费用报销审批管理规定.docx

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1、账务处理费用报销审批管理规定 一、报销审批签字问题1.问报销时是否一定要项目负责人本人审批? 答:是,报销时预约报销单一定需经项目负责人本人签 字方可确认支出,不可由其他人代为审批。2 .问:特殊情况下,经项目负责人口头授权,是否可以 代签?答:不可以。项目负责人签字是经费支出的唯一审批方 式,为保证各项经费支出的规范性和安全性,如有特 殊情况需临时更换项目负责人,建议项目负责人提供 纸质版负责人变更情况说明至财务处审批,情况 说明需加盖部门公章。3 .问:由于领导干部换届或其他正常人员变动导致经 费卡审批人/财务一支笔变更的情况,如何更换审批 人?答:因正常人员变动导致经费审批人/财务一支笔

2、更换 的情况,需提供纸质版经费审批人/财务一支笔变 更申请至财务处备案,备案后方可变更。二、发票审批签字问题4 .问报销时所有发票是否一定要盖章签字?答小余市内外差旅费报销所附票据,其他所有报销发票 每张发票上均需加盖实体部门院系或部门公章、项目 负责人签字/章、经办人签字/章,三者缺一不可。5 .问:若项目负责人本人为经办人,是否可以为同一人 签字?答:不可以,若项目负责人同时也是经办人,发票需项 目组其他成员作为经办人签字/章,不可仅一人签字/ 章。三、发票票面问题6 .问:发票开具什么内容才能报销?答为保证经济业务的真实性和客观性,发票内容应按 照实际购买情况如实开具,不得要求开票方填开

3、与实 际交易不符的内容。确系与行政管理相关的合理支出 均可以报销。7 .问:自2017年7月1日后开具增值税普通发票 是否要填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用 代码?答:是。根据国家税务总局2017年发布的第16号 关于增值税发票开具有关问题的公告要求,自2017年7月1日起,购买方为企业的,索取增值 税普通发票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一 社会信用代码;销售方为其开具增值税普通发票时, 应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人 识别号或统一社会信用代码。8 .问:用于报销的票据上加盖的印章有什么特殊规定? 答:根据规定,税局监制的发票加盖与开票单位名称一 致的发票专用章;财

4、政部监制的票据加盖与开票单 位名称一致的财务专用章。若印章名称与开票单 位名称不符,则应联系开票单位重开发票。温馨提示: 报销前,请按规定确认发票是否加盖正确印章,容易 遗盖印章票据:代开发票、停车费定额发票等。9 .问:如果待报销的票据不小心遗失,应该如何处理? 答:如果待报销的票据遗失,应请票据开具单位在票据 存根联复印件上加盖开票单位的发票专用章或财务 专用章,经财务处审批后方可报销。温馨提示:若增 值税专用发票发生遗失,应按税务局的具体规定采取 刊登遗失声明等措施不可按上述方式进行处理。10 .问:开具的发票内容含充值二字时是否可以报 销?答:不可以。带有预付款性质的充值类发票不可以用

5、于 报销,如移动通讯费充值、燃油费充值、公交卡充值 等。四、网购票据、电子票据问题I1.问:网络购物报销时,是否一定需要网购清单? 答:不一定,以下两种情况必须附网购清单:(1)所有开票单位在异地的发票(包括大型电商,如京东、当当、卓越、T 店等),必须附网购清单;(2)票面未注明购买明细内容的发票z必须附网购 清单。12 .问:是否可以使用电子发票报销?答:是。电子发票可以报销,经办人必须在发票背面标 注本人承诺此发票不重复报销并签名。五、异地发票报销问题13 .问:异地发票是如何认定的?是否可以报销? 答:以下两种情况可以报销:(1 )出差期间产生的与出差相关的发票,应随差旅 费一同报销;

6、(2)由于网购或邮寄产生的异地发票(包括大型电 商,如京东、当当、卓越、一号店等),需要附网络 订单或发货清单方可报销。六、公务卡结算问题14 .问:什么情况下使用公务卡结算?答:凡在公务卡结算范围内的公务支出,原则上应使用 公务卡支付或对公转账方式结算。15 .问:若因特殊原因,未使用公务卡进行结算,是否 可以报销?答:因特殊原因未使用公务卡进行结算,在报账时需据 实进行相关说明,经项目负责人签字同意后方可报销。16 .问:出租车、加油站等无法使用公务卡结算的票据, 是否可以报销?答:可以。出租车打车票据、地铁票据、加油票据等由 于特殊原因无法进行刷卡结算行为,可直接报销。七、办公用品、图书

7、资料费报销问题17 .问:购买办公用品时,发票内容开成了 商品、用 品、日用品,应该如何报销?答:在同时满足以下两个条件时,可以报销:(1)需附上购货清单;(2)购物清单内容是行政管理等相关的合理支出。18 .问:若确实购买了图书,但开票单位不为书店应该 如何报销?答:若购买图书的开票单位不为书店而为文化传播公 司、贸易公司、超市等,为确保经济业务的真实性, 报销时不管金额大小均需额外提供网购订单或开票单 位开具的明细清单。八、印刷费、版面费、出版费报销问题19 .问:报销印刷费,对发票票面有何要求?答:报销印刷费等发票时,单张500元及以上金额的 普通发票需提供对方单位开具的明细清单,单张

