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1、一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地疼惜及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动干脆形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）o结案后刚好归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理批阅后归档。3、一项工作由几
2、个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作支配、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。2、归档的
3、文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区分不同状况进行排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后：其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清楚。五、档案管理人员职责1、依据有关规定做好文件
4、材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、依据归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪遵遵守法律律、忠于职守，努力维护公司档案的完整与平安。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发觉损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必需严格保密，不准泄露档案材料内容，如发觉遗失必需刚好汇报，追求责任。4、不准拆卷及随意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得随意摘抄或复制案卷内容，如确有须要，必需经领导批准才能摘抄或复制。5、必需疼惜档案，保持整齐，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必需专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起起先执行。
