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1、高校办公室管理工作存在的问题及对策建议思考高校办公室坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入学习贯彻党的十九大和十九届历次全会精神,牢固树立新发展理念，综合承接上级部门指示，综合协调处理学校行政事务，积极履行自身职责，发挥综合协调服务保障作用。新形势下，高校办公室在管理上面临着新问题、新挑战，能否在复杂的大背景下充分发挥办公室的职能作用，取决于办公室工作人员的综合能力，其综合能力会直接影响办公室工作的具体运转，从而影响到整个学校的工作效率与工作质量。一、高校办公室管理工作存在的问题（一）综合素质不高，自身定位不准。高校办公室作为高校机关的服务部门，是联系各个部门的枢纽机构，对于工作人
2、员的综合素质要求非常高，需要其具备熟练的技术业务能力、良好的人际沟通能力以及先进的业务管理能力。办公室工作人员的大部分时间忙于处理会务、接待、收发文等复杂琐碎的事情，难以进行系统的专业培训和理论学习，疏于学习，自然会影响个人综合素质的提高。部分办公人员在掌握了一定的专业办公技能知识以后，便不重视对办公领域的创新学习，缺乏自主学习能力，不能正确掌握当今新形势下对高校办公室的新要求，导致自身综合素质的发展停滞不前。办公室作为服务部门，领导的参谋助手，办公室工作人员应当提高自身的工作站位，立足新发展阶段，站在学校发展的大局去思考和谋划，不能被动地完成领导交代的任务，需要去思考自己以后的工作应该怎么做
3、，要有正确定位。（二）缺乏创新精神，服务意识不强。目前，高校办公室的管理理念是在长期工作中形成的固定模式，办公室工作人员基本上根据会议、文件和领导安排来完成自己的工作。往往在一定程度上忽视了管理人员本身的创造力和想象力，导致其办事效率低，从而严重地影响了办公室的管理。同时办公室工作涉及的范围比较广，日常工作事务比较繁琐，除了行政管理外还包括收发公文、会务接待、撰写文稿、后勤服务保障、信息宣传公开等。一般而言，办公室工作任务的流程较为一致，因此大部分办公人员熟悉流程后就会按照以往的规章制度办事，难以发挥创新精神提高工作效率。在日常工作中，办公室工作人员只是意识到要为上级领导进行服务，往往忽略了对
4、广大师生和群众的服务，这样做并不利于高校行政管理体系的建设，只会导致基层和师生工作的不配合，从而增加行政工作和高校管理的难度。此外办公室人员有时会因为突发情况加班加点，容易产生不良情绪，整体服务意识还有待提高。（三）档案意识薄弱，设施建设滞后。在高校办公室档案管理工作中，因为档案管理工作的成绩不是特别明显，所以往往被办公人员忽视。各部门都没有设置专门的档案人员,基本都是兼职档案员。而兼职档案员的专业化程度、业务水平偏低，责任意识不明确，技术不到位，此外工作中其他事情也会分散兼职档案员的精力、时间，导致高校档案管理工作不及时、交接不规范、归档、整理文件不符合要求，有时候会出现遗失文件、缺少资料的
5、重大错误。新形势下高校办公室档案管理工作的目标，是对基础设施的建设以及档案软件的更新、使用，并提出了更高标准的要求。而部分学校档案馆的基础设施建设不完善、档案馆经费预算少，难以满足档案管理技术和设备现代化的要求，在一定程度上严重阻碍了档案管理工作的开展。二、推进高校办公室管理的有效途径高校办公室是学校的服务、发展战略引领和督导部门,为了充分发挥办公室的综合协调和参谋助手的职能，从而保障各类工作的正常有序开展，办公室需要制定健全和完善的规章制度，主要应从下面几个方面做起：（一）加强自身学习，不断夯实履职基础。在高校办公室管理工作中，办公室工作人员首先需要具备较高政治素养和学习习惯，完善自己的知识
