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1、公文的撰写第一节公文撰写的要求一、公文撰写的基本要求（一）符合党的线、方针、政策和国家法律、法规及上级的有关规定准确、完整地体现发文单位的意图；全面、真实地反映本地区、本部门的实际情况提出问题准确、分析问题实事求是解决问题的政策、措施切实可行。（二）主旨突出观点鲜明内容充实条理清晰结构严谨表达准确语言精练篇幅简短文风端正。（三）得体合规符合公文特定的体式要求1.行文关系、文种、格式合乎规范。2 .表述宜用直笔忌用曲笔应露而不藏直言不讳。公文叙述事物平直来龙去脉一清二楚；汇报情况一是一二是二实事求是；表明观点提倡什么反对什么态度鲜明；提出要求应当怎么办不准怎么办明确具体。3 .行文语气得体。上行
2、文要尊敬上级又不阿谀逢迎；平行文要平等协商互相尊重、理解与支持；下行文既要严肃决断又要质直不傲既坚持原则又以理服人、体谅下级实际困难。4 .坚持一文一事。除了办公会议纪要外一件公文只提出或解决一个方面的问题以利公文办理。（四）公文的语言要求做到以下几点1 .明晰表意明白、清楚不晦涩无歧义。要让人看得懂能清楚地理解你的意思。语言是思想的载体思想明晰语言才一可能明晰。要选用含义确定、意思明确的词语；选用通俗易懂的词语不要用过时、冷僻的词语更不能生造词语。2 .准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题但最基本的是词语的锤炼问题。锤炼词语就是要选用最恰当、最能说明特定
3、事物的词语入文认真分辨词类精心辨析词义正确使用标点符号。3 .简朴是要简明扼要、实事实说、直陈直叙不冗长繁杂不浮华藻饰。应注意实事求是实话实说；叙事说理开门见山：遣词造句惜字如金。4.庄重要端庄、郑重这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。这就要求：（1）要用规范的书面语言符合现代汉语的规范要求一般不得使用口语、方言、卜语。（2）恰当地使用专用语。在长期的公务实践中由于行文关系和处理程序的需要公文逐渐形成了一套常用的专用语即公文特定用语。现代的公文特定用语已基本规范化、定型化具有含义的确定性它在准确、严谨地表述公文的内容及格式的同时还能自然地增强简
4、明、庄重的语体风格。公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点不是孤立存在的而是互相联系统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文的时候遣词造句要从体现这些特点出发切勿顾此失彼。二、公文撰写的具体要求（一）突出主旨公文的主旨是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物即文章中通过个部材料所表达的中心思想（或主要内容）和作者写作意图的统一。可见公文的主旨一般由写作目的和中心思想（或主要内容）两部分组成。只有在一些短小的应用文如任免令、公告、启事等文章中有时才只有主要内容而没有写作意图。公文的整个写作过程都要受到主旨制约以主旨为核心组成个有机整体。确立主旨就必须充分领会领导交代的写作意图；应研究全局情况
5、抓住事物本质。要突出主旨应该注意以下两点。1 .正确使用标题公文的标题有三种形式即公文式标题、四项式标题和新闻式标题。公文标题有两种作用：公文特别是篇幅较长的文章不但要突出主旨（也可称之为基本观点）而且还需提炼和安排一些从属观点（也称为小观点、观点）来阐述、说明主旨。只有这样公文内容才会充实论述、说明才更充分文章才更富逻辑力量。观点是作者对某一问题、某一现象或某些材料的看法、意见对某一规律的认识。在公文中观点是直接陈述、鲜明显示出来的。受文对象对公文的观点则是一看就明白一听就懂得。要使公文的观点鲜明应从以下诸方面注意。1.明白显示、准确表达观点。要明白显露直截了当地表明作者的态度、评价决不允许
