2023年办公室系统业务培训班讲稿:谈谈文字材料起草工作.docx
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1、2023年办公室系统业务培训班讲稿:谈谈文字材料起草工作之前也在一些场合给写文字材料的人讲过,怎么起草好材料。这次给大家讲,侧重点不一样。我感觉在座的分管领导可能是指导的多些、亲自动笔的少些,办公室主任也许是一半写、一半不写,有时候写、有时候不写。希望通过今天的授课,提高大家对材料的评价标准,看材料的眼光更高些,达到两个效果:一是严格指导把关各类材料,做到“工作有亮点、材料有体现”;二是培养引导本单位出更多的材料写作人才,提高以文辅政的能力水平,助力万宁高质量发展。主要讲五个方面的内容。一、要高度重视文字材料工作(一)要解决思想不重视的问题。总的感觉,当前一些部门认识上有误区,对文字材料的重视
2、不够,认为把业务工作干好就行了。我们为什么要重视文字材料:一方面,文字材料是部门与部门之间公事往来必不可少的媒介。如果在文字材料中,要开展什么工作都说不清楚,影响了沟通效率,就会导致工作大打折扣。另一方面,文字材料也是本级部门向上级部门、上级领导汇报工作的重要手段。工作干得再出色,如果不能很好地概括和提炼亮点,写成了流水账,让上级部门、上级领导看得云里雾里,就会非常可惜。所以,我们要把文字材料工作等同于业务工作的重要性来看,就像人要有两条腿一样,才能正常行走。(二)要解决写作队伍不强的问题。有的单位领导说,我也知道文字材料很重要,但是找不到人来写。人怎么来?靠发现和培养。怎么发现能写的人?首先
3、,文字材料工作不看学历专业、不分男女老少,只要用心,方法得当,都能写出合格的文字材料。其次,哪些人会更容易进入状态?跟篮球队选拔球员要身高190厘米以上,而体操运动员一般160厘米左右,有些干部具备的一些特质,会更适应写材料。比如,责任心驱动(服从工作安排、能够随时加班)、学历较高(学习能力强)、学生时代作文被当过范文(有写作基础)、逻辑思维严谨(问题导向较强)、杂家(喜欢涉猎各种知识)。重点还是要靠培养。怎么培养写作的人?一方面要言传身教。重大材料分管领导要带着办公室主任和写作骨干一起研究,不能一味地甩手丢下去,特别是新手多,不熟悉情况,就会耽误时间,影响工作。另一方面要严格要求。短时间内,
4、让新手了解单位乃至全市工作情况,几种常用的材料怎么写,就要压任务给他们,而不是要等一年半载,把人给荒废了。刚开始,时间要服从质量,一些不那么紧急、常规的材料,可以给他们练练手。培养人还要靠好的机制,要奖优罚劣,树立导向。干得好的年度考核评优、优先晋级提拔;干得不好、态度还差的,及时警示,直至调整岗位。个人认为除了两办等综合部门外,一般部门除了办公室主任,要有1-2人比较专于负责文字材料工作,大部门2-3人。二、文字材料起草的几个步骤(一)接受任务。有周期常规性材料(如年初部署、年底总结等)、突发随机性材料(上级检查、专项活动等)。周期性的要提前准备谋划,不要等领导要求,或者时间快到了,才匆忙开
5、始。(二)确定主题。要清楚这个材料是用来干嘛的?向上汇报还是向下部署?有些材料接受任务时候就知道主题,但有些不那么明晰,比如作经验介绍,要围绕哪些方面?最好能跟领导沟通再着手,避免推倒重来。(三)拟定提纲。不论文章长短,提纲必不可少,特别是大材料,用来统一想法,免得写着七零八落,甚至离题。一般不超过三级标题,最后哪级标题要写什么内容,可以标注关键词来提醒,以免遗漏。(四)充实内容。内容是要对应标题来写的。一个小标题下的内容可以是并列关系,也可以是递进关系,一件事一件事来写,条理要清楚。现在都提倡短文,要多些结果性表述,多用数据和事例说话。写的时候要一气呵成,不要死磕在一个地方。(五)修改打磨。
6、成文后要回过头来,一字一句地看。不要提一些不切实际的目标任务,不要有语句上的硬伤、数据上的错误,甚至出现错别字等问题。事关几年的长远规划和工作报告,还要反复征求意见完善。三、几种常见文稿写法(一)报告总结类文稿。比如各级党代会的报告、各级党委全会的工作报告、各级人代会的政府工作报告,各地各单位的工作总结、工作报告等。这类文稿的写法是:第一部分,一般是总结工作,包括做法、成效、体会、存在的不足等。第二部分,分析面临的形势、提出指导思想、目标等。第三部分,今后的工作任务。第四部分,加强党的建设或关于加强组织领导、狠抓落实的要求。注意事项:一是开头段表述要新,紧跟形势,有时候看到一些部门总结开头,明
7、显感觉是一直沿用下来的。二是总结成绩要用数据说话,全面又要突出重点。写不足要表述到位。三是下一步要精炼简要,有干货,不能都是虚的。(二)专项部署类文稿。这类文稿用得还比较多。一般结构是:第一部分,开展这项工作的重大意义(可融合成绩和不足来写)。第二部分,具体目标和工作任务(要抓好的几项重点工作)。第三部分,加强组织领导,明确责任分工,强化队伍建设,抓好督导落实等要求。也就是常说的“三段论”。比如我们年初召开的2023年政法、农业农村、组织、宣传、统战工作会议,就是这类。注意事项:一是如果就一项工作来部署,分管领导和主要领导要怎么说,会不会说得重复?分管领导做的部署可以比较全面,主要领导则聚焦几
8、个重点领域,讲问题讲事例,这样就不会大幅重复。二是部署会要看是不是有阶段性推进,只开一次的部署会和经常开的推进会,写法不一样。比如像年初的部署会、主题教育部署会之类的开一次,就可以说得大些。但是如果每个季度都有推进会,就要说得细了。要把各个阶段中央、省和市不同的要求,推进过程中发现的问题和解决措施写进来,不能一个稿子用了一年四季。(三)工作汇报类文稿。即下级向上级汇报,比如你们向上级部门或者向上级检查组汇报工作,都是这种类型。基本结构是:第一部分,汇报开展工作成效,要尽量突出本地本部门有特色、有亮点的做法。第二部分,谈存在问题和不足,虽然是讲问题,但也要让上级看到我们对这些问题是采取了措施、作
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