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1、人事档案管理制度为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案,更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和档案法、干部档案工作条例，特制定本制度。一、保密制度1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照档案法、保守秘密法，做好人事档案的保密工作。2 .加强组织纪律，坚守工作岗位。3 .人事档案管理部门应设立专用档案室，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。4 .人事档案室必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。5 .人事档案室和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办
2、理好交接手续。6 .无关人员一律不得进入档案室。7 .严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或涉及到有关人事档案材料的内容。8 .对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。9 .人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。10、人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。11 .人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。12 .属归
3、档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。13 .严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。14 .发现泄密事件，认真处理。二、归档制度1.按照干部人事档案收集归档规定，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事部门及时做好人事档案材料的整理、归档工作。2 .收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门
4、审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。3 .不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事部门负责人批准,由专人负责监销。4 .人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。5 .对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。三、鉴别制度1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。6 .鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。7 .鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。8 .归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备；对不该归档的材料，要区
5、别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报人事部门负责人审查批准。9 .人事档案材料应按照干部档案整理工作细则进行整理立卷。四、整理制度1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。2 .整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。3 整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。4 .必须认真执行档案法、保密法、干部档案工作条例等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。5 .人事档案按干部档案整
6、理工作细则规范地整理,零材料及时装订入卷。6 .不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。7 .整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。五、借阅制度1.查（借）阅人事档案的人员原则上是上级人事组织部门、学校领导。2 .查（借）阅人应在借阅前认真填写干部人事档案查（借）阅登记表。3 .复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖学校公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案,须在人事部门领导同意后，方可查（借）阅。4 .查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅
7、自向外公布档案内容，违反者视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照档案法处理。5 .查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事部门审查批准后才能复制（拍摄）。6 .档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经人事部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。六、转递制度1.转递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。7 .人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。8 .转递档案时，必须在转出手续完备的前提下
8、，须经人事部门负责人同意签署意见并由分管领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。9 .职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。10 学校各部门应积极配合人事档案室做好教职工档案的转递工作。11 转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖学校公章，有关人员认真填写干部人事档案转出登记表。七、核查制度1.人事部门对所管理的档案要定期进行检查核对，发现问题，及时解决。12 提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。13 整理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。14 转出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。15 收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。16 归档的文件要做到字迹清楚，书写工整，禁用铅笔、圆珠笔和复写纸等不规范的书写材料。
