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1、文件控制管理程序编号版次A/0IS045001共5页第1页1目的为使公司职业健康安全管理体系有效运行，确保各相关场所及人员得到并使用职业健康安全管理体系文件的现行有效版本，特制定本程序。2适用范围适用于公司职业健康安全管理体系文件的控制。3定义3.1 文件：要求组织维持和控制的信息及其载体；3.2 受控文件：指受文件控制中心控制发行的内部和外来重要质量文件、管理文件、基础文件、项目文件和技术文件；3.3 非受控文件：除受控文件外之文件，如非工作类信件、传真、参考资料等。4职责和权限1.1 最高管理者负责批准颁布职业健康安全管理体系手册。1.2 总经理负责批准颁布管理体系程序文件，负责组织职业健
2、康安全管理体系手册的审核。1.3 文控中心负责公司所有文件的收发、归档和文件格式的审批。1.4 品管部负责组织体系文件的编写，审核管理体系程序文件及支持性文件。4. 5各相关部门负责工作范围内有关程序文件及支持性文件的编写和所持文件的管理。文件控制管理程序编号版次A/OIS045001共5页第2页5作业流程5.1文件的起草编写、审核与批准5. 1.1职业健康安全管理手册由品管部组织编写，部门负责人审核，最高管理者批准发布。5. 1.2程序文件由品管部组织各相关部门编写并审核，由总经理批准发布。5. L3作业文件由相关部门编写，报本部门主管领导审核，总经理审批发布。5. 2管理体系文件编号5.1
3、 1公司代码：XXXX5.2.2职业健康安全管理手册：用公司代码加手册代号(SC)加发布年号加版本号表示。如：XXXX/SC2018A5.2.3程序文件：用公司代码加程序文件代号(CX)加程序序号加年号加版本号表示。如：XXXX/CX012018A5.2.4其它文件：用“XXXO字年号第X号”表示。5.2.5记录表格用公司代码加记录代号(JL)加记录表格的顺序号表示。如：XXXX/JL01文件控制管理程序编号版次A/0IS045001共5页第3页5.3文件的收发5.3.1文件应按经过审批的范围进行发放和控制，文件编制部门应确定文件的发放范围，对文件进行审批时应同时审批文件的发放范围。保证在对体
4、系有效运行起重要作用的部门和个人均能得到相应文件的有效版本。5.3.2文控中心负责公司所有文件的发放工作。文件分为“受控”和“非受控”,“受控”文件发放时要加盖“受控”印章和受控编号。文件管理人员按发放范围发放并填写发文记录表，文件领用人在发文记录表上签名领取文件。5.3.3文件接受部门在接到文件后，填写收文记录表,注明文件的受控状态，各部门的收文记录表连同本部门编制文件的清单一同作为部门的受控文件清单。5.4文件的评审、修改及换版5.4.1文件内容的修改意见来自于文件评审、审核或管理评审的结果。5.4.2在内审结束后，管理评审前由品管部组织有关部门对体系文件进行定期评审，以确定其持续的充分性
5、和适宜性，发现体系文件不适宜，由原文件编制部门进行修改，原审批部门审核批准。5.4.3体系文件在使用过程中发现不适宜时，由使用部门提出申请，并填写文件更改申请单，注明修改文件的原因，文件的编制部门进行评审、修改，评审、审批、修改的程序同5.4.2条。5.4.4文件更改如指定其它部门或人员完成时，该部门或人员应获得原编制和文件控制管理程序编号版次A/0IS045001共5页第4页审批时所依据的有关资料。5.4.5文件的修改可通过发放修改通知单、更改页等方式进行，使用修改通知单修改时，文件持有部门可在原文件上进行划改，并注明依据的更改通知单的编号。使用更改页更改时，更改页应有受控标识，文件持有人用
6、更改页替换作废页。体系文件内容如经多次修改应考虑换版，经原审批人员审核批准后，原文件编写部门负责修改,按照体系文件的审批权限和发放范围重新发布、发放。5.4.6作废的文件及作废页由文控中心负责收回，在原发文记录表中予以记录，在行政部见证的情况下销毁。5.4.7因工作需要保留的作废文件，经主管领导批准后加盖“作废保留”印章。5.5外来文件法律法规或其他要求等外来文件由行政部组织识别，参见法律法规要求和其他要求管理程序，识别出的外来文件由文控中心编制法律法规和其他要求清单，发放给公司与体系有关的所有部门，各部门根据需要选择清单中的外来文件，从文控中心领用。外来文件的发放和更改根据本程序的有关规定执
7、行。5.6文件的保存与管理5.6.1原版文件由文控中心存档。5.6.2各部门收到的文件应填写收文记录表并负责管理、使用和保存。文件控制管理程序编号版次A/0IS045001共5页第5页5.6.4对出于法规和保留信息的需要而保留的过期资料，由文控中心负责保存并做好标识。5.6.5文控中心负责建立公司总的受控文件清单，发放至所有部门，保证需用部门和重要岗位能够识别和获得有关版本的适用文件。文件应注明日期，对文件进行编号，从编号能够识别文件的更改和现行修订状态，使用部门建立收（发）文登记，按类存放，便于查找。6记录文件6.1 外来文件清单6.2 发文记录表6.3 收文记录表6.4 文件借阅登记表6.5 文件更改申请单6.6 受控文件清单
