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1、档案数字化加工工作流程第一篇：档案数字化加工工作流程数字化加工工作流程1.LL项目策戈IJ在档案数字化加工项目中，项目策划阶段主要完成四个方面的工作:召开项目启动会、试扫前的准备工作、试扫工作和数字化加工前的准备工作。l.l.l.l.召开项目启动会在档案数字化加工项目中，在项目正式开始实施前，需要召开由用户方领导、用户方项目负责人、用户方其他相关人员、我公司领导、我公司项目经理、我公司数字化流程各个环节负责人参加的启动会，在启动会上要明确项目的目标、范围、组织机构、注意事项等内容，并形成项目启动会议纪要。1.Ll.2.试扫前的准备工作在档案数字化加工项目中，在进行项目试扫工作前，项目经理负责组
2、织完成以下准备工作：加工场地环境的准备：包括监控设备、项目横幅、项目看板、试扫人员桌椅、饮水机、电话、试扫人员岗位流程牌、管理制度等；试扫网络环境的搭建：布线搭建数字化试扫加工现场的局域网，保证各台参与试扫的计算机都能相互访问和访问服务器；档案数字化管理系统的安装、调试和初始化：项目经理（或指定人员）负责将数字化管理系统安装到局域网（包括服务器端和各个试扫客户端的安装），并进行调试，保证每个试扫客户端都能访问数据库服务器，根据项目的实际情况（参照档案数字化项目用户需求调研报告）进行“数字化管理系统的初始化工作，包括建立档案库、系统配置、流程设置、试扫人员管理等工作；档案准备：打印输出标准格式的
3、考勤表、值日表、外来人员登记表、提卷单、还卷单等。I .1.13.试扫工作在档案数字化加工项目中，依据合同中的档案数字化项目用户需求调研报告，项目经理和试扫人员（由数字化加工各环节负责人组成）抽取各年度档案资料进行为期5个工作日的扫描测试，形成扫描测试报告，并由项目管理组对扫描测试报告进行评审并签字确认，依据扫描测试报告和用户对项目实施周期的要求，我公司数字化项目评估小组与数字化制作部经理对项目成本、所需设备、人员等进行评估，形成项目规模评估报告并签字确认，如果需求存在变化，则形成新的档案数字化项目用户需求调研报告，并提交项目管理组进行评审并签字确认，依据项目规模评估报告，我公司数字化制作部经
4、理负责提供相应的设备和工作人员，项目经理负责制定人员计划、设备计划、场地计划、进度计划，质量保证组负责制定质量保证计划，并提交给项目管理组进行审批，如果存在问题，则需要项目经理进行修改并再次提交项目管理组评审,直至评审通过。1.12提卷出库在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次（可以为一个工作日或者多个工作日）需要加工的档案实体，对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，保证案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，在每次提卷的过程中：1、档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记（包括出库日期、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息），并由档案
5、管理人员和提卷出库人员共同签字确认；2、提卷出库人员负责填写提卷单相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在提卷单上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认；3、档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程；4、项目经理对进入加工现场的档案实体进行入场登记（包括入场日期、全宗号、年度、起止卷号、入场卷数等信息），并由项目经理和提卷出库人员共同签字确认；5、项目经理在调卷记录中签字确认。项目经理接收案卷后，提卷出库人员可以利用数字化管理系统中的
6、提卷出库功能，将提卷相关信息录入到系统中。如下图所示：1.1.3.档案查卷在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷的检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到流程单，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在流程单相应栏中标注清楚”此件不扫、此页不扫、原件破损、原件模糊、原件残缺等情况说明。最后，查卷人员将形成流程单加入到案卷首页，保证案卷与流程单的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在流程单上填写查卷相关信息（如查卷人、查卷时间、发现问题等信息），同时利用“数字化管理系统中的档案查卷功能，将查卷相关信息记载到
7、系统中。II .4.编写页号在档案数字化项目加工中，编写页号人员负责对每卷进行页号的编写（以案卷大流水为原则，即每卷一个流水号），在编写页号的过程中，编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉、火烧痕迹（包括破损处被修复过的痕迹）的情况详细的记载在流程单中，编写页号人员在处理完每一卷档案后，需要在流程单上填写编写页号相关信息（如编写人、编写时间等信息），同时利用数字化管理系统中的编写页号功能，将编写页号相关信息记载到系统中。I .1.5.拆除装订物在档案数字化加工项目中，装订物拆除人员负责对每卷进行检查，如果发现装订物，如原金属装订物（如：金属夹条
8、、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具，将装订物进行拆除，但必须小心细致，不得损坏档案（档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距挂边扫描），当完成一卷的装订物拆除工作后，装订物拆除人员需要在流程单上填写装订物拆除相关信息（如拆除人、拆除时间、拆除内容等信息），同时利用数字化管理系统中的装订物拆除功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。1.16数据录入在档案数字化加工项目中，数据录入人员依据档案数字化项目用户需求调研报告中著录项要求，利用数字化管理系统中的数据录入功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件进行档案目录信息的录
