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1、浅析秘书工作重点变通艺术绪论1二 .秘书工作的特点1（一）被动性与主动性1（二）事务性与思想性2（三）机要性与群众性2（四）突然性与经常性3（五）综合性与专业性3三 .秘书工作的原则4（一）秘书工作的不变原则4（二）秘书工作的变通原则5四 .秘书工作的策略7（一）主动构建积极的变通思维7（二）熟练掌握有效的变通方法8参考文献H一绪论当社会发展达到一定水平，就有了社会分工，秘书这一职业也就应运而生。“秘书是辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的人员。“因此，秘书工作主要是秘书为协助领导者更方便管理，具体表现在从事办文、办事等的事务性工作。闫华对秘书工作就定义为：“秘书工作主要包含书、办、谋、管
2、等内容。书，即文书、文字类工作；办，即包括会议在内的各类事务办理；谋，即出谋划策、参谋助手；管，即协助管理。”根据严华的解释不难看出，秘书工作的繁杂，不仅有自身内在的工作特点、原则规范，还对从业者即秘书人员能力素质提出了诸多要求。其中，秘书工作中的刚与柔，即变通艺术就是其中一种非常重要的能力素质，需要进行研究探讨。变通艺术，就是操作者所采用的一种创造性的方式，用以消除因环境或其他因素的突然变化而造成的不利影响，为保证顺利地完成任务，而改变原来的处理方式。网在秘书工作中，变通是基于对事物的正确认识和把握，不是没有目的或没有根据的。秘书应遵循正确的指导思想，不着重于某一部分，因时而变，根据趋势而为
3、取得实际效果。二.秘书工作的特点秘书工作承上启下，包含着书、办、谋、管等具体任务工作内容，具有以下五组对立统一的矛盾：()被动性与主动性秘书工作是真正意义上的从属性工作，这也是他与其他工作不同的地方。秘书服务于领导，其存在的主要目的是为了帮助领导者完成日常的工作或者组织活动，领导活动及部署的任务决定着秘书工作的方法、方向、职责范围，因此秘书工作具有很强的被动性的特点。比如，在工作性质方面，秘书是为领导工作服务的，尽管秘书对工作计划和时间管理有自己的安排，但在与领导者部署的工作目标和任务发生冲突时，必须以领导者的计划和组织安排情况为准。又如，在工作时间方面，秘书除了正常的工作时间外，还要适当地服
4、从领导、服务单位工作需要，即使是在休息的时候，只要有工作任务，一个合格或者优秀的秘书人员就应当要毫不犹豫地牺牲自己的时间。同样，秘书工作的被动性中也孕育着主动性,即秘书人员根据自身的需要、价值观等促使其主动的采取行动，而不是依靠外部力量的推动被动做事。比如，优秀的秘书在被动承接工作目标任务时，应当在工作过程中根据自己的职责表现出热情和创新等，秘书展现工作中的独立思考、创造性行为，坚持做到加班加点工作，高质量、高效率地完成领导者部署的各项工作任务，服务好整个单位组织。(二)事务性与思想性一方面，秘书部门是各级领导的办事处理机构，其主要职责是协助领导管理每日事务，每天都要处理大量的事务性工作，如起
5、草、接收和发送电报、接听电话、书写会议记录等，这些工作非常地复杂，表现出极强的事务性。另一方面，秘书部门又是领导者职能延生的一个部门。在现代化管理中，上级领导的决策，离不开背后辅助力量的支持。这个背后的力量就是为领导者服务，并起参谋作用的秘书人员。秘书人员不仅仅是在领导决策中发挥着重要作用，表现为在领导者做出决策之前，进行调查和研究，认真摸排各种具体且详细的情况，向领导人员提供基础资料信息，并在领导者决策后，及时制定合理的方案计划等，做出传达部署，再对方案计划等执行落实及成效等情况进行监督和管理，这些都具有强烈的思想意识。因此，秘书工作的事务性和思想性是互相补充、互相穿插、互相影响的，从这可以
