文秘必备日常工作会议流程.docx
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1、文秘必备日常工作会议流程组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一,日常工作会议也是一门高校问,下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。日常工作会议主要流程:会后工作。提到了会中工作所要留意的几个事项,详情请阅读本文。1.会议文件资料的立卷归档1)会议文件的收集整理工作确定会议文件的收集范围。选择收集会议文件的渠道。运用收集文件的不同方法。2)会议文件的立卷归档把会议过程中的一整套材料,包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等,进展分类立卷归档。2 .会议经费结算工作收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。应在会议
2、通知或预订表格中具体注明收费的标准和方法。应注明与会人员可接受的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。如用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等。开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序,不能出任何过失。假如有些工程无法开具正式发票时,应与会议代表协商,开具收据或证明。(2)在订购各种设备和享受效劳时,应驾驭付款的方法和时间。3 .支配与会人员返程案例天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列扮装品的洽谈订货会。秘书初萌负责支配与会人员的返程工作,初萌想先解决简洁预订的近处与会者的车票问题,再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题,而且她想当然地认为,只要为大
3、家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果,局部代表因不能刚好拿到返程的车、机票而对主办方特别不满。有些代表拿到票后,又要求更换车票或退票,结果闹得大家不欢而散,使洽谈订货会的工作成果大打折扣。分析会议完毕并不意味着会议工作就完毕了,有外部人员参加的会议应依据会议的长短、外部与会人数多少等状况及早支配好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作,主要包括以下两点1 .提早做好与会者的票务登记预订工作应依据会期长短、外地与会人数多少等实际状况和人员的返程事宜,及早支配好外地与会者的行程。要事先了解外地与会人员对时间支配、交通工具的要求,敬重他们的意愿。一般状况下,要按先远后近的次序支配返程机票、车票的预
4、订事宜,要驾驭交通工具的航班、车次等状况,尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系,提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。(4)届时应编制与会者离开的时辰表,支配好送行车辆,派人将外地与会人员送到机场、车站、港口,待他们乘坐的交通工具起程后再返回,如有必要,还应支配有关领导同志为与会人员送行。2 .帮助与会者提前做好返程准备提示与会者刚好归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。(2)提示与会者刚好与会务组结清各种账目,开好发票收据。(3)帮助与会者检查、清退房间,幸免遗忘各种物品。(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品,以备急需。(5)帮助局部与会者托运大件物品。4 .会议总结总结
5、工作要以科学的绩效考评标准为指导。绩效考评标准是指对会议工作人员绩效的数量和质量进展评价的准那么,它应具有完整性、协调性和比例性。(1)会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务书的内容逐条参照检查。总结工作的方法如下。检查会议目标的实现状况。检查各个小组的分工执行状况。将员工自我总结和集体总结相结合。以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的(2)确定会议效果的主要因素有以下几个。是否具有召开会议的必要。会议准备得是否充分。议程是否科学合理。主持人的实力水平。是否严格限制了会议人数。与会人数是否到达了有效沟通信息并形成有效决议的最低限度。会议流程及效劳支配一、会前准备1、办公室人员收到会议通知,首
6、先需问清楚会议效劳要求,然后将具体支配转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺当进展。2、确定会议的出席人数,依据与会人员状况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进展谨慎检查。3、草拟会议议程,经上级领导批准后分发全部与会人员。会议议程是会议内容的概略支配,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题支配等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员O4、合理支配相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点:(一)仪容仪表着装统一干净,不穿拖鞋、响钉鞋。接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆,
7、不浓妆艳抹,不佩戴首饰。(3)坐站姿态标准端庄,不翘腿。(二)语言(1)语调温顺亲切,音量适中,平凡话标准。(2)语言文明礼貌,适时运用您好、您请用、请、感谢、“对不起、没关系等礼貌用语。(3)对效劳对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧哗。(三)看法敬业、勤业、乐业,精神饱满,落落大方。(2)微笑效劳,看法恳切、热忱、周到。(3)工作过失失误刚好订正并当面赔礼致歉。(4)说明问题有礼有节。(四)纪律会议效劳前不吃异味食品。(2)不在会议期间运用电话。(3)效劳过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。(4)严格遵守职业道德。5、办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议
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