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1、提高高职院校学生档案管理的实效性据人力资源和社会保障部最新统计显示，20_年全国普通高校毕业生预计680万人，创历史新高。680万毕业生就意味着680万份学生档案的寄发，数量巨大而其中的重要性就可想而知。高校学生档案记载着学生的学习经历成长过程和综合表现，是学生求职择业和社会选拔任用人才的原始依据，关系着学生的前途命运，对社会高校和学生具有重要的意义。然而，高校学生档案管理并未引起重视，它是档案管理中最薄弱的一个环节。一、高校学生档案管理中存的主要问题。缺少专业的学生档案管理人员。当前高校毕业生档案的管理工作一般都是各学院负责毕业生工作的辅导员老师来完成的，档案管理人员不专业，不固定，导致学生
2、档案收集整理过程没有走上标准化规范道路。高职院校毕业生多，就业灵活多变，这就造成高职院校毕业生档案整理任务比较繁重，工作量较大，但由于没有相对固定素质较高的专业队伍,辅导员老师往往是带着下一级学生来整理毕业生的档案，加上缺乏监视检查和业务指导，问题之多就可想而知。由于档案工作一般是由各学院辅导员兼任，人员一旦变动，档案查找起来就非常困难。现在，有很多的学校对学生档案管理工作的重要性认识缺陷，任用一些非专业人员从事学生档案管理工作。这些人员档案意识不强、技能较低，造成学生资料收集不及时、归档材料不到位，材料装错档案袋，个别学生档案丢失的现象。学生档案意识薄弱。学生的档案意识薄弱，高校中绝大部分学
3、生不了解档案的构成及其重要意义。目前。随着人们就业观念和就业方式观念的改变，学生认为档案的重要性越来越低。有很多学生认为以后反正会在私企外企工作，要不要档案无所谓，对档案漠不关心，若干年后由于考公务员或出国考研再来查找，又不知档案在何处；有的毕业生认为学校会直接把档案转到工作单位，因此对档案是否到达接收单位不闻不问然而；与此同时，现在很多省份的新生在入学的时候都是自带档案，由此而造成学生档案丢失、迟迟未交档案、档案私自拆封等现象较为明显，这都在无形中加大了学生档案管理的难度。这些现象的出现都与学生欠缺档案知识、档案意识淡薄等有关。制度建设不完善。高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据，制度的
4、缺位是制约高校学生档案管理水平的主要原因。虽然前几年，国家教育委员会发布了高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，这表达了国家教育和档案工作行政部门对高校学生档案的重视，但总体来说比较笼统对具体操作的指导性不强，缺少标准化规范化的指标体系。高职院校学生档案从新生建档、归档到毕业后转成人事档案,经手的部门多，工作量大，归档制度的不健全，转递手续的不严格，各个部门之间的工作不能很好地衔接，就无法保持学生档案材料的产生过程的连续性和周期性，无法保证学生档案材料的系统性和完整性。二、提高学生档案管理实效性的对策稳定队伍，提高工作人员素质。以往学生档案的管理,基本上都是兼职人员，由于精力有限，平时
5、都忙于其它工作,疏于档案的管理。特别是对档案理论和业务方面的研究更是缺乏。高校档案管理过程中可以设立专职学生档案员，同时在工作中要增强档案专业人员的责任感和使命，应定期对工作人员开展相关业务培训，这样既有利于不断培养和提高管理人员的工作水平，且能提高服务质量，使档案工作贴近学生的学习、生活和就业，真正做到为学校发展和学生成长服务。加强毕业生档案工作的宣传力度，提高在校大学生档案意识。要充分认识大学生对档案管理知识学习的必要性，努力向在校大学生宣传普及学生档案知识。新生一入学，学生档案管理部门就应组织档案管理人员作讲座宣传学生档案知识，让学生在校期间就知道自己在校期间能形成哪些档案资料，这对加强
6、校风校纪建设也大有好处如学生知高校和社会应加大教育宣传的力度。尤其要加强对档案法的宣传、学习和贯彻执行。高校要对档案理论知识以及如何去开发利用档案信息等方面，有计划地开设相关的选修课程，或短期的培训班，讲座等多种形式让大学生们真正地认识档案,走近档案，获得档案重要性的更多知识和信息加强制度建设，规范管理行为。国家教育人事档案等有关部门有必要根据当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势出台具有较强针对性和操作性的高校学生档案管理方法实施细则和评价体系，提出明确的任务目标和全面的归档范围，使高校的学生档案管理工作有章可依。高职院校学生档案的管理工作应出台相应的对策和制度，根据学生档案管理工作的性
7、质任特点，对学生日常档案管理及毕业生的档案问题作统一具体的规定，建立健全保管保密转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循有据可依照章办事有了相应的法规和制度，才能使毕业生档案工作走向进一步大力推行毕业生档案数字化管理，加快高职院校毕业生档案工作管理的现代化。扩招使高职院校在校生人数剧增,毕业生档案管理工作量也相应增加，要解决这个问题不能单纯地用增加工作人员这个途径，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将每届学生的基本信息输入微机，使学生档案数据化信息化，这样既保证了学生档案材料不遗漏,又简化了手工操作的整理程序，做到在纸质档案材料保管的根底上，开展计算机存储实现电子档案和纸质载体档案同时保存应用电子档案，便于毕业生档案的提供利用，既节省了时间，又提高了工作效率。高职院校毕业生档案从建档管档归档到转递，经历的时间长，经手的部门多，工作量大，学校领导的重视学生档案管理人员的仔细负责，科学规范的管理制度，各相关部门协调配合学生的重视，计算机网络技术等先进的技术手段的支持均是做好学生档案工作的坚强后盾，只有这样才能真正发挥毕业生档案管理的服务功能，做到毕业生档案服务于学生服务于企业服务于社会。
