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1、地质资料数字档案室建设实践研究摘要:为促进广州市地质调查院的科学决策与管理,并为相关工作提供有效的档案信息保障,对广州市地质调查院档案工作进行实地调研问诊，了解档案管理现状。在此基础上，研究档案管理体制机制、档案信息开发利用、档案数字化与档案信息化建设、档案风险管控等相关问题，编制具有科学性、实用性、前瞻性的广州市地质调查院数字档案管理策略。关键词：地质资料；档案管理；数字建设关于修改中华人民共和国档案法的决定中第五章第三十五条明确规定：“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。一、广州市地质调查院地质资料数字档案
2、室建设现状（一）地质资料数字档案内涵所谓档案，就是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。地质资料属于档案的范畴，是档案大家族中一个专业性较强的门类。档案数字化，是指通过计算机录入、高速扫描技术、缩微与声像档案的数字转换技术、影像技术、数据库技术、数据压缩技术、数字存储技术等，将传统载体档案的目录与内容等转换成计算机可以识别的数字形式的过程。（二）广州市地质调查院地质资料数字档案室建设现状1.广州市地质调查院广州市地质调查院（广州市地质环境监测中心）成立于1972年，原名广州市综合勘探大队，2005年9
3、月更名为广州市地质调查院，是广州市规划和自然资源局直属公益一类事业单位。内设部室11个，现有员工152人。2.档案管理概况广州市地质调查院设有资料室，统一管理相应的地质档案，归口质量审核部主管，配备专职档案人员2名。资料室存放的档案数量为7147卷，以纸质地质资料为主，其中区域地质调查类、固体矿产勘察类、工程地质调查类、水文地质调查类等地质测绘成果资料，共计4755卷件。其他门类的档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、实物地质资料等，分别由相关部门负责管理。总体来看，单位档案管理相对分散与松散。广州市地质调查院现有文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、业务档案和实物档案等6大门类
4、档案，并有少部分照片档案、录音档案、录像档案。目前尚未开展历史档案的数字化工作，除了部分电子档案外，其他档案仍以纸质及其他传统载体为主。档案基本数据如下表1所示：表1档案数量统计表序号档案类别保管期限密级合计（卷）永久长期短期1文书档案2科技档案3人事档案4会计档案5业务档案46686实物档案合计二、广州市地质调查院地质资料数字档案室建设面临困境（一）档案管理体制不完善广州市地质调查院质量审核部，负责院地质项目的质量审核、档案管理和保密管理，下设资料室，主要负责原始类和成果类地质资料（包括海洋资料）的管理。其他档案分别由其他相关部门管理，文书档案、基建档案由办公室负责，人事档案由政工部负责，会
5、计档案由财务部负责，固定资产（涉及设备档案）由勘探管理部负责。目前，广州市地质调查院数字档案室建设存在这些问题：第一，档案室设置不规范。目前档案室名叫资料室，名称未能充分体现档案的属性。资料室只是管理地质资料，管理职能比较窄，更接近于某种专门档案机构。作为档案机构的资料室归口质量审核部主管，不利于对单位档案进行全局管理。第二，档案实体管理的分散与松散。没有设置集中统一的综合档案管理机构，地质资料由资料室统一管理，其他类型的档案，如人事档案和会计档案则分别由政工部和财务部负责保管，尚未形成对单位档案的集中统一管理。这不仅不符合国家对档案集中统管理的法定要求，同时分散管理模式造成档案割据，很容易形
6、成信息孤岛，出现“散而未管”的状况，发挥不了档案资源的整体优势。第三，单位层面的档案工作领导协调机制有待建立与加强。档案管理需要领导的支持与重视，更离不开强有力的领导协调机制，建立与健全档案工作领导协调机制，是做好档案管理的重要条件。但目前广州市地质调查员地质资料数字档案室建设却缺乏完善的领导协调机制。（二）档案管理制度不健全广州市地质调查院现有的档案管理制度主要有：技术档案管理制度档案安全管理应急预案等，此外还有其他分散的关于人事档案、会计档案等管理制度。目前存在的主要问题为：档案管理制度体系不健全。主要表现为地质资料和其他的档案分散管理，相关制度建设没有形成一个整体，制度的整体配套不完善，
7、且管理制度的缺位。现有的档案管理制度大部分是关于地质资料的规定，其他规定偏少，档案信息化方面的制度接近空白，且仅有的规定也比较陈旧。此外，对档案管理制度的清理与修订不及时，部分制度的内容比较陈旧。（三）档案信息开发利用不够充分机关单位档案管理的目的在于不断丰富国家档案资源，通过档案信息开发，全方位提供档案利用服务，实现档案的价值，为本单位的管理、科学决策以及治理水平提升，提供有效档案信息支持。通过对广州市地质调查院档案信息开发研究发现，目前主要存档案信息开发利用意识不够强，总体偏重档案收集、整理与保管，局限于比较基础性的利用，档案信息开发利用的主动性不足；档案信息开发不充分，欠缺相应的广度与深
8、度；档案信息开发利用的方式比较传统单一,现代信息技术的应用较少;面向本单位以外的档案利用服务偏少等问题。（四）档案信息化建设严重滞后档案信息化建设是单位信息化建设的一个有机组成部分,档案信息化必须纳入单位信息化总体规划，在统一的顶层设计框架下，与单位信息化建设整体协调推进，实现办公自动化系统、业务系统和档案管理系统互联互通。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的“十四五”全国档案事业发展规划强调，要加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。目前广州市地质调查院对各门类档案的收集、管理与开发利用，仍以传统的手工、线下方式为主，缺乏电子档案管理系统与管理平台，档案信息化建设尚处在起步阶段。具体表现为
