件”,主要用于学院纪委按 照工作职责向各单位、部门和各支部行文。8. “职业技术学院工会文件”、“共青团职业技术学 院委员会文件”主要用于学院工会和共青团行
6、文。(二)发文字号。包括发文单位代字、年份、序号。年 份、序号用阿拉伯数字标识;年份一律用公元纪年全称,加 六角号()(注意不是用中括号);序号不编虚位,不加 “第”字。几个单位联合发文,只注明主办单位发文字号。 发文字号置于文头标识之下、横线之上,居中。以职业技术学院委员会名义行文,编号为:“xx院委 (20XX)X号”。以学院行政名义行文,编号为:“xx院(20xx) X号”。党政机关如以党委或学院名文发文,编号在“xx院 委”或“xx院”后加党政机关名称的第一个字。如“xx院 委宣(201x) X 号”、“xx 院委组(20xx) x)号”。(S)公文标题。应准确、简要地概括公文主要内容
7、, 一般应标明发文单位、事由、公文的种类。标题中除规范性 文件加书名号外,一般不使用标点符号。(四)主送单位。一般普发公文,可主送几个单位;向 上请示,一般只写一个主送单位。(五)正文。公文主体,叙述公文主要内容,要求文意 准确、观点鲜明、文字简炼。(六)附件。正文的补充说明或有关参考资料。公文如 有附件,须在正文之后、发文单位之前作附件说明,应当注 明附件顺序和名称,顺序号用阿拉伯数字,加标点符号。附 件左上角第一行标识“附件X”,应与主件订在一起发送。(七)发文单位。写在正文下面偏右。一般要写单位全 称,以示严肃。如以单位领导人名义行文,应同时冠以职务 身份。联合发文每排最多可并排署三个发
8、文单位。公文应加 盖单位印章,单位印章盖在公文末尾与发文日期中间,作为 发文单位对公文生效的负责的标识。(A)成文日期。须写明年月日,并用汉字书写,位于 发文单位下面。发文日期一般以研究通过或领导签发日期为 准;几个单位联合发文,以最后签发单位签署日期为准;法 规性公文,以批准日期为准。会议通过文件,应在标题之下、 正文之前注明会议名称和通过日期。(九)抄送单位。除主送单位外,需了解此公文内容的 其他有关单位。应当使用全称或者规范化简称、统称。(十)印发机关、校对人。印发机关是指公文的印制主 管部门,一般为文件部门。校对人一般为拟稿人。第十一条公文打印格式公文打印,文字从左至右横排,具体打印格
9、式见附表。 公文纸一般用A4型(长297mm,宽210mm),左侧双钉装订。 张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。第四章公文规则第十二条 各二级学院、机关各处室的行文关系,应当 根据“党政分开”的原则和各自的隶属关系及职权范围确定。第十三条 各二级学院、机关各处室之间在各自的职权 范围内,可以互相行文,但必须抄送院综合办公室。第十四条 院党委、行政下发的重要公文,应同时抄送 上级主管部门。第十五条各二级学院、机关各处室之间应加强工作的 配合与协调,对有关问题未经协商一致,不得擅自行文。如 擅自行文,综合办公室有权责令纠正或撤销。第十六条综合办公室可根据职责范围和学院授权单 独行文,或视具体情
10、况联合行文;其他各同级部门可以联合 行文。联合行文应当确有必要,部门不宜过多。第十七条各二级学院、机关各处室不得越级请示,请 示问题时,应明确提出意见或建议。第十八条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送 单位,以免责任不清。如需要同时送其他单位,应当采用“抄 送”形式,但不得同时抄送同级或下级单位;除领导直接交 办的事项外,“请示” 一般不得直接送领导者个人。“报告” 中不得夹带请示事项。第十九条非日常公文种类的文体,如“办法”、“细 则、制度、“计划、“规划、“总结”等一般用 “通知”印发。第五章公文处理第二十条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包 括签收、登记、分发、拟办、批办、承办