9、入。数据录入人员在处理完每一卷档案后，需要在流程单上填写数据录入相关信息（如数据录入人、数据录入时间等信息），同时利用“数字化管理系统中的“数据录入功能，将数据录入相关信息记载到系统中。II 1.7.数据质检在档案数字化加工项目中，数据质检人员依据档案数字化项目用户需求调研报告中著录项要求，利用数字化管理系统中的数据质检功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，系统自动记载数据错误信息和改错过程信息。数据质检人员在处理完每一卷档案后，需要在流程单上填写数据录入相关信息（如数据质检人、数据质检时间等信息），同时利用“数字化管理系统中的数据质
10、检功能，将数据质检相关信息记载到系统中。III .8.纸面处理在档案数字化加工项目中，纸面处理是整个数字化加工工序中最难、最重要的一个环节，纸面处理的好坏，直接关系到整个数字化加工项目的质量。纸面处理工作包括：折角、皱折问题：可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平办法、蒸汽熏蒸等方法进行处理；霉变问题：首先可以采用清洗技术，对于清洗不掉的霉变纸张，可以采用先进行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技术，将纸张上的霉变物质进行清除；传真件或电报件所使用的热敏纸问题：进行加深复印（扫描时只需扫描复印件即可）；原件破损缺字问题：先进行纸张修裱（扫描时需要对修裱后的纸张进行扫描），同时在对应目录信息备考字段中进行解
11、释。在进行纸面处理的过程中，要以不损坏档案实体为原则。在完成每卷的纸面处理后，纸面处理人员需要在流程单上填写纸面处理相关信息（如处理人、处理时间、处理内容等信息），同时利用数字化管理系统中的纸面处理功能，将纸面处理的相关信息记载到系统中。IV .9.档案扫描在档案数字化加工项目中，档案扫描人员依据档案数字化项目用户需求调研报告技术要求，利用数字化管理系统中的档案扫描功能，以卷为单位逐件进行扫描，在扫描的过程中，根据档案原件的质量，需要选择不同的扫描方式（平板扫描方式、滚筒扫描方式）以及不同的扫描仪进行扫描，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果，接近原始文件
12、色彩。档案扫描人员在处理完每一卷档案后，需要在流程单上填写档案扫描相关信息（如扫描人、扫描时间等信息），同时利用数字化管理系统，中的档案扫描功能，将档案扫描相关信息记载到系统中。1.1.10. 扫描抽检在档案数字化加工项目中，为了降低后期返工的风险，将图像处理、图像质检等工序的工作量降低到最少，需要对扫描文件进行抽检，扫描抽检人员可以利用文档数字化管理系统中的扫描抽检功能，以每卷档案实体为参考，对系统中的扫描数据进行检查等操作。扫描抽检人员在检查完每一卷档案后，需要在流程单上填写扫描抽检相关信息（如抽检人、抽检时间、发现问题等信息），同时利用数字化管理系统中的扫描抽检功能，将扫描抽检相关信息记
13、载到系统中。1.1.11. 高清处理在档案数字化加工项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用数字化管理系统中的图像处理功能，根据流程记录单，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用专业的图像处理软件将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在流程单中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量，图像处理软件功能主要包括：去黑边、去污点、去污渍。扫描后形成的文件可能会存在黑边、零散的小黑点、大块的污渍等情况，用户可以根据不同的情况自动去除黑边、污点、污渍，并且可以对处理的阀值（自动处理的强度）进行设置
14、；拼接、拆分文档。可以选择将多个单页文件组合成一个文件，也可将组合成的文件再进行拆分成多个单页文件。比如在扫描时，将A3幅面的文件扫描成两张A4幅面的图像，再将A4的文件拼接成一张A3的图像；字迹加深、字迹变浅。扫描后形成的文件由于各种原因，有可能字迹较深、较浅，影响视觉效果，可以利用此功能将选择区域的字迹作加深、变浅处理；批量处理。系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在流程单上填写图像处理相关信息（如图像处理人、图像处理时间等信息），同时利用数字化管理系统中的图像处理功能，将图像处理相关信息记载到系统中。1.1.
15、12. 图像质检在档案数字化加工项目中，图像质检人员依据流程单，利用数字化管理系统中图像质检功能，对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在成品数据验收记录单上，并将其错误问题与成品数据验收记录单一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在流程单上填写图像质检相关信息（如图像质检人、图像质检时间等信息），同时利用数字化管理系统，中的，图像质检功能，将图像处理相关信息记载到系统中。1.1.13. 格式转换在档案数字化加工项目中，格式转换人员可以利用数字化管理系统中的“格式转换功能，将扫描形成的TIF格式的文件转换成PDF和JPG两种格式的电子文件，转换后的电子文件存放路径与TIF格式存放路径一致，文件名称与原文件名称一致，只是扩展名不同而已,在转换的过程中，系统自动为转换后的电子文件生成MD5校验码，并保存到数据库。格式转换人员在处理完每一卷档案后，需要在流程单上填写格式转换相关信息（如格式