9、：档案的数字转型较为缓慢，存量档案的数字化工作未能有效地开展，电子档案的归档与接收,需要进一步完善；档案管理没有开发与应用信息化的管理系统；档案库房智能化建设和数字档案室建设严重滞后。三、广州市地质调查院地质资料数字档案室建设实践策略（一）健全数字档案管理体制第一，建立数字档案工作领导协调机构，重组档案管理机构。根据机关档案管理规定相关要求，广州市地质调查院应当从上至下，建立由分管领导、办公室及相关部门负责人、档案部门负责人组成的档案管理委员会或档案工作领导小组。贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立档案工作规章制度。第二，完善数字档案工作网络，实施档案集中管理。依照机关档案管理规定，机关
10、单位应建立以综合档案室为中心的档案工作网络。广州市地质调查院应严格按照地方各级档案馆人员编制标准（试行）规定进行岗位编制。第三，整合信息资源，构建全息平台。广州市地质调查院要积极进行数字信息整合，挖掘信息内在联系，实现全息管理。利用信息技术和数据挖掘等手段，对全部档案资源进行信息整合，同时跨部门对博物馆藏品、其他相关文献等进行再整合，将碎片化的信息进行知识关联，搭建全息平台，构建全息网，实现全面信息管理和知识服务，为单位决策和管理提供高层次、全方位的服务和有效信息支持。（二）完善数字档案管理制度针对数字档案管理制度不足,广州市地质调查院应当积极构建以本单位为主的数字档案基本法，完善配套制度体系
11、。同时在制度管理方面，要坚持动态管理，一方面对数字档案管理制度进行定期审查，对于不适应单位发展的制度、内容，进行及时清理与修订；另一方面，根据档案管理发展要求，及时补充制定新的档案管理制度。此外，要明确档案工作责任制，确定档案管理责任主体，制定责任清单机制，严格责任监督机制落实。对档案工作第一责任人的监督检查。例如，广州市地质调查院可以借鉴浙江省丽水市档案管理模式，由组织部和档案主管部门等单位共同开展对市属单位把手进行档案工作离任审计。（三）挖掘信息价值，创新服务方式广州市地质调查院有必要转变档案管理重心，平衡好档案藏用关系，坚持以档案信息服务为导向，充分发挥档案数据驱动效应，在做好档案收集与
12、实体管理的基础上，为本单位乃至整个社会提供优质高效的档案信息服务。第一，基于利用需求的档案信息开发。做好档案利用需求的调查统计分析，有针对性地开发档案信息，广州市地质调查院的实际，做好档案利用需求的调查统计分析，对档案信息资源开发进行合理规划，集中有限的档案人力，有针对性地开发档案信息资源，发挥档案价值。例如，挖掘水文地质数据库、矿产数据库、地质灾害数据库等资源，为矿产资源勘查、地质灾害监测预警等工作提供数据支持。第二，优化与创新档案服务。广州市地质调查院要把握客户需求，借助网络途径建立档案微信公众号，定期推送档案动态信息；定期拍摄档案专题片，主动做好档案的咨询与宣传；通过线上线下多种方式，主
13、动接受档案服务的监督检查，不断改进与完善档案服务；创新服务方式，开展个性化服务，例如，地质资料和科技档案在广州市地质调查院的档案中占据很大比例，其中有很多都涉及知识产权，因此开展档案服务，需要特别关注知识产权保护。（四）加快档案信息化建设进程，做好安全保障档案信息化是一个庞大的系统工程，包括传统载体档案资源的数字化、档案管理系统的建设和数字档案室的建设等基本内容，不仅要投入巨大的人力和财力，还需要经历一个相当的周期。广州市地质调查院在完成档案管理系统建设的同时，还做好存量档案的数字化以及增量档案的电子化管理。数字档案室建设，应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，对相关基础设
14、施、应用系统、数字档案资源、保障体系进行统筹规划。电子档案管理系统业务流程优化包括档案的收集整理、档案的科学保管以及档案的开发利用三个主要方面，具体如下图1所示：档案收集整理档案收集档案科学保管档案开发利用档案统计档案整理档案利用图1电子档案管理系统业务流程此外，结合实际，参照信息系统安全等级保护有关要求，多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。涉密数字档案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。具体包括，建立数字档案室应用系统的三员管理制度，明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责，并贯彻落实；结合三员管理制度，为数字档案室应用系统设计、实施完善的用户权限配置和管理功
15、能；为数字档案室的应用系统配备正版杀毒软件，有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具；做好档案风险应急管理工作，对现有档案安全管理应急预案进行系统修订，以全面应对洪涝、台风、滑坡、破坏性地震等自然灾害以及网络与档案信息系统灾害、档案盗抢等突发事件。四、结论档案工作是广州市地质调查院不可缺少的基础性工作,是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件,是保护单位和个人合法权益、维护单位历史真实面貌的重要手段。做好档案工作，不仅需要编制科学适用的档案管理方案，从战略的高度规划与构建档案治理体系，更在于方案的有效落实。当然，任何方案都不可能百分百的完美，执行过程中可能出现一些意想不到的情况。因此，档案管理方案需要有一个持续优化的过程，根据变化与发展实时对方案作出必要的微调修正，让方案得到“进化”与完善，实现方案的迭代升级，从而达到最佳执行效果。