8、500元以下发票,需于发票背面写明打印内容。20 .问:报销版面费时,是否要提供版面费通知? 答:是,版面费报销,1000元以下直接支出、IoOO元 及以上借款转账、1000元及以上借款冲账时,均需 提供版面费通知。21 .问:国外版面费用如何报销?答:国外版面费用可通过以下两种方式报销:(1)通过财务处外汇支付;(2 )自行支付,报销时提供发票、版面通知、支付 记录。22 .问:报销出版费时,是否要提供出版合同? 答:是。报销出版费,不管金额多少均需提供甲乙双方 签字盖章的出版合同,所有出版合同均需上级归口职 能部门签字。九、咨询费报销问题23 .问:咨询费如何报销?答:法律事务咨询费、审计

9、咨询费、基建修缮咨询费等 须凭发票报销,专家咨询费等需通过酬金系统发放。十、市内交通费报销问题24 .问:ETC通行费票据如何报销? 答:ETC报销时需同时提供发票、与发票金额时间相符 的ETC通行记录。25 .问:租车费如何报销?答:可以,报销时需提供租车协议。十一、固定资产、专用材料费报销问题26 .问:报销设备款需要什么材料?答:需提供原始发票、固定资产验收单(红色第三联 购置协议/合同。温馨提示:(1)1万元及以上设备购置需签订协议,3万元及 以上设备购置需签订合同,同时合同需设备处盖章签 字:(2)固定资产报销时,报销项目号须与验收单上项 目号一致。27 .问:何种情况下购置图书属于

10、固定资产?答:单册或单套单价人民币500元及以上图书资料, 需由专门人员验收固定资产后到财务处报销,报销时 需提供固定资产图书验收单。十二、维修费、委托业务费报销问题28 .问:维修费如何报销?答:发票上明确注明维修材料费用的,如修理电脑、复 印机、实验室仪器设备等需用的配件与费用,需至设 备处审核盖维修不入账”章后,方可至财务处报销。29 .问:修缮装潢费用如何报销?答赊后勤保障部外,其他部门修缮装潢费用需签报后 勤保障部,报销时发票需经后勤保障部盖章签字后随 同签报一同报销。30 .问:委托业务费如何报销?答:发票上明确注明外协加工或测试费用,或软件使用 许可等知识产权费用的,需至设备处审

11、核盖测试、 服务费用不入账章后,方可至财务处报销。十三、国内差旅费报销问题31 .问:差旅费的审批人由何人签字审批?答:差旅费审批人为项目负责人本人,若出差人与项目 负责人为同一人,则审批人需为项目组其他成员或财 A? -Ar 夯一文毛。32 .问:超规定标准乘坐交通工具的,如何报销?答:均应按规定标准乘坐交通工具。超过规定标准和要 求乘坐交通工具的,按规定等级乘坐交通工具费用标 准报销,超支部分由个人自理。33 .问:因公务发生的自驾车(含汽车租赁自驾和私车 公用租车相关费用,如加油费、路桥费、停车费 等,如何报销?答:根据工作需要,确需自驾车或者租车前往的,经所 在单位负责人批准,租车费可

12、以凭租车合同、租车发 票据实报销,发生的汽油费、过路过桥费和停车费凭 据报销,不再给予交通补助。34 .问:因特殊情况,城市间交通费票据的行程不完整、 不连贯,如何报销交通费?答:按规定,出差途中各段行程城市间交通费票据应保 持连续、完整。因特殊情况导致城市间交通费票据不 连续或不完整,申请报销伙食补助费和市内交通费时, 分以下情况处理:对方负担全部或部分城市间交通费用、能提供住宿 费发票和相关会议通知、培训通知、邀请函或对方出 具的有效证明的,可按规定标准发放伙食补助费和市 内交通费;其他情况须书面说明导致票据不完整或不连续的原 因等信息,经所在单位负责人审批同意后,可按规定 标准发放伙食补

13、助费和市内交通费。35 .问:出差乘坐飞机,在报销时需提供哪些机票报销凭据?答:(1)机票(即蓝色电子客票行程单);(2)无机票(例如通过电商平台购票时已勾选需 要发票”)情况下,需同时提供发票及电商平台的网 上购票订单,或者与售票方签订的合同或协议,两者 缺一不可;36 .问:出差过程中,往返驻地和机场(火车站、码头) 的交通费发票如何报销?答:市内交通补助按照出差时间(包括在途期间)的自 然(日历)天数计算,每人每天80元包干使用;往 返驻地和机场(火车站、码头)的市内交通费用若多 于80元,可凭发票实报实销,但不再领取当次行程 的交通补助。37 .问:丢失火车票或飞机票是否可以用支付记录及购 买截图报销票款?答:丢失火车票或飞机票,不予报销票款。支付记录及 购买截图只能作为计算补助报销差旅期间其他费用的 依据。38 .问:出差过程中发生的图书、办公用品等费用如何 报销?答:发生图书、办公用品等费用,须同差旅费用一同报 销,不得单独报销。如果差旅费由邀请方承担,或者 差旅费已另行报销,经单位负责人审批同意,凭出差 人本人的刷卡小票、商店自动打印清单及情况说明报 销相关费用。十四、暂借款报销问题39 .问:借款人与审批人可否为一人?答:不可以,借款审批人为项目负责人本人,如借款 人也是项目负责人,则需院系财务一支笔在审批人处 签字/章。借款单填写时借款人需同时提供工号或学 号。

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