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1、医院一般费用报销电脑作业说明目录第1章纲要1-11.1 目的1-11.2 作业范围1-11.3 作业方式1-11.3.1 基础资料建档1-11.3.2 单据报销单之就源输入1-11.3.3 据报销单之核销1-2第2章作业屏幕及体2-12.1 项目群组设定2-12.1.1 类另（J2-12.1.2 功能2-12.1.3 使用部门2-12.1.4 使用时机2-12.1.5 使用方法2-12.1.6 字段说明2-22.1.7 保存期限2-22.2 核决层级设定2-22.2.1 类别2-22.2.2 功能2-22.2.3 使用部门2-22.2.4 使用时机2-22.2.5 使用方法2-32.2.6 字
2、段说明2-32.2.7 保存期限2-32.3 核决权限设定2-32.3.1 类别2-32.3.2 功能2-3233使用部门2-42.3.4 使用时机2-42.3.5 使用方法2-4236字段说明2-42.3.7 保存期限2-42.4 记账摘要字典2-42.4.1 类另IJ2-52.4.2 功能2-52.4.3 使用部门2-52.4.4 使用时机2-52.4.5 使用方法2-52.4.6 字段说明2-52.4.7 保存期限2-52.5 一般费用报销申请2-62.5.1 类别2-6252功能2-62.5.3 使用部门2-62.5.4 使用时机2-62.5.5 使用方法2-62.5.6 字段说明2-
3、62.5.7 作业流程2-72.6 一般费用报销查询2-72.6.1 类别2-72.6.2 功能2-82.6.3 使用部门2-82.6.4 使用时机2-82.6.5 适用方法2-82.6.6 字段说明2-82.6.7 保存期6艮2-8第3章附则3-13.1实施与修订3-1第1章纲要1.1 目的为简化各部门申请一般费用报销作业，以提升工作效率，特订定本电脑作业说明。1.2 作业范围当从业人员需办理一般费用报销时，以本电脑作业办理申请、核签及核销作业。1.3 作业方式1.3.1 基础资料建档(1)一般费用报销依各核销项目及金额之不同，遵照本院核决权限表规定需由各层级主管核决，故为简化各部门申请一般
4、费用时免判断应呈核之主管，由会计部门将各费用种类建立对应之应呈核主管名称，以利电脑于费用报销申请单上打印提示。(2)会计部门于H1.S财务管理系统一基准档作业一项目群组设定屏幕，将费用类别予以分类,供同类核决权限命名归集，以利基础数据设定撷取使用。(3)其次，于HIS财务管理系统一基准档作业一核决层级设定屏幕，将需设定核决主管层级予以分类，以利基础数据设定撷取使用。(3)再者，于HISI财务管理系统一基准档作业一核决权限设定屏幕，依据项目群组设定及核决层级条件，逐条设定每项目群组下各核决层级的金额权限范围，以利基础数据设定撷取使用。(4)将上列作业结合，于HIS财务管理系统基准档作业记账摘要字
5、典屏幕，设订各费用别应呈核的核决层级，供输入费用报销时，由电脑依据所选取之费用种类判断应呈核之主管名称。1.3.2 单据报销单之就源输入(1)当各部门有一般费用等请款或暂借款冲销时，需以HISI一般费用报销申请屏幕输入所欲报销之款项数据后，打印费用报销申请单，并将各项凭证(如发票、收据、发票明细等)及佐证资料(如报告、签呈、合约等)黏贴于所打印之费用报销申请单上，再送会计部门办理核销。(2)就源输入数据，为确保电脑档案与I费用报销申请单之内容一致，避免主管核签文件与电脑数据不符，故一经存盘后即不得更改，申请人员如发现输入数据有误或需更正时需再重新输入，原费用报销申请单则予作废O(3)当会计部门
6、审核人员审查单据无误后，交付账务人员结转传票，经会计部门主管核决传票后即完成作业，电脑同时将已入账之传票数据传送至一般费用报销申请屏幕，申请部门人员可于会计入账日及会计制票号字段查询报销进度，以供确认会计核付与否。(4)原则上各项费用之申请以自动汇款为原则(员工为转存付款，厂商为电汇付款)，不办理现金支付。1.3.3 单据报销单之核销(1)会计部门接获经办部门请款之单据申请单后，先由审核人员审核其凭证要件、请款金额、主管核决权限等是否符合各项法规及院内规章制度之规定。(2)经审核无误后，再交由账务人员于记账凭证生成屏幕中，输入报销单本单编号，以显示原请款输入数据，并核对无误后，即可办理确认。(
7、3)倘审核人员对报销之内容认有不符合规定处，会计出具退件意见于费用报销申请单上，并呈会计主管加盖退件章。(4)费用请款或冲销单经账务人员确认后，即自动结转会计科目，同原请款之单据黏贴单及凭证数据呈交会计主管核决。(5)原则上会计主管于接获账务人员之已确认之待核决传票，需于当天下班前，以记账凭证审核屏幕，依传票号码起讫编号执行核决输入。(6)倘账务人员需更正传票资料，未核决之传票，制单可直接更正；已核决之传票，制单无法更正，需以调账方式处理后呈交会计主管核决。(7)经会计部门主管核决完成之账务数据,方可传送出纳办理银行付款。(8)月末最后一个工作日，账务人员须确保所有传票已完成核决。第2章作业屏
