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1、学校案安全管理规定第一章总则第一条为加强学院档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和最大限度地延长档案寿命，根据国家有关法律法规，结合学院实际，制定本规定。第二条档案安全管理是指学院立档部门、综合档案室对库藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作，其内容包括：档案安全管理职责、档案实体安全管理、档案信息安全管理和档案库房安全管理。第三条档案安全管理工作遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。第二章档案安全管理职责第四条切实加强对档案安全管理工作的领导，明确分管领导，制定档案安全责任制，将档案安全工作列入本
2、单位的议事日程和工作计划，及时研究和解决存在的问题，确保档案安全管理工作责任的落实。第五条学院各部门应加强档案安全宣传教育，要采用多种形式开展教育活动，增强全员档案安全意识，并使档案安全教育经常化、制度化。第六条建立健全档案安全管理制度，每年计划预算中应确保合理的经费投入，保证档案安全管理工作的需要，做到每年有计划，有检查，有总结。第七条综合档案室应根据学院实际情况制定周密细致、便于操作、切实有效的突发性灾害、事故应急处置预案，不断完善应急措施，随时应对可能出现的各种突发性事件，确保档案实体和信息安全。第八条档案管理人员应熟知档案安全保护知识，定期进行档案安全检查，做好检查记录，发现问题或安全
3、隐患应及时向分管领导汇报，并采取相应的处理措施。第九条若发生档案安全事故，应及时向分管领导报告,同时组织在第一时间进行抢救恢复，严禁瞒报迟报。第三章档案实体安全管理第十条学院各部门应确保在工作活动过程中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整、真实、准确，并及时归档（包括电子版本）。第十一条各部门应定期将具有长远保存价值的档案向学院综合档案室移交。撤销部门或变更部门的档案或由于保管条件恶劣可能导致档案不安全的，应提前向综合档案室移交或寄存。第十二条建立健全档案利用制度，规范档案提供利用过程中借阅登记和及时归还的程序；建立档案、人员出入库登记制度，确保档案安全万无一失。第十三条档案工作人员每年
4、应对库藏档案进行一次清点核对，做到登记台帐与档案实体相符。第十四条综合档案室应掌握库藏档案安全保管情况，每年定期进行10%的安全性抽样检查，每五年进行一次全面清点登记，发现问题应及时采取措施予以处理。第十五条新收集的档案资料必须消毒、除尘后方能入库。第十六条对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制。第十七条不同载体材质的档案应分类存放、规范保存。对特殊载体档案的存放，按其特性和要求，使用规范、合理的装具加以保管和保存。第十八条存储涉密档案信息的载体，应按所存储信息的最高密级标明密级，并按相应密级文件的管理要求进行管理。第四章档案信息安全管理第十
5、九条认真执行国家有关档案工作的保密制度，制定档案信息安全管理制度，确保档案信息的安全。第二十条做好档案的鉴定工作，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。对涉密档案的密级有变更和解密，已解密的和未定密级的但仍需控制使用的档案，必须按照国家有关保密法律法规和行政法律、法规的规定办理，不得随意提高或降低保密等级。第二十一条综合档案室、学院保密部门对所保存的密级档案和控制使用档案，在管理和利用时应当依照国家有关法规并根据实际工作需要，制定审批手续并严格执行，不得擅自开放或扩大利用范围。因利用工作需要汇编档案文件时，凡涉及到密级文件,应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。第二十二条应
6、加强对计算机及其它信息设备的使用管理，凡涉及保密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。与互联网相连的计算机或其它电子信息设备不得存储、处理和传递涉密档案信息。第二十三条学院档案信息管理系统应当安全可靠。1.应建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；2 .要建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；3 .要建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查；4 .要建立重要数据库和系统主要设备的容灾备份措施，确保档案信息接收、存储及利用的安全。第二十四条计算机信息系统打印输出的涉密档案信息，应当按相应密
7、级的文件进行管理。计算机信息系统存储、处理、传递、输出的涉密档案信息要有相应的密级标识，密级标识不能与正文分离。第二十五条用介质交换档案信息或数据必须进行病毒预检，防止病毒破坏系统和数据。存储过涉密档案信息的载体的维修，应保证所储涉密档案信息不被泄漏。第二十六条所有数据至少复制两套，并按规定异地保存一套。第二十七条将具有永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。第二十八条档案部门清除经鉴定失去保存价值的档案、纸屑等物，不得随意抛弃，也不得随意留作它用或作一般垃圾处理，应严格按照销毁档案的程序办理并送到指定地点销毁，销毁档案载体应确保档案信息无法还原。1.销毁纸介质档案载体
8、，应当采用焚毁、化浆、碎纸等方法处理；2 .销毁磁介质、光盘等档案载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁；3 .销毁电子文件时，对于属于保密范围的归档电子文件,连同存储载体一起销毁，并在网络上彻底删除；对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。第五章档案库房安全管理第二十九条档案室库房面积应符合学院收集和保管档案的需要。第三十条新建、改建或扩建综合档案室，应符合档案馆建筑设计规范的要求。第三十一条档案库房门窗应具有防火性能，并具备良好的密闭性，以防不利的环境因素对库内档案造成影响。档案库房门窗要采取相应的防光设施，加强库房的防光能力。第三十二条档案库房内应配备适合档案库房使用的灭火设备。消
9、防器材应定期检查，及时更换过期的消防器材。库区内消防通道畅通，应急照明完好，严禁将易燃、易爆及其它物品与档案一同存放。第三十三条档案库区内应安装安全防护监控系统或防盗报警装置，库房门窗应有防盗设施。档案库房通道与阅档室配备视频监控录像设备。监控录像应至少保留3个月。第三十四条档案库区内应配置有效的温湿度调节设备与检测系统。温度应控制在1424,相对湿度应控制在45-60%o存放特殊载体的档案库房应配备空气净化装置或空气过滤设施。第三十五条档案库房应配有防虫、霉、鼠等有害生物的药品，有效控制面积应达到100%。建立定期虫霉检查制度，适时更换过期防治药品，及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀现象的产生和蔓延。第三十六条库房照明应选择无紫外线灯或光源。如使用日光灯或其它含紫外线光源灯，要采取相应过滤措施。第三十七条综合档案室应建立特藏室或专柜，对库藏重要、珍贵档案采取特殊的安全防护措施，确保重要、珍贵档案的绝对安全。第六章附则第三十八条对违反本规定，造成档案丢失、损毁、泄密或其它严重后果的，应当根据有关法律法规的规定追究法律责任。第三十九条本规定由综合档案室负责解释。第四十条本规定自公布之日起施行。
