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1、中海管理制度中海管理制度1一、档案资料的归档管理归档范围a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等，由行政部负责归档。b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案，如：会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等，由行政部负责归档。d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案，由行政部负责归档。e.财务档案按财务管理规定的范围归档，由行政部负责。2 .归档要求a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整
2、齐；字体一般是宋体，标题三号字，正文四号字；语言通顺，文字输入正确无误。b.归档的文件材料要完整齐全。c.归档的书面文件必须是原件，电子文件为最终使用件。d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。3 .归档时间a.文书档案在第二年上半年内归档。b.员工档案及时归档。c.财务档案按季度归档。4 .归档份数a.各类书面文件材料一般归档一式一份；电子文件一般归档一式三份（其中包括软盘上一份）。b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。5 .不归档文件材料的范围a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。c.未经会议讨论和领导审阅
3、、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、草稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。e.参加非主管单位召开的会议，不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。6 .各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。二、档案资料的保管1 .分公司档案资料由行政部统一管理，其他各部门档案资料均由各部门自行管理。2 .存放文书档案要有专用柜架，在排放上应按
4、照类别和时间的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹；在保存电子文件时，按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签，以方便查询。3 .底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。4 .存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的.密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。5 .每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符，对破损或载体变质的文书档
5、案，要及时进行修补和复制，文书档案发霉或虫害要及时消杀；对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。6 .行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。三、档案资料借阅管理1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。7 .员工查阅档案，须办理登记手续，并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。8 .在借阅档案时应做到以下几点：a.办理登记手续，定期归还。b.要爱护档案，不得丢失。c.所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写。9 .借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。10 档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。11
6、 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。12 调离分公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。四、档案鉴定和销毁1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行；日常档案的鉴定工作由行政部负责。2 .鉴定的主要项目有：a.档案保管期限表。b.对到期档案提出存、毁意见。3 .确定保管期限原则：a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。4 .鉴定工作应该定期进行。5 .档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。6
7、 .销毁档案的程序：a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告，经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。b.档案销毁时，由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。c.销毁档案时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。中海管理制度21.工作目标1.1 规范管理处停车场的收费工作，提高工作效率和服务质量。1.2 确保每次收费的准确率达100%o2.工作职责2.1 管理处计费员：管理车库收款员的具体业务。2.2 管理处收款员：负责车库所有款项的收、支。2 .3计算机操作模块负责人：负责车库
8、收费系统的正常使用及维护。3 .4停车场收款员：负责管理处停车场临时车费收取的具体操作，同时协助处理停车场突发事件；收费设备的日常保养，排除一般性故障。3.工作指引3.1 停车场收款员的基本要求：3.1.1 必须熟悉和严格遵守管理处停车场收费室的管理规定。3.1.2必须熟悉电脑收费系统的.操作。3.1.3必须熟悉停车场在突发事件时的应急处理规程。3.1.4必须熟悉和严格执行公司规章制度和工作程序。3.1.5对停车场管理设备的原理和操作有基本的了解。3.2日常收费：3. 2.1月租停车费3.2. 1.1管理处计费员收到车位租赁合同时，要及时将用户的资料输入电脑，制作月租卡；管理处收款员收取车位月
9、租费及月租卡按金后，发卡给业户。业户退租车位时，凭卡及收据无息退还有关按金。3.3. 1.2月租车辆出场时，停车场收款员指示司机将汽车月租卡送至感应器上感应，闸杆自动升起，汽车离开30秒后，闸杆自动下降。3.2.2临时停车费3.4. 2.1客户开车出库，凭临时停车卡办理收费手续，收款员按操作规程，收取应收费用。3.2.2.2收费时要点清金额，注意辨别伪钞。收款后将停车发票交给客户，如客户表明不要发票，收款员要当场毁掉，不允许收款员私存客户发票，否则，以贪污论处。3.2.2.3收款员收完费用后，按下enter键，闸杆自动升起，车辆离开，出口处保安员记下车辆车牌号码。3.2.3交接班3.2.3.1
10、交接班时首先点清上一班值班人员所收现金，核对发票与金额是否相符，并核对与电脑上的金额是否相符。由当班收款员填写停车场收款员交接班记录，并由接班收款员签名确认。3.2.3.2换班时，先把磁盘插入收银电脑主机内，然后按f9（清机交班），荧光屏便显示上班清机时间，并询问是否清机y二是,其它二否。按y键后，显示当班时租收费款数、失票罚款数、合计款数等项目，按enter清机，并将金额显示介面的款数清空为0,这时所有当班时出、入车资料和收款数便全部存入a盘和硬盘总存。按其它键退出，取出磁盘。按f2输入接班收款员编号，开始收费。3.2.3.3接班后的工作：a.在电脑中输入自己的用户名及相应的密码，使电脑处于
11、清机状态。b.准备适量的零钞以备找零。c.仔细阅读上一班收款员的记录，了解停车场内现存车辆的状况和待处理问题。3.3突发事件的处理3.3.1月租停车用户忘记带用户卡或丢失用户卡的情况3.3.1.1先在电脑上核对其身份及月租情况，并在值班日志中记录下用户名称、车牌号码、月租卡号、租赁有效期限等主要情况。：如该用户确实已交纳月租金且该用户卡在此之前确由该用户使用（即不存在重复使用现象），可通知保安员协助放行。3.3.1.2如该用户卡在此前已给另一部车使用，则该车辆不可放行，请业户在交纳临时停车费后才能离开。3.3.1.3如电脑显示该月租卡过期或未缴费时，要通知对方交清月租费后才能放行。如对方立即要
12、离开，要核实其停车时间，缴清临时停车费后方能放行。3.3.2临时停车用户丢失临卡的处理及收费3.3.2.1接到丢卡通知后，不论何种原因，该车不得放行。车库收款员要通知保安班长或管理处值班人员来进行处理，在未处理之前，要疏通好客户车辆，以免造成车辆堵塞。3.3.2.2如客户确实是丢失临时卡的，现场处理的主管人员要对方出示“三证”（机动车行驶证、机动车驾驶证、居民身份证），核对汽车车牌与行驶证号是否相符，司机身份证与驾驶证和身份证所示人员身份是否相符，如达到“两相符，与车主联系无误后，就可以办理下述手续，如有一个不符，则将车扣下，直到弄清情况为止。3.3.2.3如确认无疑，收款员要与车库入口保安联
13、系，了解并核对该车辆进入的时间，计算其应交的停车费用，并让客户到管理处交纳车卡赔款。3.3.2.4收款员在值班日志上记下以上三证”的要素，已收金额等，收款员和出口当值保安员签名后，方可放行车辆。3.3.3停车场收费过程中应注意事项3.3.3.1收款员要密切注意电脑显示，对出现的各种异常信息要作相应处理，如无法处理，则立即通知管理处责任人员来处理。3.3.3.2如遇电脑死机，需用热启动方式重新启动电脑，要在值班日志上记下死机及恢复时间；如采取措施后未能启动，就应立即通知管理处责任人来处理。3.3.3.3收款员因事要离开收费室，必须通知计费员或管理处负责人安排人员替班后方可离开，禁止无故离岗。3.3.3.4如停车场出现异常情况，并进行了处理，收款员要记录下相关的情况并请当班的保安员签名证实。4.质量记录4.1值班日志4.2停车场收款员交接班记录表保存期限5年5.参阅文件资料