8、幕及窗体2.1 项目群组设定2.1.1 类别输出入屏幕。2.1.2 功能将费用类别予以分类，供同类核决权限命名归集。2.1.3 使用部门会计处。2.1.4 使用时机设定同类核决权限时。2.1.5 使用方法(1)新增：A.按下取消键，可将此屏幕关闭。B.输入相关数据，按下提交键,储存新增数据。(2)查询：按下查询键，执行查询。(3)编辑：先执行查询程序，于欲修改字段按下编辑键，输入数据后,按下提交键，储存修改数据。2.1.6 字段说明(1)项目代号：输入自定义之流水代号。(2)中文名称：输入项目中文名称。(3)状态:选择“启用”或停用状态。2.1.7 保存期限永久保存。2.2 核决层级设定2.2
9、.1 类别输出入屏幕。2.2.2 功能依照核决权限表将核决主管予以分类，供建立各核决主管项目，以利基础数据设订撷取使用。2.2.3 使用部门会计部门。2.2.4 使用时机核决层级新增或异动时。2.2.5 使用方法(1)新增：A.按下取消键，可将此屏幕关闭。B.输入相关数据，按下提交键,储存新增数据。(2)查询：按下查询键，执行查询。(3)编辑：先执行查询程序，于欲修改字段按下编辑键，输入数据后,按下提交键，储存修改数据。2.2.6 字段说明层级代码：输入自定义之流水代号。(2)中文名称：输入项目中文名称。(3)状态：选择“启用”或“停用”状态。2.2.7 保存期限永久保存。2.3 核决权限设定
10、2.3.1 类别输出入屏幕。2.3.2 功能依照核决权限表将核决主管予以分类，供建立各核决主管项目，以利基础数据设订撷取使用。2.3.3 使用部门会计部门。2.3.4 使用时机核决权限新增或异动时。2.3.5 使用方法新增:A.按下取消键，可将此屏幕关闭。B.输入相关数据,按下提交键,储存新增数据。(2)查询：按下查询键，执行查询。(3)编辑：先执行查询程序，于欲修改字段按下编辑键，输入数据后，按下提交键，储存修改数据。2.3.6 字段说明(1)项目：输入自定义之流水代号。层级：可依据输入之核决层级选择。(3)金额下限：输入核决权限之范围(开始)金额。(4)金额上限：输入核决权限之范围(结束)
11、金额。(5)状态:选择“启用”或停用状态。2.3.7 保存期限永久保存。2.4 记账摘要字典2.4.1 类别输出入屏幕。2.4.2 功能设定各费用类别核决主管之核决金额，供输入费用报销时，电脑判断应呈核之主管职级名称。2.4.3 使用部门会计部门。2.4.4 使用时机新增或金额异动时。2.4.5 使用方法新增：A.按下取消键，可将此屏幕关闭。1.1.1 关数据,按下提交键,储存新增数据。(2)查询：按下查询键，执行查询。(3)编辑：先执行查询程序，于欲修改字段按下编辑键，输入数据后，按下提交键，储存修改数据。删除：选中欲删除字段按下删除键，执行删除。1.1.6 字段说明(1)摘要代号：输入费用
12、类别代码。(2)中文名称：显示费用类别代码的中文名称。(3)机构名称：输入院区代号T。(4)常用注记：系统默认为“AAX”；停用注记为“N”。(5)分类：根据费用类别选择相对应的核决权限设定，以利电脑判断应呈核之主管职级名称。1.1.7 保存期限永久保存。2.5 一般费用报销申请2.5.1 类别输出屏幕。2.5.2 功能打印就源输入单据，作为一般费用报销申请单。2.5.3 使用部门各部门。2.5.4 使用时机输入一般费用报销数据或暂借款冲销后。2.5.5 使用方法按下保存键，直接打印。2.5.6 字段说明机构别：系统默认为“XXXXXX医院工付款方式：系统设定员工转存”、“电汇”、“银行代扣款
13、”、“不支付”、“支票”、“财政基本”、“财政项目”可供选择。(3)费用类别：依据一般费用报销款项类别选择。(4)检附合约:选择“有”或“无”。暂借款单号：点选欲冲销之暂借款单号。(6)联系电话：输入一般费用报销申请人联系方式。(7)说明信息：依据一般费用报销内容概括说明具体内容。(8)受款对象编号、领款对象编号：输入欲报销对象别的代号，并撷取厂商档或人事档之中文名称打印。(9)受款对象名称、领款对象名称：依据受款对象编号、领款对象编号系统撷取相对应之中文名称。(10)部门代号、部门名称：依据一般费用报销内容，输入成本部门代号,并撷取部门基本数据文件之成本部门中文名称打印。(11)发票号码：输
14、入并打印欲报销对应之发票号码。(12)金额：输入并打印欲报销之金额。2.5.7 作业流程一式一联，经办部门一主管核签(依照核决权限办理)一会计。2.6 一般费用报销查询2.6.1 类别输出入屏幕。2.6.2 功能查询已输入之保存费用报销数据。2.6.3 使用时机查询历史数据时。2.6.4 适用方法2.6.5 下历史查询键，输入查询起讫时间，按下查询键。(2)结束：按下离开键，结束作业。2.6.6 字段说明(1)本单编号：显示费用报销之本单编号。(2)部门代号、部门名称：显示费用报销之部门代号及部门名称。领款对象、领款对象名称：显示费用报销之领款对象代号及名称。(4)会计制票号：显示会计部门账务人员制单号码。(5)会计核决日：显示会计部门主管核决日期。(6)费用申请日：显示各部门一般费用报销人员开单日期。(7)费用种类：显示一般费用报销开单人员所选费用类别。(8)金额：显示一般费用报销之金额。说明：显示一般费用报销之说明信息。(10)余额：若为暂借款冲销，显示为未冲销金额；若仅为一般费用报销显示为0。
