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1、党政机关公文格式应注意的问题2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅印发了党政机关公文处理工作条例。国家标准党政机关公文格式（gbt9704-2012）于2012年6月29日发布，2012年7月1日起正式实施。全国各级党政机关的公文都应该遵循此条例和新公文格式标准。党政机关公文格式将党政机关公文用纸统一为国际标准a4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。按照党政机关公文格式规定，公文格式各要素编排时需要特别注意的方面本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，版头有份号、密级和保密期限、紧急
2、程度、发文机关标志、发文字号和签发人6个要素，其中前3个和第6个要素不是所有公文都有；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，主体有标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素；公文未页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，版记有抄送机关、印发机关和印发日期两个要素；页码是版心外要素。1 .关于发文字号发文字号由“发文机关代字”“年份”和“发文顺序号”三个部分组成。“年份”要用全称，不可简化，如“2011”不可写成“11”。发文字号应该注意的问题是括注年份的是六角括号“（）”，而不是方括号“口”。正文引用文件名称
3、后圆括号里的发文字号中，一样应该用六角括号下行文的发文字号居中排列；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时，使用主办机关的发文字号。2 .关于标题公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，容易出现的问题是发文机关名称经常被忽略。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。3个机关以下联合发文，应该列出所有机关的名称，4个以上机关联合行文时，可采用排列前的发文机关名称加“等”的方式。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。逐级多次转发的公文，拟标题时，可直
4、接写所转发公文的标题，但要去掉原发文机关名称，“转发”前冠转发机关名称。如果转发的是“通知”，可只保留一个“通知”。转发公文，不得以被转发公文的发文字号代替被转发公文进入标题。3 .关于主送机关主送机关在标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（编排方法见本文中“关于版记4 .关于正文及序次语使用应注意的问题公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文中结构层次使用序次语应依次为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；一般第一层
5、用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。特别注意的是，第一层次“一、”后面是顿号，不是逗号，也不是下脚点（齐线实心圆点）；第二层“（一）”后面不能有标点；第三层“1.”中是下脚点，切不可用顿号；第四层“（1）”后面不能跟标点。层次序次语不能反序使用，可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可以选用“1.”。同一个层次，使用的序次语形式必须一致。另外，如用“第一”“第二”表示次序，后跟逗号，而不能使用顿号。（非公文材料行文中，有时用外文字母表示顺序，字母后应该使用下脚点，如“a.”或“a.”，切不可用顿号。）以上结构层次序数规范写法适用
6、所有文本材料行文。另需注意的是，序次语后如果使用小标题，标题结尾不应使用标点符号，如果使用句号，将失去小标题的身份，而成为本段的起领句，句号后不宜另起段，应该连续行文。5 .使用附件说明和附件应注意的问题公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，即附件说明。“附件说明”的标注规范：在正文之下空出一行居左空两个字编排“附件”二字，“附件”后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点符号，附件名称本身也不加书名号；如附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。有多个附件，使用阿拉伯数字加下脚点标注顺序，顺序号上下对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号顶格
7、编排在版心左上角第一行（注意！“附件”两字后不加冒号），附件标题居中编排在版心第三行；附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，格式要求同正文。需要注意的是在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，不在“附件说明”中列出，不按附件处理。6 .关于发文机关署名、成文日期和印章加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行
8、文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期是公文生效的时间，以
9、负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。7 .关于附注使用应注意的问题附注是对公文使用时需要注意的其他事项的说明，如请示性公文应在附注处注明联系人的姓名和电话号；下发的公文可在附注处注明公文的传达范围和是否公开发布等。附注不是对公文内容的解释或注释。需要特别注意的是，附注的位置要在“成文日期”的下一行,居左空两字，用圆括号括入，回行顶格。8 .关于版记版记中的分隔线与版心等宽，
10、首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为O.35mm）,中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）O首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年
11、、月、日标全，后加“印发”二字。2012版国家标准规定，版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。双面印刷的公文，版记一定要在偶数页上。骑马装订的公文，不管前面的空白有多少，版记也要放最后一面。9 .关于页码使用阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。10 .关于公文字体字号公文的秘密等级、保密期限和紧急程度用3号黑体字标示。发文机关标志推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目、美观、庄重和不大于上级机关为原则自行酌定，最大不能等于或大于22mmX15mm。发文字号3号仿宋体字。签发人3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后的签发人姓名用3号楷体字。公文标题用2号小标宋体字（宋体加黑）。主送机关用3号仿宋体字。公文正文一级标题使用3号黑体字，二级标题使用3号楷体字，其他部分全部是3号仿宋体字。非正式文件材料可根据需要做字号调整，字体起醒目作用，不变为宜。附件说明用3号仿宋体字。附件“附件”二字用3号黑体字。附注使用3号仿宋体字。抄送机关用4号仿宋体字。印发机关和印发日期用4号仿宋体字。页码用4号半角宋体