6、掩饰和曲笔；要给受文对象传达唯一性的信息决不能模糊、含混或者有歧义。在篇幅较长的公文中常用小标题或层旨句（或段旨句、条旨句）表明观点使文章观点鲜明层次清楚。也常开门见山直陈主旨和要点给受文对象以先入为主的深刻印象。现在不少公文如篇幅稍长的决定、决议、指示、通知、会议报告、总结等文种都常采用这种方法。2 .用好小标题（层首句、段首句、条首句）较长的公文常将分成儿个部分每部分用一个小标题。或将分为若十层次、若干段落或若干条文每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层首句、段首句或条首句它们的作用与小标题相似。小标题（含层首
7、句、段首句、条首句以下同）在公文中有两类作用。一是提示该部分（含该层、段、条以下同）内容的范围。例如关于组织开展第三次全国城市卫生检查评比活动的通知中五条的条首句分别是“组团方式、检查时间、检查内容、检查评比方法、其他事项”。二是揭示该部分中心如三峡工程四川库区一期水位移民搬迁安置现场办公会议纪要开头、结尾之外主体部分儿个小标题分别是：一、认清形势服从大局务必完成一期水位移民安置搬迁任务。二、明确指导思想理清基本思制定具体措施。三、通盘考虑周密部署抓紧实施。四、加强领导落实责任扎实工作。第二类这种小标题已概括简明地揭示了该层次（部分）的旨意我们可称之为层旨句类似作用的段首句、条首句可称之为段旨
8、句、条旨句。当然旨句不一定都在层首、段首或条首但在公文中为引起阅者注意便于理解常将其置于首句处。从不同实际考虑公文可酌情使用这两种小标题。一般说来法规、规章、管理规章和政策性的公文、会议通知、合同等文种常采用第一类小标题；而指挥部署工作的公文、汇报工作、总结性的文书则常用第二类小标题。但为使文章观点鲜明应尽可能使用第二类小标题。因为第一类小标题对内容范围虽有提示作用但从严格的语法意义长说它并没有形成一种观点。这两类作用不同的小标题在语法结构上有极大不同。第一类通常用名词性的偏正词组（短语）构成第二类则常用动词性的动宾词组（述宾短语）或动词性谓语句构成。这是我们在使用时尤其要注意的。3 .注意强
9、调观点在一些公文中为了表明自己的立场、主张、看法使观点更为鲜明也为了引起公文阅读者（或者听众）的注意必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。（D层前总提语在公文一些较长的层次、部分中常在层首句（或者小标题）一下围绕层次中心分条列项地陈述、说明、阐述有关问题。为了使分散的各条文内容给阅文者留下集中、鲜明的印象就可以在层次（部分）开始时在各条文之前写一段话用以领起下文。通常把这一段话称为层前总提语。例如在围绕西部人开发战略做好人事人才工作这篇工作研究中第三部分是“加强人才市场建设充分发挥市场配置人才一资源的作用”下面分8条阐述了加强人才市场建设的措施。而在
10、这部分开头就有一段层前总提语：人才资源社会化资源配置市场化已经成为市场经济和人才制度改革的必然趋势。建立完备的人才市场体系既是市场经济发展的必然产物也是搞好人才资源开发的客观需求。在人才市场建设上我们必须针对新的情况采取开拓性的措施力争突破性的进展。（重在启后。）显然有没有这一段总提语效果是大不相同的。层前总提语在强调观点时一可以撮要概述层次中心或者主要内容或者介绍相关背景材料阐述有关理论、认识强调有关意义。（2）层后总括语有时为了强调观点也可以在层次（部分）分条列项陈述说明之后写一段话来总结上文。通常把这段话称为层后总括语。它可以概括上文主要观点、主要内容、层旨或者强调上文重点补充完善上文次
11、要内容说明背景材料也可以运用“但书的手法使文章更有辨证性。层后总括语常用“总之”、“综上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得（特别应该）强调的是、“不难看出”、“尽管（虽然）但是等语句领起强调的观点。例如题为加强人才市场体系建设推动县域经济发展的工作研究在主体部分“二、人才交流工作的现状”中分6项陈述了现行人才一交流工作中存在的不正常现状后总括性地写道：综上可见人才交流工作中的诸多“不尽如人意”之处给人才的合理流动、科学配置产生了一定的副作用阻碍了人才积极性、创造性的充分发挥制约了人才在推动经济和社会发展中的作用。这段层后总括语强调了人才交流工作中存在的上述不正常现状造成的负面影响。层前总提语
