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数码集团秘书手册日常事务一、一般接待工作（一）客人（适合于集团内领导）要我的领导不在时，要明确告诉对方领导到何处去1.以及何时回。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方领导到对方单位去。（二）客人到来时，我方领导由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料/茶水、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料/茶水。（四）诚心诚意的奉茶。在招待尊贵客人时，应习惯以茶水招待客人，茶具要特别讲究，注意倒茶规矩，递茶讲究。（五）注意交谈技巧和举止礼仪。二、传真及邮件处理工作（）将传真/邮件分类1、重要性传真/邮件，需要领导本人审阅的，根据领导授意处理。2,一般性传真/邮件可转给其他相关负责人或自行处理。（二）遵守公文写作规范。（三）保密文件需要传真/邮件时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。（四）如发出的传真/邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。（五）需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围。（六）务必在传真件/邮件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。（七）必要的传真/邮件分类存档.