11、、催办、查办、立 卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、会 签、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、 销毁等程序。第二十一条凡院外一切来文,统一归口综合办公室收 文办理。各二级学院、机关各处室直接收到上级主管部门的 来文,应按上述要求立即送综合办公室统一办理,不得擅自 处理;院领导及其他有关人员受学院委派参加会议带回的文 件,应按上述要求及时统一办理。第二十二条需要办理和传阅的公文,综合办公室文秘 人员应及时登记由部门负责人提出拟办意见送领导批阅、传 阅,交有关部门办理。紧急公文,应当及时办理,并提出办 理时限。第二十三条 承办公文单位应当抓紧办理,不得延误、 推诿。对
12、不属于本部门的职权范围或者不适宜本部门办理的, 应当迅速退回交办的部门并说明理由。第二十四条 凡涉及其他部门的问题,主办部门应当 主动与有关部门协商、会签。上报的公文,如有关方面意见 不一致,应当如实反映。第二十五条 属于部门职权范围的事项,应当由部门自 行发文或几个部门联合发文;须经学院审批的事项,经学院 同意后,也可以由部门发文,文中可以注明学院同意。属于 要求解决的具体问题,应当按照部门职权范围直接报送有关 领导处理。第二十六条 送院领导批示、传阅或交有关部门办理 的公文,文秘人员要负责催办、督办,做到紧急公文跟踪催 办(阅)、查办,重要公文重点催办(阅)、查办,一般公 文定期催办(阅)
13、、查办。对下发的重要公文,应当及时了 解和反馈执行情况。第二十七条草拟公文的要求:(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规 以及上级主管部门的有关规定。(二)情况确凿,观点明确,条理清楚,文字精练,书 写工整,标点准确,篇幅力求简短。(S)人名、部门、单位名称、专业和学科名称、专业 术语、数字、引文必须准确无误。引用公文应当先引标题, 后引发文字号。日期应当写具体年、月、日。(四)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”, 第三为“1. ,第四层为“(1)”。(五)必须使用国家法定的计量单位。(六)用词用字必须准确、规范。文内如使用简称,一 般先用全称,并注明简称。第二十八条
14、 公文中的数字,除部分结构层次序数和词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外,其他一律用阿拉伯数字。第二十九条各部门向下发文,由部门负责同志审核。 以院党委、院行政名义发出的公文,在送院领导签发之前, 由综合办公室进行审核。审核的重点是:是否需要行文,是 否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及上级 主管部门的有关规定,政策是否保持连续性,提法是否与已 发的有关文件相衔接,提出的措施和办法是否符合实际、切 实可行,是否与有关部门协商、会签,文字表达、文种使用、 公文格式等是否符合本办法的有关规定。第三十条 以院党委或院行政名义发出的公文应由学 院主管
15、领导同志签发;重要文件应由学院主要领导同志签发, 或集体讨论后由主要领导同志签发。凡以部门名义下发的一 般文件,由部门领导签发。凡以部门名义对外发文,或涉及 方针、政策等重大问题的,应送学院主管领导同志审阅、加 签。第三十一条 审批公文,主批人应当签署明确意见,写 明“发”、“印、“加急”等字样,并签署姓名、注明日 期。如受委托代签,要注明“代签”二字。如认为需送其他 领导审阅,可注明“请送阅后再发“ O第三十二条 草拟、修改和签批(阅)公文,用笔用墨 必须符合存档要求(毛笔或钢笔,用碳素墨水)。不得在文 稿装订线外书写。第三十三条上报的公文,如不符合本办法第十一条、 第十七条、第十八条、第二
16、十四条、第二十七条第一项和第 三十二条的规定,综合办公室的文秘人员可退回呈报单位。第三十四条 凡发出的各种文件,应在领导审批签发后 按流水号编号登记。登记内容包括文件号、标题、签发领导、 拟稿部门、发送单位、登记日期、发送日期等。第三十五条 公文文稿经签发并编号、登记后送学院文 印室打印。打印人员要准确、及时打印文稿,如发现错误, 应与核稿人联系,不得擅自改动。当公文排版后所剩空白不 能容下印章位置时,不得采用“此页无正文”的方法解决, 而应采取调整行距、字距的方法解决。公文急件及时打印, 及时完成。文稿打印后文印室要及时通知拟稿人校对,校对 人员应认真核对文稿,对已签发文稿内容如有改动,必须征 得签发领导同意,同时在已签发稿上作相应改动,校对无误 后公文