12、、层后总括语都具有承前启后的作用。层前总提语主要是启后层后总括语一主要是承前。（3）文中强调语有时也可以在文中的关键处强调观点。有些重要的观点、新颖的观点、作者独到的观点、针对对方的观点、需要引起对方注意的观点等就可以在文中强调。文中强调语常用两种形式。一种是用呼语领起所强调的观点。在讲话稿中突然出现了“各位代表”、“同志们、朋友们”这类称呼语时后面常常是要强调的观点。另一种是用插入语领起所强调的观点。通常使用的这类语句有“尤其值得注意的是”、“特别应该强调（指出）的是”、“不难看出”、“笔者认为”、“试问”、“请问”等等。（三）充实材料材料是作者为某一写作目的从生活中搜集、提取以及写入文章中
13、的事实、数字、论据等。即凡是被作者有意识地搜集的这一切不论是否写入文中都称为材料。在文学创作中有素材、题材之分在公文写作中统称为材料。公文写作的材料大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等；理论材料包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章等。公文的材料要求真实、切题、典型、新颖。公文材料的处理应当在不违背事实真相不改变事情原意不损害事物本来面目的前提下采取以下方式作必要的加工和处理：概括材料以少胜多；浓缩材料去粗取精；截取材料去繁就简。为了使材料更有表现力、说服力公文写作中可以选择点面材料或者对比材料、正反材料、现实材料和历
14、史材料、定性材料和定量材料从不同角度、方面来说明、证明观点。在公文写作中安排材料的主要方式有：先亮观点后举材料；先列材料后摆观点；边列材料边摆观点即夹叙夹议的写法了。总之要做到观点和材料统一用观点统率材料用材料说明观点。(四)安排结构确立了主旨和观点、选取了材料是解决了言之有理、言之有物的问题。要解决言之有序的问题则必须考虑结构的安排。1 .公文安排结构的要求是：围绕主旨安排结构；要做到层次清楚思清晰；要完整、严谨、合理。2 .公文结构的基本内容有：(1)标题。(2)开头公文的开头常常是“开门见山下笔入题起句发意”。开头就点题或者揭示内容的走向领起下文。常用的开头方法有以下几种。一概述情况简明
15、、扼要、切题地介绍有关情况或背景。一说明根据常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起行文有据增加了文章的权威性。一介绍目的常用“为了”、“为”、“为此”等语领出一下文。一交代原因可用“由于”、“因为”、“鉴于”领起下文亦可直接陈述原因。一阐明观点开头提出结论性意见或者点明主旨下文再具体解释、说明、阐述。一表明态度开头就直截了当对批转、转发或发布的文件或者有关事项、会议表明态度、作出评价提出看法。一提出问题用设问句开头提示文章中心或主要内容引起受文者思考与共鸣。一慰问祝贺常用于讲话稿、礼仪性文章的开头。一引述来文常用于针对来文而做出答复的文章。一列序号开头。(3)结尾公文的结尾要言尽意明。既不
16、能虎头蛇尾草率作结也不能画蛇添足或者以空话为尾。常见的结尾方式有以下几种。一收篇点题用简练的语言画龙点睛似的提出主旨；或总结形成完整印象；或针对开头交代的论题和初步揭示的方向前题后点结尾点明主旨；或者进一步强调、深化中心形成深刻印象。一提出希望、号召、意见、建议。一强调说明对主体内容作必要的强调或补充或说明有关事项。一表示祝贺、慰问。一自然作结以专门结尾用语如“特此报告“特此通知”等作结尾。也有的主体部分言尽意明就不另定结尾部分了。(4)层次和段落公文的层次要体现出客观事件发展的阶段性、客观事物组成的系统性、客观事物内部的条理性和作者认识、表现客观事物的程序性。事物发展的一个阶段、事物特性的一个方面、诸多问题中的一个问题、分析推论的一个分论点都可以组成一个层次。安排结构时要防止层次
