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1、学院公文处理办法第一章总则第一条根据国家行政机关公文处理办法和党机关公文处理条例的规定，为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合学校实际，制定本办法。第二条学院的公文，是学校在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。此外，还包括部分外来公文。公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条学校领导及二级学院、直属学部、部门的负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。第五条党委办公室、院长办公室（以下简
2、称党办、院办）是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作并指导二级学院、直属学部、部门的公文处理工作。第六条党办、院办配备专职人员负责学校公文处理工作。第二章行文规范第七条行文应当确有必要，注重实效。第八条公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。学校主要公文种类有：（一）决定，适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销二级学院、直属学部、部门不适当的决定事项。（二）通知，适用于转批二级学院、直属学部、部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求二级学院、直属学部、部门办理和需要周知或者执行的事项，公布校内机构设置，任
3、免人员。（三）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况,答复上级机关的询问。（五）请示，适用于向上级机关请求指示、批准。（六）批复，适用于答复二级学院、直属学部、部门的请示事项。（七）意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。（A）函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。第十条党办和院办根据校党委和校行政授权，可以向党政各部门、
4、党总支、二级学院、直属学部行文。各二级学院、直属学部、部门在职权范围内可以相互行文和对下行文，发文责任人为发文单位负责人。除了党办、院办之外的学校其他职能部门和各二级学院、直属学部不得对校外单位正式行文。确有需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见的，必须以学校的名义按程序行文。第十一条除学校领导直接交代的事项外，不得以各二级学院、直属学部、部门名义向学校领导报送“请示”、“意见”和“报告”，应按程序交院办登记后处理。第十二条“请示”，应当一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。第三章公文格式第十
5、三条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印制时间等部分组成。（一）秘密公文应当在首页发文机关名称左上方标明“绝密”、“机密”或“秘密”字样；“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号。（二）紧急公文应当在首页发文机关名称左上标明“特急”或“急件”。（S）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主送机关发文字号。各二级学院、直属学部、部门的机关代字由党办、院办统一编定，各发文单位不得自行拟定。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。
6、其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。（A）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件序号和名称。（九）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。（十一）校发公文应当标注主题词。上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词，一份文件标引的主题词最多不超
7、过7个，主题词在公文的抄送栏之上顶格标注。（十二）校发公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和EFI制日期。第十四条公文用纸一般采用国际标准A4型（21Omn1.297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。校发公文格式纸共分三种：（一）以学校党委名义、以党委和行政联合名义或党办名义发出的公文一律使用“学院委员会文件”格式纸。（二）以学校行政名义向上级单位呈送的请示或报告，向校内发布的公文，以院办名义发出的公文一律使用“学院文件”格式纸。（S）以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，使用“学院”便笺纸。第十五条校发公文排版规格是：（一）公
8、文用纸天头（上白边）为37mm,左侧订口为28mm,版心尺寸为156225mm。（二）文字从左至右横写、横排。（S）公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。（四）正文用3号仿宋体字。每页排22行，每行排28字。（五）签发人、主送机关、附注用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，主题词用3号小标宋体字。第四章发文办理第十六条发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誉印、用印、登记、分发等程序。第十七条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实
