地产股份有限公司设计合同管理作业指引.docx

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1、地产股份有限公司设计合同管理作业指引一、作业指引目的规范公司设计合同管理,避免经济纠纷,减少法律风险,使合同的订立、履行有章可依。二、适用范围适用于公司下属所有项目设计外委合同管理工作。三、职责3.1设计管理部/总工室3.1.1负责编制设计合同,并在过程中与设计单位(师)进行洽谈;3.L2组织设计合同评审;3.1.3组织设计合同的签订,并负责全过程跟踪;3. 1.4设计合同归档。3.2相关部门3. 2.1参与设计合同评审;4. 2.2按责权手册审核设计请款。四、关键活动描述4.1 标准化设计合同管理4.1.1 为规范及方便设计管理人员编制设计合同,由集团总部牵头组织编制标准化设计合同,总工室/

2、设计管理部配合并实施经审批后的设计合同范本。4.1.2 标准化合同范本一经确定不得随意更改,集团总部定期组织相关业务部门对标准化设计合同进行审核并优化,优化程序需按照建立的审核审批程序进行。4.2 设计合同洽谈、签订与跟踪5. 2.1设计部门根据需要提交外委设计申请,经相关领导批准后选择外部设计单位,具体操作要求及程序见设计供方选择与管理作业指引;确定中标单位之后,由设计部门发放中标通知书,并开始编制设计合同,编制过程中应与中标单位就相关条款进行洽谈。合同洽谈过程中需:1)遵守专业设计招标文件、中标方投标文件、答疑会书面记录及最终投标文件的内容;2)明确设计范围、深度、数量和验收标准;3)明确

3、设计成果的完成时间(必要时,约定分阶段设计文件的提交时间和甲方的审定时间等),原则上,应满足工程项目的设计报建、审查和工程总进度计划:4)明确双方的责任和义务,明确双方设计协调工作流程;5)明确合同的单价、总价和付款方式(争取在同等设计条件下,尽可能降低设计单价;注意灵活处理合同预付款的方式:处理好境内外结算方式同设计进度的关系;完税发票等事宜);6)细致审核额外条款(结合设计范围),争取更有利的额外设计服务。4. 2.2设计管理部/总工室将双方洽谈达成一致的设计合同经部门主管领导审核后,组织核算部、工程部、法务等相关部门进行合同评审。按照责权手册由相关领导审批确定后,由集团公司法人代表授权相

4、关人员代理签订该设计合同。双方签字盖章后,文员将原件正本送行政部门,副本在本部门存档备查。4.2.3合同正式签订后,项目负责人应结合项目设计进度计划,组织有关方面进行设计合同交底。依据设计合同,相互促进、相互约束,进行全过程的设计协调、监控和管理。4.2.4在合同管理过程中,按计划、分阶段检查设计单位(师)的工作进展情况:1)组织有关技术支持单位对设计文件的深度和质量进行审查,对其技术缺陷和不足,应提出书面批评和问责,限期整改;如存在重大技术问题,对于所造成的损失,严肃提出相应的索赔;2)对由于设计单位(师)提交设计成果的时间拖延,严重影响项目整体设计进度和工程建设进度的情况,要书面提出问责,

5、并以其违约处理;3)在每次设计协调会议中,需要根据不同情况,向合同有关方强调应引起重视的合同条款,双方的责任和义务及违约条件等。以合同为法律依据,督促合同有关方面设计工作有效、顺利和正常进行;4)按设计合同付款,有效的控制设计节奏。对于合作较好的设计单位(师)(信誉和水平较佳),为了保证总体设计进度,设计主管领导可预先安排设计阶段性请款程序;对于在重要条款方面具有违约情况的设计单位(师),设计部门可延缓或暂停其设计请款程序,督促其在设计质量、进度等方面满足合同要求:5)在合同管理各阶段和设计协调会议,要建立相应的设计文件收发记录、会议纪要等可供追溯证明和依据,为合同管理和协调提供有利条件。6)对于设计合同实施过程中,设计质量较差、进度拖拉、设计配合不主动、经常扯皮、推诿责任的设计单位,经项目负责人提出、部门领导综合评审确定,可将该设计单位(师)从部门编制的设计单位(师)名录中删除。4.3设计合同归档4.3.1设计部门负责设计合同的分类、装订、存档工作。4.3.2设计部门负责设计合同的评审和请款工作,并负责定期更新部门设计单位(师)名录。五、支持性文件5.1 流程及作业指引5.1.1 设计供方选择与管理作业指引5.2 表单及模板无

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