6、看出，事务性工作是办公室秘书工作的基础，处于整个工作系统的核心地位，思想性是秘书工作的灵魂。但在具体的事务性工作中，思想性工作是居于主导地位的，事务性工作相应的居于从属位置，思想性决定了事务性工作的质量和高度，并在事务性工作中折射出来。(三)机要性与群众性秘书从属于领导者，就从本质上决定了秘书人员必须绝对忠诚可靠，具有较强的保密意识，并且必须严守所有的保密纪律和各项秘书工作纪律；同时又要求了秘书人员必须能够广泛接触群众、融入群众，招领导者的命令、工作安排部署下达，并督促其执行落实到位。因此，古今中外的领导人在选择和录用其秘书时是一丝不荀的，党和国家在秘书人员的选拔和任用上是非常严格的。比如，在
7、秘书工作中，领导能够看到文件和电报，秘书都能够看到，并且有时候在领导看到之前，秘书就掌握了机密。秘书每日要接收到来自社会各界的消息，接受群众的到电话和来访，秘书人员还要前往群众基地进行调研等，为领导决策提供依据。故秘书人员只关注到前者就会脱离群众，而只有后者没有前者，就很可能会因为走露国家机密而犯政治性错误，二者都不能偏废各谈各的。这些机密一旦泄露，揩会导致严重的泄露问题，与此同时秘书工作又具有群众性。秘书部门是政府跟人民群众联系的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口。（四）突然性与经常性突然性工作，一方面是指重大灾害、重大事故等不可预见的突发事件；另一方面是指需要临时完成突然性的任务，如临时被指
8、示调查事件、为临时决定召开的会议准备文件、为高级检查员突然到达准备有关文件资料并提供相关信息等。经常性工作是秘书人员一直从事的工作，主要以组织内部常规的日常事务性工作较多，二者有着紧密的关联、相互作用，构成秘书工作。对于秘书人员来说，既要合理安排好日常的工作，又必须要及时地处理突然发生出现的复杂情况，这并非一件简单而轻松的事。经常工作和突然性工作之间都存在着相互的内部联系。秘书做好了常规的工作，并不断思考总结自己的经验、积累数据，从而为完成突然工作做好准备、创造必要可行条件。突然性工作的实现，可以有效锤炼秘书的工作技巧、在日常工作中处理好常规问题来提高服务水平。（五）综合性与专业性秘书岗位要求
9、秘书必须站在领导的角度来观察问题，具有宏观全局的观念，并在办文、办事和办会过程中成为本系统的专家和人才。但秘书工作的领域范围和内容都是非常广泛的，有自己特定的一套专业，要求要具备较高的文字和理论水平，并且有较强的组织协调能力和业务处理的能力，同时掌握文书、文件、保密、礼仪等专业知识。例如，党委机关秘书需要熟悉掌握党务相关知识，军队文职秘书要掌握军队部队知识。其中，综合性和专业性是辩证统一的关系。综合性本身就是秘书管理工作的主体部分，专门技术性是次要的部分，两者相互渗透，彼此为补充。秘书的整体综合统筹全局的能力越高，对于整体局面的把握就越彻底，这样更有利于使得秘书管理者掌握更精准的专业知识；秘书
10、管理人员的技术和专业知识越全面，兼顾整个领域和局面的综合技术能力也就会变得更强。三.秘书工作的原则我们主张秘书职业在工作上讲究方式和方法的灵活变通，这并非是一味地抹杀秘书人员在职位上的所有规定和传统，而在某些特殊情况下，需灵活处理，辩证地看待“不变”和“变通”O(一)秘书工作的不变原则1 .遵守法律道德的原则绝不能变秘书在工作中最重要的是树立领先的服务理念，遵纪守法，提高为人民服务的职业素养。网秘书在个人行为上要遵纪守法，作为领导者的膀臂肢体，在领导身边工作，接近于权力的核心，要比普通人所需要承担的考验和诱惑多得多，这使他们更有必要保持清晰的头脑和精神品质，如忠诚、纯洁、自律，以及谦虚慎重的态
11、度，同时，做到以领导者的标准要求自己，实现道德的进步，模范遵守社会公德。最重要的是，秘书在工作上要时刻牢记执行纪律和国法，做到在纪律、国法之中没有任何“灵活性”，坚持法律道德的基本底线不变。2 .遵循求真务实的原则绝不能变“实事求是，是邓小平建设有中国特色社会主义理论的精髓，是中国革命成功的保证。变通不是意味着可以为所欲为，按主观想法随意地去做。所有事物都必须要严格地遵循客观规律，秘书在工作中亦是如此。比如撰写文稿，这是秘书工作的一项重要内容，必须反映正确的客观实际，稿件中的观点要实事求是,提出的政策和措施必须从实际出发，论证的依据、引用的事例也必须是真实可靠的；又比如秘书在向领导汇报工作方面
