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1、1目的通过对本部门文件的管理和控制，确保本部门文件在分类、编号、立档、保存、收发、更改、销毁过程中都能得到有效控制，最大限度地维护公司权益。2范围文件会签表会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期行政部研发中心财务部营销中心生产部品质部物资部文件修改记录修改单号修改页码修改状态修改人审核人批准人生效日期本制度适用于销售部及服务部文件的管理和控制。3说明根据公司管理制度的调整，销售部将适时对本制度做出调整。4职责4.1 销售部和服务部负责本部门相关文件的编制、使用。4.2 销售部负责文件的集中归档及管理。4.3 文件分类1 .3.1销售部文件分为:销售合同、出库单/退库单、评审表、生产计划、对帐
2、单、货运发货单、发货通知单；4 .3.2服务部文件分为：售后服务登记表、产品维修服务单、产品故障维修统计表、客户投诉登记表。4.4 文件管理规范4.4.1 销售部A）销售合同：以事业部为单位，按年份分类，次年第一个月用文件二页保护袋装好,永久保存；B）出库单/退库单：以事业部为单位，按年份分类，次年的第一个月内将所有出库单/退库单按合同编号放入该销售合同的文件夹内，永久保存；C）评审表：按年分类，次年第一个月用铁装订夹装订好,保存期为二年；D）生产计划：按年分类，次年第一个月用铁装订夹装订好,保存期为二年；E）对帐单：按各销售单位分类，次年的第一个月用档案袋封存，永久保存；F）货运发货单:按时间顺序放入文件夹中,保存期为半年；G）发货通知单：按年分类，次年第一个月用铁装订夹装订好,保存期为二年；4.4.2 服务部服务部所有文件均按时间顺序，次年的第一个月按文件名称不同用档案袋封存,永久保存；4.5 文件保管4.5.1所有文件均由销售部指定专人保管，并在相应位置放置文件借阅登记卡；4.5.2凡需查询档案资料的，必须经销售部同意，严禁任何人私自翻阅。借阅时保管人员需在文件借阅登记卡上登记。档案管理人员不得以任何形式泄露档案内容;5质量记录5.1文件借阅登记卡
