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1、公文处理实施细则总则第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化,结合公司的实际情况,特制定本实施细则。第二条各部门的公文,是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。第三条各单位应发扬实事求是,认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第五条各单位的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保公司机密。公文种类第六条公文种类主要有:(一)请示请上级指示和批准,用请示”。(二)报告向上级汇报工作,反映情况,用报
2、告。(三)指示对下级布置工作,阐明工作活动的指导原则,用指示。(四)布告、公告、通告对公众公布应当遵守或周知的事项,用“布告”。向国内外宣布重大事件,用公告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用通告”。(五)批复答复请示事项,用批复。(六)通知传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。(七)通报表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用通报。(八)决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排,用决定经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用”决议”。(九)函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有
3、关主管部门请示批准等询问和答复问题,用“函”。(十)会议纪要传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用”会议纪要1公文格式第七条公文格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。(二)向上级请示的公文,一般只写一个主送单位;如果需要上报另一个上级单位时,可以用抄报的形式。(三)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个
4、单位联名发文,只标明主办单位的公文编号。(五)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。第八条公文纸一般用16开,在左侧装订。“通告”等用纸大小,根据实际需要确定行文关系。第九条对上级单位组织的请示或报告,用单位组织名义发文。第十条对政府及政府各部、委、局,对市局及市局处室的请示或报告,与不相隶属单位协商工作等,用行政名义行文。第十一条内部行文,可按问题的种类和性质,用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文,部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。第十二
5、条各单位一般不得越级行文。因特殊情况,必须越级行文的,应当抄报越过的单位。第十三条向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不要同时抄送下级单位,不要直接送领导者个人(除领导直接交办外);向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。第十四条按照一级抓一级的管理原则,公司行文原则上只发到各分公司和各部门,不直接发到下属子公司。第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。公文处理程序第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要
6、的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,立即送办公室领导处理。(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递,以免积压或传失。(三)凡需办理的公文,应先送办公室主任签批意见,再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时,认为无需送领导阅批的一般性公文,可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时,应在3天内答复并退回文件,一般要办理的文件,一周内应办理并退文件,最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。(四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,
7、以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。(五)领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交文秘人员立卷归档。第十七条发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。(一)草拟公文的要求:1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。2 .情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。3 .引用的公文要写明发文单位、公文编号、标题和发文时间。4 .草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸,文件字迹要清楚
8、,文面应保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。5 .数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。6 .章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:一,第二层为“(一),第三层为1,第四为(1),7 .不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会名义发文的,由董事会和分管领导审核。审核的重点:1 .是否需要行文。2 .是否符合国家的方针、政策、法律、法令;与本单位发过的公文是否衔接。3 .提出的要求和措施
9、是否明确具体、切实可行。4 .处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。5 .文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办单位修改,改动过大的,要重新抄正。(三)公文签发。公司行政文件,由分管副总经理签署意见后,由总经理签发。工会的一般性文件,由分管领导签发,重要文件,由最高行政领导签发。(四)公文拟稿、改稿和签发,一律用钢笔,禁止使用铅笔和圆珠笔。(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必须重新送签。(六)公文签发后,由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方,符合公文格式。装订要整齐
10、牢固,不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明”此页无正文字样。(七)公文校对以原稿为准,非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错,由校对人员负责;校对后,打字员没有改正的,由打字员负责。第十八条公文办理完毕后,要及时送交文秘人员整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。文件的管理第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作,建立严格的管理制度,加强对相关人员的保密纪律教育,做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中,必须办理登记、签收、注销等手续,并按照收文薄检查归档,以防遗漏。第二十条各单位工作中形成的文书,包括文件、会议记录、决议、照片、图表带等有保存价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,移交文书或有关人员核对整理后,于次年第二季度送交档案室归档,各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。第二十一条没有存档价值和存查必要的公文,由档案室鉴别、登记后销毁。第二十二条本细则从XXXX年XX月XX日起施行,过去有关公文处理的规定与本细则不一致的,以本细则为准。