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1、综合管理制度1.合同管理制度第一章总则第一条为不断提高公司的管理水平，运用法律手段管理经济，维护公司的合法权益和最高信誉，杜绝合同纠纷，根据合同法等有关法律规定，结合公司实际，制定本制度。第二条本制度的合同指公司签订的及公司部门代表公司对外签订的所有经济合同、协议、保证书。第三条合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确相互权利和义务关系的协议。在本公司的经营范围内，凡对外发生经济关系，应一律依法订立经济合同。第四条本公司所有经济合同的订立需按规定的程序审核，由审核人员发表审核意见并修订后，由公司法定代表人授权合同签订人员进行合同签字。重大的经济合同经董事会通过，由法定代表人签署。第五条本制度适
2、用于XX置业集团有限公司及所属区域公司、京外项目公司。第二章合同类别及职责第六条本制度所指合同主要为工程服务合同、甲供材料设备采购合同、工程设计服务合同、营销类外协单位服务合同、对外合作类合同等。第七条工程采购部负责甲供材料设备、工程服务、施工图设计类等合同的签订、审核与管理工作。第八条工程管理部负责工程服务、施工图设计类合同的条款拟定、履约监督、评价信息收集等工作。第九条开发规划部负责方案设计类合同的条款拟定、签订、履约监督、评价信息收集等工作。第十条营销策划部负责市场推广、销售服务类合同的条款拟定、签订、履约监督、评价信息收集等工作。第十一条财务部、工程预算部和项目部参与相应合同的招标、谈
3、判、条款审核与会签。第十二条对外合作类合同视合作内容不同，由总经理向具体职能部门授权，该职能部门负责合同的条款拟定、签订及后期管理工作。第十三条为提高合同管理能力、控制风险，上述主责部门可以引入外部专业机构服务，但必须履行职责，基于合同内容提出具体要求。第三章合同的签订第十四条订立经济合同必须遵守国家法律，必须符合国家政策和本公司有关规定，必须做到平等互利，协商一致，等价有偿的原则。第十五条订立合同必须采用国家制定或公司规定的正式范本合同。第十六条各类合同的签订须要求对方出具营业执照原件或复印件、资质证书，掌握对方的法人资格、资信情况，审查对方承办人员有无代理权及代理权限，对不具备条件的签字人
4、员，不得认可其在合同上的签字、盖章。第十七条订立书面经济合同文本数量视合同类型、具体需求而定。第十八条公司对外签订的任何一种经济合同，其内容至少应具备以下主要条款：1 .当事人的名称或姓名和住所。2 .标的（材料设备、工程项目、设计任务、市场推广、产品销售等）3 .数量和质量4 .价款和酬金5 .履行的期限、地点和方式6 .违约责任7 .法定代表人或负责人签字和盖章8 .争议解决办法第十九条公司对外签订的合同用货币履行义务时，除法律另有规定外，必须用人民币计算和支付。结算付款时除国家在规定的范围内可使用现金外，一切都必须通过银行转帐结算。第二十条订立经济合同，必须遵守国家法律，条款齐全，语言明
5、确无误，形式及内容合法，一律采用书面形式条款化，以利于合同的约束和执行。第二十一条公司对外签订的一切对外经济合同，都必须向综合办公室、财务部备案。第四章合同的审核审批第二十二条公司对外签订的合同必须经主责部门审核、相关职能部门审核、公司内外部法律审核程序后方可对外签订。第二十三条合同审核程序1、主责部门经办人员，确认合同双方、合同类别、合同文本及关键性条款。2、主责部门审阅合同内容，标出约定不明和欠缺之处，提出修改意见。3、所有合同需要经过评审程序。4、公司法务专员及外部法律顾问对合同条款的合法性进行审核，提出修改意见，排除法律风险，签字确认。5、综合管理部对合同规范性进行审核，签字确认。6、
6、财务部对合同的商务条款进行审核，提出修改意见，签字确认。7、分管领导根据合同审批权限，对合同进行审核审批。第二十四条合同审批权限1、下列合同由总经理或其授权人审批一般合同；联营、合资、合作合同；重大涉外合同。2、下列合同由董事长审批标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。第二十五条合同审核关键要点1、审查合同是否具备“名称、标的、数量、质量、价款或酬金、履行的期限、地点、方式、违约责任、付款方式、争议解决等基本条款，并可参照合同范本进行具体审查。2、审查合同双方权利义务的约定是否清楚、规范、是否符合逻辑、是否存在模棱两可表述含糊、前后脱节的情况。3、工程管理部负责审核工程服务类、材料设备
7、采购类合同的技术、质量条款，针对总包分包监理方提出工期相关质量、进度要求及其他约束条款；工程预算部负责审核合同标的量及合同预算；项目部负责审核合同条款是否满足工期总体规划及施工要求；综合管理部负责审核法律条款的规范性和风险，财务部负责审核商务条款。工程采购部负责甲供材料设备、工程服务、施工图设计类等合同的签订、审核与管理工作。财务部、工程预算部和项目部参与相应合同的招标、谈判、条款审核与会签。4、在不违背法律基本原则的前提下，在合同中尽量争取对我方有利的约定。第二十六条合同审核引入追溯机制，因审核人员故意、重大过失或疏忽，使合同审核失败，或造成明显错误，因此造成损失的，承担相应的责任。第五章合
8、同的履行第二十七条经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。第二十八条合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第二十九条工程采购部负责材料设备采购类合同的动态跟踪及履约监督；工程管理部负责工程服务类、施工图设计类合同的动态跟踪及履约监督；开发规划部负责方案设计类合同的动态跟踪及履约监督；营销策划部负责市场推广、销售服务类合同的动态跟踪及履约监督。财务部、工程预算部和项目部参与相应合同