9、，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）第三层为“1.”，第四层为“（I）”。（五）使用国家法定计量单位。（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字
10、外，应当使用阿拉伯数字。第十八条草拟公文，应使用标准文稿纸，用钢笔、蓝黑或碳黑墨水在装订线内书写，或用打印稿。在发文稿纸上需填写标题、附件名称、拟稿人等。拟稿部门负责人应按公文规范进行核稿，建议发送范围并签署姓名、日期，内容涉及其它职能部门的，由拟稿部门负责人与有关部门负责人协商、会签后送党办、院办；经协商仍有不同意见的，应在会签栏中说明，由党办、院办或校领导协调。公文初稿送党办、院办的时间一般应比要求发文的时间提前3个工作日以上。第十九条公文送校领导签发前，应当由党办、院办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，与学校总体工作和现
11、行规章制度有无冲突和重复，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。对不符合规范的公文退回拟稿部门修改。短文和急件在1个工作日内，长文或需要其它部门会签的文稿一般在2个工作日内审核完毕，党办、院办主任签署姓名、日期。公文未经党办、院办审核直接送校领导签发的，校领导可不予受理。第二十条以学校名义制发的上行文，由党委书记或院长签发；以学校名义制发的下行文或平行文，由党委书记或院长或按权限由分管校领导签发。第二十一条在校领导签发后，公文正式印制前，党办、院办应当进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。对需要上报的公文文稿，由
12、主办部门承办人校对后付印,然后持公文正式件到院办文书室盖章，并负责呈送有关单位。公文发出后，发现错误，应当及时追回更正。学校公文经打印和校对修改，要求文字准确率IOO%,编排美观，印刷字迹清晰，装订整齐。第五章收文办理第二十二条收文办理指党办、院办对收到的公文的办理过程，包括签收、审核、登记、拟办、批办、承办、催办、回收等程序。第二十三条凡收到上级机关或校外其他单位发送校党委、行政或党办、院办的公文，统一由院办文书室签收和启封，其他人不得启封；院办文书室启封后要进行核查，发现缺文、缺页、损毁等情况要及时与发文机关联系补发；上级及部门召开会议所发的公文，除明确发给与会人员的公文外,参加会议的我校
13、人员必须在会后及时地将全部公文原件交院办文书室；学校各部门、单位直接收到的上级机关公文，除仅与该部门、单位具体业务工作有关的公文外，必须及时地将全部公文原件交院办文书室统一处理。对各二级学院、直属学部和职能部门呈报的公文，党办、院办要进行审核，对符合本细则规定的公文，党办、院办提出拟办意见送主管领导阅示或交有关部门办理。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；涉及其他部门或二级学院、直属学部职权的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第二十四条院办文书室必须在收文当天登记所收公文,加盖文件收发专用章，填写收文编号和收文日期，按公文内容确定其属办件
14、或阅件，并在首页加贴公文办文单或公文传阅单，并于收文当天或次日送党办、院办主任阅批。紧急公文，应当明确办理时限。院办文书室应防止公文因错分、积压、丢失而延误审批或者办理。第二十五条党办、院办主任阅批时，提出拟办意见。须按公文内容和校领导工作分工确定送阅的校领导。须按公文的密级、内容和学校各部门（单位）的职责范围确定传阅范围和承办（包括主办、协办）部门（单位），密级公文不到部门，由部门负责人到院办文书室阅文。公文一般在两天内阅批完毕，短文当天阅批，急件随到随批。第二十六条承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位
15、职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回院办文书室并说明理由。第二十七条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请党办、院办或校领导协调或裁定。第二十八条送校领导批示或者交有关部门办理的公文,院办文书室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第二十九条承办部门（单位）应由专人负责接收传阅公文，并认真履行签收、登记手续，所收公文均须及时送部门负责人阅知，阅毕归还并附承办结果，办理注销手续；传阅公文力求迅速，每位领导和每个部门（单位）传阅公文停留时间一般不超过3天；公文的转
16、呈、转送均由院办文书室直接进行，领导之间、各部门之间及领导与部门之间，一般不直接转送公文；公文原件应保持完整，在承办、阅办文件时，不得直接在原文上涂划或签署意见，不得毁损、污损公文；各阅文对象要根据文件的密级和阅知范围做好保密和安全工作，不得自行复印公文。公文一般在15天内传递、办理完毕，急件按公文要求的时间办理完毕。所有审批、签字等均应使用符合存档要求的蓝黑或碳黑墨水钢笔或签字笔书写。第六章公文归档第三十条公文办理完毕后，应当根据档案法和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十一条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用