12、，务必要真实准确、客观全面，既不夸大事实，也不隐瞒事实，坚决反对弄虚作假。求真务实就是要求秘书不但要说实话,更要为领导、为人民做实事，提出的建议或方案要切实可行。3 .坚持恪尽职守的原则绝不能变秘书在工作中要具备随机应变的变通思维意识，但不代表秘书可以按照所想为所欲为。首先，秘书须明确自己的职责、权限、目标、任务具体是什么，在这些里面哪部分可以灵活处理，哪部分必须按照规则严格执行。对于秘书“书、办、谋、管”四方面的职能，所要坚守的内容须铭记在心。“书”是秘书工作中最基本的功能，包括日常文书和文字的处理。现代秘书工作，对语言组织表达能力提出了较高对要求。在此过程中，要遵从领导的意思,揩口头表述的
13、内容转化为规范的书面格式。“办”就是按规则办事。秘书每天要处理的事情很多，而且很繁杂，这时候就要转变方式来提高办事效率，但此时必须要找准自己的定位，明确职责范围、所要遵守的制度、规定和程序，按照规则，严格处理事情。“谋”就是在领导决策过程中提出谏言和计策。秘书具有参谋功能，李欣先生提议将参谋角色纳入日常工作中，秘书可以在领导决策前提出有创意的参谋方案，但是不能揩“参谋”等同于“实行”，最终的决定依然掌握在领导手中。“管”必须经过授权方能执行。这在本质上折射出秘书的辅助性地位，在领导授权的情况下，秘书才具有了权力，表现在秘书可以直接处理领导部署的相关任务，但这种权力是有限的。大体上看，决策务必要
14、得到领导的批准，在授权之后才能“变”O（二）秘书工作的变通原则变通是由于一般方法解决不了问题，而采取的其他措施的策略。1.坚持原则性与灵活性的统一原则性是指处理事情的准则规范，必须要坚持的法律、道德底线、规章法纪;对应的灵活性就是将抽象的、原则的问题具体化，根据不同地域、特点、形势用具体措施解决问题。秘书的本职工作要求兼备灵活性和原则性的双重标准，掌握和运用好秘书工作的内在规律，促使原则和灵活并驾齐驱。在秘书工作当中，原则性首当其冲为第一位，灵活性是基本技巧，原则性就是基本要求，在实施原则性的具体工作中同时具备高度的灵活性。秘书的工作有其职责特定的原则属性，它涵盖了法律规定、道德、专业履行、务
15、实求是等。秘书不论在哪种情形的条件和情境下都必须遵循规定的原则，在具体的实际操作中，贯彻灵活性就是区别对待不同的事物，做到具体问题具体分析。原则性对全局有普遍的指导意义，在始终坚持原则性为第一性的前提下，学会“软中带强，面中藏针”，充分发挥自己的主观能动性和聪明才智，游刃有余的处理好领导交代的任务，以达到理想的工作效果，提高服务能力。2 .坚持主观能动性与客观规律性的统一变通法则中强调的灵活性，就是要求秘书工作者和人员必须要充分的培养他们的主观能动性，但是，主动性的培养，一切都必须从社会现实的角度出发，以社会存在的各种客观规律和社会现实情况作为首选条件。秘书在工作中遇到困难时不能用一时的热情和
16、冲动去决定和处理什么事情，实行变通不是随着自己的主观意识想怎么变就怎么变，也不是任意方式方法盲目地变通，而是要遵循事物发展的客观规律，按照客观事物的要求来变。如果一切事物发展都没有明确提及达到需要改变的前提，反而是盲目地根据每个人的主观意志随便地进行了变通，这样就破坏了事物发展的正常发展进程，与遵循客观发展的理念背道而驰。秘书对客观情况有深度地经过调查后作出决定，确保变通方式的灵活性和可行性，拿捏分寸、掌握火候，做到因时而变，顺势而为。3 .坚持理论与实践的统一马列主义强调理论和实践的辩证统一，不是主观武断地揩两者并列联系起来，而是考察行为在实践中的效果和作用。这是一个长期的过程，秘书的工作根本性和目的大致可分为“三服务”，即为党和国家服务、为全体人民服务、为领导服务。变通是为了秘书在工作中解决实际问题，有效地推进工作的执行，从而更好