9、的招标、谈判、条款审核与会签。第三十条合同主责部门应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，引入追溯机制，追究有关人员的责任。第六章合同的变更与解除第三十一条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。第三十二条变更、解除合同，必须符合合同法的规定。第三十三条变更、解除合同的手续，应按本制度第四章规定的审批权限和程序执行。第三十四条变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。第三十五条变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。第三十六条
10、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第三十七条变更、解除合同的审批流程同合同签订流程相同。第三十八条以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。第七章合同的管理第三十九条公司对合同管理实行二级管理、合同专用章管理、合同文本标准化管理、统一编号管理与合同档案管理。第四十条合同的二级管理本部由总经理总负责，分管副总经理具体负责，综合管理部负责合同法务审核与存档。区域公司、京外项目公司由区域公司总经理负责，子公司综合管理部负责具体办理，本部综合管理部负责业务指导和监督。第四
11、十一条合同专用章管理公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章，除各企业的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。第四十二条合同文本标准化管理合同文本管理引入缺陷反馈与改进机制，合同主责部门负责收集、整理此前合同执行的相关缺陷与不足，定期对合同条款进行修订，逐步完善标准化合同文本。第四十三条合同编号综合管理部负责编制合同编号管理办法，在全公司推行，实行合同唯一编号。第四十四条合同档案管理建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合
12、同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。建立合同管理台帐。本部、区域公司、京外项目公司应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐。归口部门必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。第四十五条综合管理部负责本公司经济合同的存档和分析，并填写“经济合同情况季报表”。本部、区域公司、京外项目公司应在每季度第一个月5日之前将上季度报表填好后报送总经理，同时抄送综合管理部和财务部。第八章附则第四十六条本办法如与国家或有关主管部门规定抵触者，以国家及有关
13、主管部门的规定为准。第四十七条本办法由综合管理部负责修订及解释。第四十八条本办法自公布之日起执行。2.档案管理制度第一章总则第一条为加强XX置业集团有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，树立公司形象，保证和维护档案的安全、完整，提高档案的利用价值，充分发挥档案的服务功能，特制定本制度。第二条本规定所称档案，是指公司在工作、经营活动中形成的各种有保存价值的文书材料、工程技术资料、营销策划资料和声像资料等。第三条公司各部门和个人均有保护公司档案的义务。第四条公司的档案工作实行统一领导，定期归档的方式，共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。第二章档案管理的组织及职能第五条公司档案工
14、作实行部门收集保管，综合管理部统一归档的原则。第六条公司综合管理部为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。第七条各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。第八条综合管理部行政专员和各部门档案管理员均为公司的档案工作人员，应保持相对的稳定，名单须报综合管理部进行备案，档案工作人员如有变动须及时通知综合管理部。第九条档案工作人员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。第十条档案工作人员应当忠于职守，遵守公司档案管理规定和保密制度，保守公司秘密，不得向有关人员泄露档案内容。第三章档案的收集第十
15、一条持部门收集、管理资料制度。各部门档案管理专员按本部门资料的归档范围负责收集、管理本部门的资料并及时上交综合管理部，并办好交接签收手续。第十二条凡公司印发出的公文（含原稿、正件和附件）一律由综合管理部统一收集管理。第十三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集立卷。第十四条公司人员外出学习、调查研究、参加上级部门召开的会议等活动，必须将相关文件资料向综合管理部移交归档，综合管理部签字认可后财务部方可给予报销费用。第十五条涉及对外办理公司项目的各项手续或内部项目政策制定，如项目所需各种审批手续、工程验收证明、销售价格政策制定、预售面积测算、营销广告方案制定等，在办理完毕或制定后须立即向综合管理部移交归档。第十六条公司与外单位签订的合同或协议（除销售合同按季归档外），在用印时即按合同约定的份数收取归档。第十七条公司召开会议，由会议主管部门将会议主要内容形成会议纪要，连同会议材料、声像档案等，须在会议纪要形成时，向综合管理部办理移交归档手续。涉及费用报销的，在综合管理部签字认可后财务部方可给予办理。第十八条工程项目资料由工程项目部根据工程进度安排归档，一般为工程项目综合验收后三个月内整理移交归档。第十九条声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档，经综合管理