6、体系。坚持把加强学习、提升素质作为新时代做好办公室工作的首要前提。因此，办公室方面要有针对性地采取措施来逐步提升全体工作人员的素质。首先，可以通过参加党支部会议、组织开展学习交流会、定期参加提高专业技术能力的培训等多种途径，认真学习党的路线、方针、政策，强化高校教育政策理论、行政工作实务、语言表达、文字撰写、统筹策划等知识的学习，不断更新工作理念，提升办公室工作人员落实各项工作和推动新时代教育事业改革发展的能力和水平，从而促进学校的有效发展。其次，办公室人员需要培养综合能力，需要随时关注学校的发展情况，及时收集师生反馈的意见和建议，为学校的高质量发展建言献策，充分发挥参谋助手的积极作用。此外，
7、办公室工作人员应该培养随机应变的能力，当遇到紧急突发事件时，需要工作人员及时提出解决方法，有效地解决问题。（二）增强服务意识，充分发挥参谋职能。在新时代背景下，高校的不断发展主要集中在教育教学与科研两个方面。高校办公室需要增强服务意识，创新思想观念，以便于开展调查研究，充分发挥中心枢纽的优势，积极为领导决策提供咨询建议，为学校的改革发展提出较为全面、系统、完善的意见建议。更好地推动高校这两项工作的正常开展。办公室作为学校宏观的、战略性的、综合性的发展规划和决策咨询机构，应坚持以高校教育发展理论政策为指导，紧贴学校中心任务和中心工作，把开展调查研究作为根本着眼点。同时,高校办公室作为各个二级学院
8、之间沟通联系的枢纽，要学会总结、分析办公室管理工作的规律，努力增强工作的积极性和主动性。还要学会科学地规划工作，增强工作的计划性,提前预判工作中可能会出现的各种困难和问题并想好相应的对策，掌握好工作的主动权，强化服务全局的意识，让办公室的服务职能延伸到高校的教育教学、科研的方方面面,深入到广大师生员工的工作、学习和生活当中，这样才能更好地推动上传下达以及沟通群众与领导关系等各方面工作的开展。（三）强化调查研究，服务学校办学大局。为进一步发挥服务职能作用，紧紧围绕教学中心工作和各项重点工作,办公人员要勇于开拓创新，在处理好日常事务的同时，坚持把调研作为重要的工作方法、工作内容，坚决杜绝闭门造车的
9、现象。结合解放思想大讨论活动的开展，深入到教学、管理、科研等教育教学一线和师生生活中开展调研，收集各类重要信息，增加对校情的了解与把握，准确掌握校园热点、师生思想动态，增强工作的准确性与预见性。坚持问题导向,真切了解师生、了解需求、了解问题，提出针对性的意见和建议供领导决策参考，努力为解决学校发展面临的实际问题建言献策。要坚持走出校门，学会借鉴先进管理理念和成功经验，创新部门工作方式方法，提高工作效率，努力服务学校事业高质量发展。（四）推行精细化服务，提升服务保障水平。高校办公室想要切实完善制度建设、提高自身的服务质量与效率，就要改变以往的经验式、随意性管理模式和观念，树立起精细化的管理思想和
10、意识，强化管理，凝聚办公室团队整体的力量，加强办公室干部队伍建设，这样才能在优化办公室管理的同时确保理想的工作成效。办公人员应该清楚地认识到精细化的管理是提高办公室工作效率和质量的重要保障。通过实施精细化的管理方法，坚持以学校的大局为核心，制定科学、合理和系统的管理实施准则，形成加强协作、沟通配合的工作格局，促使精细化管理得到落实。除此之外，办公人员必须养成精益求精、求真务实的良好工作服务习惯，这样才能更好地开展精细化的工作。（五）强化岗位意识，认真完成各项工作。L高质高效处理公文，严格规范档案管理。高校办公室的各种文件和档案资料都至关重要，这就需要从事档案管理的办公人员能够熟练地运用现代化的
