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1、纸质气象记录档案整理规范（QX/T1842013）解读李长军（D级左名拿局，5%泞而250031）1引言由山东省气象局负责起草的气象行业标准纸质气象记录档案整理规范（QX/T1842013）,经中国气象局批准，于2013年1月4日发布，2013年5月1日起正式实施。该标准规定了纸质气象记录档案组卷、卷内编目、装订和装盒的技术要求，适用于纸质气象记录档案的整理。为了促进本标准更好的实施，在这里做一简要介绍。2标准编制背景和意义从20世纪50年代到现在，全国气象记录档案经历了多次整理和装订工作，因为没有气象记录档案统一整理和装订的意识，造成不同年份、不同台站气象记录档案整理和装订不一致的情况，在档
2、案统计、档案移交、气象档案信息化和台站历史沿革资料收集整理工作中，档案整理和装订不规范的弊端逐渐显现出来，主要表现在：（1）在档案统计时，由于装订规格不一致，给档案统计造成困难，导致统计数量不准确，全国各省（市）气象局、各不同台站上报的气象记录档案案卷统计报表数字相差很大，甚至都不在一个量级上。（2）气象记录档案在整理时，没有填写案卷备考表，致使气象记录档案重要背景信息丢失,给后来编报气象台站历史沿革数据文件带来不便，造成无法弥补的损失。（3）有的档案装订不仅没有起到保护档案的作用，反而影响了档案的寿命，甚至损坏了宝贵的气象档案。2008年4月，山东省气象部门正式启动全省气象记录档案移交工作，
3、由县（市）局保管的气象记录档案交由省级档案馆保管。为保证移交后的记录档案规范统一，山东省气象局制定了气象记录档案整理装订办法，该办法规定了气象记录档案整理的原则和方法、卷内目录编制、案卷备考表填写和案卷封皮设计、案卷装订要求、案卷装订方法及档案盒设计、装盒要求，使全省气象档案的整理和装订规范统一，备考信息齐全，为今后档案的统计、保管、利用提供了方便，效益十分明显。2009年6月，山东省气象局提出起草气象行业标准气象记录档案整理规范的申请，2009年12月9日，中国气象局下发关于下达2010年度气象标准制修订和审查验收项目计划的通知（气发（2009）438号），该项目被列入中国气象局2010年气
4、象行业标准项目计划,获得立项，项目编号为QX/T-2010-18。纸质气象记录档案整理规范标准的实施，不仅对纸质气象记录档案起到很好的保护作用，同时为纸质气象记录档案管理和利用提供方便，具有重要的历史意义和现实作用。3标准编制依据和原则3.1 编制依据（1）本标准依据标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写（GB/T1.12009）给出的规则起草，保持了与中华人民共和国行政区划代码（GB/T22602007）部分内容一致。（2）全国气象档案馆馆藏气象记录档案种类基本相同，且全国各省气象档案馆馆藏档案同一类别气象记录档案纸质载体样式比较固定。本标准对每种具体记录档案整理和装订的规定做归纳和总结，
5、确定标准内容。（3）全国各省气象记录档案使用规范一致，均为中国气象局下发的农业气象观测规范、地面气象观测规范、常规高空气象观测业务规范和气象记录档案管理规定（气发（2001）130号）等气象业务规范和文件。本标准依据以上气象业务规范和文件确定标准的使用范围。3.2 编制原则（1）合理性和可行性标准起草人在标准的制定过程中，主要从经济性、使用上、适用范围和操作上考虑标准的合理性和可行性。包括从经济适用角度上，要具有可行性；从使用角度上，要有利于档案的保管、检索、利用、复制、鉴定销毁，统计以及纸质档案信息化；从适用范围上，应尽量包含现有气象记录档案和以后新上观测项目的气象记录档案的整理和装订；从操
6、作上，档案管理人员在整理档案时，要具有可操作性。（2）适用性和兼容性为使本标准更加具有适用性和兼容性，标准起草人充分考虑了原有档案整理装订工作，在兼容已有的、较为科学的档案整理和装订方式的基础上，进行必要的创新，以适应气象档案管理工作发展的需要。4标准主要技术内容本标准主要技术内容共有5项：界定了纸质气象记录档案整理规范的术语和定义，规定了组卷的原则和方法、卷内目录和备考表的内容和填写要求、卷皮的设计和案卷装订要求和方法、档案盒的设计及装盒要求。4.1 关于本标准涉及的术语和定义在档案整理过程中，对于“案卷”、“档号”、“档案实体”、“标签”等常用的一些概念，定义比较模糊，理解不一致。本标准根
