大学教育基金会会计档案管理办法.docx

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1、大学教育基金会会计档案管理办法第一条为了加强大学教育基金会(以下简称基金会)会计档案的管理,提高会计档案保管的合理性、安全性和完整性,根据会计法档案法和财政部会计档案管理办法的规定,结合基金会工作实际,制定本办法。第二条基金会财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅、销毁及移交等工作。档案必须由专人负责妥善保管,存放有序,查找方便,严防毁损、散失和泄密。第三条基金会会计档案的范围(一)会计凭证类,包括:原始凭证、记账凭证及其他会计凭证等。(二)会计账簿类,包括:总账、明细账、日记账及相关辅助账等。(三)财务会计报告类,包括:月、季、年度会计报表、年度工作报告、审计报告及财务汇报等。(四)其他

2、会计资料类,包括:银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、销毁清册、固定资产盘点表及财务电子数据资料等。第四条档案存档要求(一)、规范化要求(1)纸质版财务档案装订成册,经办人、财务负责人签字并加盖教育基金会财务专用章。(2)电子版财务资料需进行备份存档。(二)、安全性要求(1)纸质版财务档案:会计档案保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火等条件,存放会计档案的文件柜须加锁,钥匙由档案保管员专人保管。(2)电子版财务档案:电子档案存放地要满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震。为防止数据文件被误用、损毁等情况,严格限制别人接触文件,严禁随

3、意进行数据恢复和拷贝。由机器打印输出的会计档案发生缺损时,必须依存电子档案补充打印,由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明,并由系统管理员签字盖章认可。第五条会计档案的使用(一)、会计原始档案原则上不得借出,因特殊需要(如审计、监察工作等)查阅时,须报理事长批准,但不得拆散原卷册。(二)、如因工作需要使用财务资料时,仅可按审批的用途使用。查阅过程中会计档案管理人员不得离开现场,不得抄录或复印与查阅无关的内容。第六条会计档案保管期限(一)纸质版财务档案(1)、会计凭证:30年(2)、会计账簿类:总账(包括日记总账)、明细账、日记账30年现金和银行存款日记账30年(3)、财务报表:月度报表

4、10年年度报表永久(4)、其他类:固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年移交清册30年财务档案保管清册、财务档案销毁清册永久银行余额调节表、银行对账单10年备查类资料、内部管理报表、台账资料5年(二)电子版财务档案30年第七条会计档案的销毁(一)、财务档案保管期满,需要销毁时由负责档案保管的人员提出销毁意见,会同财务负责人共同鉴定、严格审查,编造财务档案销毁清册,报理事长签批。(二)、财务档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止。(S)、销毁档案前,应按财务档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明”已销毁字样和销毁日期,以示负责。第八条本办法由大学教育基金会财务部负责解释。第九条本办法自印发之日起施行。

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