11、办公设备和各种软件来进行档案的整理、归档，从整体上提升高校办公室对档案管理的质量，从而保障档案管理的安全性。通过落实专人负责办公室收文、发文、运转、校核等工作，利用OA办公系统，及时规范地做好上级来文接收、登记、传阅以及发文审核等各级各类公文处理工作。此外，办公自动化虽然能为各项工作的开展带来极大便利，但是也存在一定的网络信息安全风险，比如重要信息的丢失或泄露。因此，在日常工作中，需要安排专业的工作人员对办公室网络系统的基础设备、硬件、软件等进行日常维护和安全管理。与此同时，办公人员也要强化信息安全意识，充分认识到信息安全的重要性，加强对信息安全防护技术的应用，承担网络信息安全的责任。强化对学
12、校发文及上报材料内容的把关，做到内容准确、完整，格式合乎规范要求；及时归类整理各类上报材料及相关电子文件资料;第一时间发布有关全校性通知、文件，扩大师生的知情权；学校行政印鉴及校长印鉴由专人管理，实行使用审批及登记制度。加强保密工作，提升档案信息化、数字化管理水平；做好全校档案的收集、整理、保管、统计和提供及利用工作，在日常工作中确定专人，按照档案门类进行整理，归档。2.精益求精撰写文稿，稳妥扎实会务接待。高校办公室在撰写各类文稿的过程中，应坚持把适合领导的意见决策作为撰写文稿的基本要求，同时积极参与调研，不断研究时政和领导关注的热点，强化精品意识，善于捕捉重要信息，立足全局，掌握工作动态，及
13、时跟进领导的工作安排，在文字撰写中杜绝细小错误的出现，起草的文稿要充分体现领导决策的深度和广度，体现对学校工作的决策性和指导性。此外在文字撰写中要坚持立足高校教育发展的新形势，适应学校改革发展新目标，结合校情开展文字写作，坚持做到起草前认真学习研究上级最新的文件精神、领导讲话和理论研究成果，深入调查研究；起草中强化质量意识，将内容做实，认真思谋修改；起草后严格审核把关，精益求精、重点突出、条理清楚、文字精练、准确无误。严格实行会议室申请审批制度，确保会议室有序运转；扎实做好会务工作。将会务管理、公务接待、用餐管理、用车管理等主要工作置于办公自动化系统平台进行操作，科学规范办会程序，周密详细地制
14、定会议方案,准确高效落实会议分工，严格细致做好会前检查，超前主动做好会场服务，力求实效抓好会后督查。在通知发放、会议材料、议程确定、会场准备、会前签到、会议组织、会议记录等办会环节，积极主动与校领导、相关部门联系对接，落实到位，强化会议决议及领导指示交办事项的督办落实。3.严格规范日常事务，认真执行各项制度。协助校领导做好学校活动日程的安排，安排好校领导的公务活动，规范学校日常行政事务，安排好学校公务接待及办理公务出访等外事工作；做好学校与上级部门及相关单位的联系、沟通与协调工作，准确、及时把握各类、各种情况、信息，为校领导决策提供精准的实情资料，切实发挥好承上启下的“桥梁”作用。按照规定和标
15、准开展派车、用餐、会务接待等事务工作，详细做好台账纪录，把守纪律的要求贯穿到高校办公室工作的各个方面。严格执行学校财务制度，规范财务行为，做好办公室的经费预算和日常经费的管理，按照规定权限办理经费审核、审批工作，规范办公用品、宣传用品、接待用品的采购使用。积极做好节假日值班调度工作，安排值守人员做好节假日期间的各项事务处理和外单位来电来访记录。三、结语通过上述方法来提高管理效能的同时，高校办公室还应该紧紧围绕学校的改革和发展，积极适应教育发展新形势，加强自身建设，做好长远规划，高效履行中枢机构职能，全面提振干事创业精气神，充分发挥办公室的主动性和创造性,全力做好统筹协调和服务保障，着力提升部门服务于满足学校行政高效、教育教学创新、师生员工需求的整体实力和水平，不断推动学校各项事业开启新征程。