7、据相关规定和大多数档案管理人员的习惯将“案卷”定义为：一组有机联系的档案组合体，它是馆藏档案的基本单元，有卷、册、盒等保管形式；将“档号”定义为：以字符形式赋予案卷的一组对档案的排架、保管、利用等工作具有重要作用的标识符号，在同一档案馆中，档号具有唯一性，一般由分类号+年代+序号或分类号+地域号(区站号)+序号组成；将“档案实体”定义为：记有气象观测数据的纸页，其中不包括案卷的封皮、目录页、备考表页等附加页；将“标签”定义为用来描述档案类别、时间和地域等特征，便于查找和定位档案的标识。对于“气象观测自记纸”、“气象观测记录簿”、“气象记录月报表”等术语，虽在各类规范中已有定义，但不规范，因此本
8、标准一一予以定义和规范。术语和定义基本涵括了纸质气象记录档案整理规范中最常用的专业术语，以便于标准使用者理解，并对标准后续内容的展开起到铺垫作用。4.2 组卷的原则和方法(1)组卷原则气象记录档案在组卷时，有些档案内容较少，如完全按时间或地域单独组卷可能不太合适，此外，随着气象业务的发展，标准不可能完全涵盖所有新增气象记录档案的组卷方法，因此，本标准规定了密级统一、期限统一、类别统一、排列有序、注重保护五条原则，以便增加标准的适用范围和灵活性。(2)组卷方法根据全国各省气象档案馆馆藏情况，以及各类气象记录档案规格、每年(每月)的数量，规定：高空气象探测记录纸每月组成一卷；日记自记纸每年组成一卷
9、；地面气象记录月报表每年组成一卷等。同时结合组卷原则，确定了标准中没有列举的气象记录档案每卷的组卷方法：一日一张的，每年组成一卷；一日两张的，每半年组成一卷；一日多张的，每季度组成一卷；多日一张的，每十年组成一卷。4.3 卷内目录和备考表的内容和填写要求为使用方便和防止气象记录档案重要背景信息丢失，本标准规定：对于组卷后的档案，应编写卷内目录和卷内备考表，卷内目录由序号、分类号、地域号、档案名称、形成单位、年代、页码、备注等组成，卷内备考表应注明该卷档案的有关情况，包括档号、该卷的实有页数和应有页数、档案完整情况、档案修改情况、整理人、整理日期及其它相关信息。同时，标准对卷内目录的填写格式和要
10、求进行了详细描述。4.4 卷皮的设计和案卷装订要求和方法(1)卷皮设计卷皮即为案卷封皮，分为软质案卷封皮和硬质案卷封皮，为方便档案使用和防止档案在使用中损坏，组卷后的档案装订时应增加合适的卷皮。本标准分别规定了软质案卷封皮和硬质案卷封图1硬质案卷封皮样式图(2)案卷装订要求和方法针对金属装订物生锈后，容易损坏档案；装订线位置不合适，容易压住档案实体内容等问题，本标准规定：在装订时，应先剔除档案实体上的金属物；档案实体应对齐；装订线要在档案实体的字迹以外等装订程序和要求。对于装订边距小、案卷实体尺寸不一致等特殊情况，标准也给出了具体处理方法。案卷装订分为线装和胶装两种方式。为便于用户掌握具体装订
11、方法，标准分别给出了线装和胶装两种装订的操作步骤，线装方式并以图例方式加以说明，如图2。图2线装实例图4.5 档案盒的设计及装盒要求纸质档案长时间平放，容易导致纸张发生粘连；档案装盒后可使档案竖立摆放，减少纸张粘连，同时又能减少灰尘污染，因此，档案装盒十分必要。本标准要求：软皮装订后的档案应装盒，并给出档案装盒的具体要求。档案盒的使用材质和样式，根据气象记录档案特点，标准也做出相应规定，并以图例方式加以说明。5标准实施建议及预期效果5.1 实施建议加大宣传力度。本标准作为气象行业推荐性标准，应当加大标准的宣传力度，使每个档案管理人员充分认识到本标准的实施对气象记录档案保护作用，提高档案管理人员
12、使用标准的自觉性。业务管理部门加强领导。建议由中国气象局的职能管理部门在气象记录档案整理和装订业务中执行本标准，召开档案管理工作会议时对气象记录档案整理和装订业务开展情况进行研讨和部署。5.2 预期效果本标准所规定的主要内容已应用于山东省气象部门气象记录档案整理和装订业务。全省各站气象记录档案按照该标准统一整理，全部装订为硬皮胶装。档案每卷都附备考表，详细注明每卷站名、站号、年份、实有张数、应有张数、损坏丢失情况等信息；统一粘贴标签；统一装盒；上架后排列整齐有序。纸质气象记录档案整理规范(QX/T1842013)的实施为今后档案的统计、保管、利用提供了方便。该标准在全国实施后，将取得更加明显效益。参考文献1中国气象局.农业气象观测规范刈.北京：气象出版社，19932中国气象局.地面气象观测规范M.北京：气象出版社，20033中国气象局.常规高空气象观测业务规范M.北京：气象出版社，2003
