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1、记录管理制度1.目的规范质量记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量管理体系的有效运行，为产品的可追溯性以及采取改进、纠正措施提供依据。2.适用范围本程序文件适用于与公司质量管理体系有关的所有记录。3职责3.1 公司各级负责人负责相关质量记录的编制、处理的审批。3.2 各部门负责相关质量记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。3.3 行政人事部负责监督、审查质量记录控制的实施情况。3.4 质量记录的填写人员，对所记录的每一个数据和文字负责。4.作业程序4.1 质量记录的分类、范围和形式。4.1.1 凡质量管理体系中的记录、报告、检查证据等，均属质量记录的范围。对需要控制的质量记
2、录，可分为下列两种类型：1）与质量管理体系运行有关的质量记录，主要有：质量管理体系审核、管理评审、合同评审、合格供应商评定、纠正和预防措施、培训及考核等记录。2）与产品、服务有关的记录，主要有：检查记录、不合格处置等记录。4.1.2质量记录可以是表格、图表、报告、光盘、照片等形式。4.2 质量记录样式的编制和审批。4.2.1 各部门根据工作需要,可自行编制质量记录样式的草案。编制时，应按文件控制程序的要求给予质量记录样式唯一的编码。4.2.2 新编制的质量记录样式，需经部门负责人/公司主管领导审批（可与文件一同审批。单独审批时，采取在背面签名的方式进行）。4.3 质量记录样式的发放与更改。4.
3、3.1 质量记录样式可与其支持的文件一同发放，也可单独发放。4.3.2 管理者代表组织编制在用质量记录样式目录质量记录目录及其保存期，分发至各部门，以便各部门使用。4.3.3 质量记录样式的更改，需经部门负责人/公司主管领导批准。质量记录样式更改时，应给予新的版号。发放更改后的质量记录样式时，要收回旧样式。4.4 质量记录的管理。4.4.1 填写要求。质量记录的字迹应清晰、真实，并按要求正确填写，且不应随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正并签名，必要时注明日期。4.4.2 收集、归档。1）质量活动的开展均伴随有质量记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理成文交给相关
4、部门/人员。2）质量记录原件持有人应根据需要将质量记录的复印件分发至有关部门/人员，分发时应要求收件人在原件背后签字（必要时），或将记录直接送至有关部门/人员。3）各岗位员工根据需要保存其工作中产生或收到的质量记录。4.4.3 查阅、借阅。1）已归档的质量记录，借出时应填写必要的文件借阅登记表。2）经相关部门负责人同意，可查阅其质量记录。3）所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/人员。4.4.4质量记录的标识、储存和保护。1）质量记录按类别装订成册（至少一年装订一次），做好必要的名称、部门、时间标识，保存在适当的档案柜（箱、夹）中便于查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止质量记录的损坏、变
5、质和丢失。2）采用其他媒介的质量记录，也应有相应的储存条件，如光盘，应注意防潮、防压、防磁，以免存储内容丢失。必要时，可复制备份。4.5 外来质量记录的控制。4.5.1 供应商提供的物资，其有关的质量记录，由质检部等相关部门予以管理。4.5.2 顾客的质量投诉，由质检部等相关部门进行管理。4.5.3 其他外来记录由相关部门保存。4.6 质量记录的保存期。4.6.1 质量记录的保存期按质量记录目录及其保存期的规定执行，没有特别规定的，保存期为1年。4.6.2 生产件批准文件（可包括已批准产品、适用的试验设备记录或已批准的试验数据）、工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单/合同及其修正，其保存时间必须是产品在现行生产和服务中要求的在用期再加上一个日历年。4.7 质量记录的处理4.7.1 已超过保管期或无查考价值的质量记录，可剔除处理。4.7.2 质量记录的处理方式为销毁。4.7.3 文件管理员负责销毁过期的质量记录。5.支持性文件5.1 文件控制程序
