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1、账务处理供应商信息管理方案第1条目的为了规范供应商信息的收集、整理和存档管理工作,促进公司充分了解供应商的供应、交期、品管等能力，从而为公司制定采购决策提供依据，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于采购部人员收集、整理、存档供应商信息等相关工作。第3条职责分工1 .供应商主管负责审核和落实供应商信息管理制度，监督供应商信息管理过程。2 .采购专员负责分析和核定供应商信息,评价供应商资信等。3 .采购文员负责收集、整理、存档、保管供应商信息。第4条供应商信息的内容供应商信息的内容主要包括以下四个方面。1 .供应商基础资料，也就是公司掌握的供应商最基本的原始资料，主要包括公司名称、地址、电话、
2、传真、E-mail.网址、负责人、联系人，公司概况，设备状况，人力资源状况，主要产品及原材料等。2 .供应商特征信息，包括供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。3 .供应商业务状况，主要包括目前及以往的销售实绩，经营管理者和业务人员的素质，与其他竞争公司的关系，与本公司的业务联系及合作态度等。4 .交易活动现状,主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。第5条实施信息收集1.采购专员制订周密、切实可行的信息收集计划，并报采购部经理审批。2 .供应商主管将收集计划分解并分配给采购专员。3 .采购文员按照信息收集的目的和要求设计出合理的信
3、息收集提纲与表格。4 .采购文员按照任务的特点，选择合适的收集方式和方法。第6条供应商信息的分类供应商信息按照来源不同一般分为以下五类，采购专员应按照以下分类整理信息。1 .基本情况，包括供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户账号、税号、联系人、电话、传真等。2 .资料类，主要包括营业执照、执照到期日期、生产许可证、许可证到期日期、质量体系证书、证书到期日期、产品标识、行业检测报告及有效期、企业简介、配套设备情况、供应商基本情况调查表等。3 .合同类，包括供应商质量保证协议、配套产品保修服务协议、合同及合同编号、技术协议。4 .产品类，包括物料编码、产品名称、图号、价格、企业行业标
4、准、产品执行标准等。5 .流程类，包括样品小批鉴定表、供应商评价记录、供应商批准表格等。第7条供应商信息的整理1.采购文员负责收集和审核供应商基础信息的资料，包括营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。2 .采购专员对供应商进行分类与编号，分类的方法按公司编码规定。3 .采购文员按照供应商编号，将采购专员核定的供应商信息录入信息管理系统，建立供应商档案卡。4 .采购文员把信息以调查报告、资料摘编、数据图表的形式整理出来。5 .采购专员将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合要求，还要进行补充收集。第8条供应商信息存档规定1.按照领导审批和公司规定，采购文员将供应商信息
5、资料注明密级。2 .将资料按来源、时间、内容等分成若干层次和类别。3 .归档的资料应齐全完整，按照顺序或编号进行装订。4,将装订好的资料，按照公司的编码规则编号、标注标题，并编制卷内目录。5才安照分类将案卷整齐放在规定的档案柜或档案架上。6.定期对资料进行整理、清理、核对。第9条供应商信息借阅规定1 .借阅资料时，必须办理借阅手续。借阅人员需注明借阅资料、期限及用途等，由借阅人员部门领导审批，并由采购部经理审批。2 .采购文员审核借阅申请单，并及时登记借阅信息。3 .借阅人员应准时送还资料,采购文员应核对资料,并登记。4 .如出现借阅异常时，采购文员应了解情况，必要时上报部门领导。第10条供应商信息管理的注意事项1.供应商信息管理应保持动态性，需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，清理过旧资料，及时补充新资料，并进行跟踪记录。2,供应商信息管理工作应提高质量和效率，不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。第11条公司员工应理解并遵守供应商信息管理制度的相关规定。第12条供应商信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按公司信息保密制度的相关规定执行。第13条本制度由采购部负责制定，报采购总监审批后执行。第14条本制度自颁布之日起实行。
