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1、Q/EDH内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司化工事业部企业标准Q/EDHG012-2017内外部信息交流控制程序2017-07-27实施2017-07-17发布内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司化工事业部发布编制：企管综合部审核：批准：版本号：A/0分发号:,Z1-刖百本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司化工事业部企管综合部提出。本标准由内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司化工事业部企管综合部归口。本标准起草单位：内蒙古鄂尔多斯电力冶金集团股份有限公司化工事业部。本标准主要起草人：曹明霞、陈晓霞。内外部信息交流控制程序1范围
2、为促进公司发展，实施有效协商、沟通和信息交流，以确保质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行，特制定本程序。本程序适用于公司各职能之间、各层次之间、各业务流程之间以及外部相关方与本公司之间的协商与沟通。下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T19001-2016/ISO9001:2015质量管理体系要求GB/T24001-2016/ISO14001:2015环境管理体系要求及使用指南GB/T28001-2011职业健康安全管理体系要求Q/EDHG001-2017管理手册3
3、职责3.1最高管理者是质量、环境及职业健康安全信息沟通的主管领导。3.2企管综合部是负责公司管理体系内外部信息的组织协商和沟通交流的归口管理部门。3.3安全环保部是负责环境信息交流及职业健康安全信息协商和沟通的部门，负责组织环境因素和环境管理体系信息交流工作；负责组织内、外部职业健康安全信息的协商和沟通。3.4生产管理部是负责质量内部及外部（电冶集团质量管理部、电冶集团营销事业部、电冶集团技术中心、电冶集团采购中心）信息的协商和沟通交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。3.5公司各部门及各分公司参与内外部信息交流，对重要质量/环境/职业健康安全信息和进行沟通交流并负责职责范围内质量、环境
4、、职业健康安全信息的交流和沟通和信息的接受、传递和处理实施。3. 6公司的职业健康安全员工代表参与职业健康安全信息的协商和沟通。4管理内容与要求4. 1总要求4. Ll信息可分为内部和外部信息。信息交流的途径可以是口头或书面文件，以及其它一切可以利用的通信网络及宣传工具。4 .L2信息内容应准确可靠，所有重要信息的传递、处理必须做详细的记录，并予以保存。5 .2内部信息交流4.2.1沟通与信息交流内容（其中关于产品质量售后服务方面沟通）；4.2.1.1产品（包括中间产品和原料）实物质量的信息；4.2.1.2质量/环境/职业健康安全体系运行的信息；4.2.L3市场需要，顾客对产品要求的信息；4.
5、2.1.4内外审核和管理评审信息；4.2.1.5采取纠正措施、预防措施实施的信息；4.2.L6生产运行、工艺控制、新产品开发、设备运转、检修等方面的信息；4.2.L7质量、环境、职业健康安全方针、目标方面的信息；4.2.1.8重要环境因素、危险、危害因素方面的信息；4.2.1.9绩效测量和监视信息；4.2.1.10来自相关方的信息；4.2.1.11应急准备和响应信息；4.2.1.12培训信息;4.2.1.13相关法律法规和其他要求信息；4.2.1.14员工对质量、环境、职业健康安全管理的意见和建议。4.2.2内部信息交流与沟通方式4.2.2.1会议沟通4.2.2.1.1建立并执行例会制度，强化
6、会议沟通与信息交流；a）电冶集团质量分析会。每月一次，由电冶集团质量管理部组织、电冶集团质量管理部负责人、相关部门和相关人员参加，重点进行质量、工艺方面的沟通，通过数据分析，揭示存在的问题，寻求改进机会。b）环境、职业健康安全会议。每周一次，由安全环保部组织、主管领导相关各部门及各分公司领导参加，重点解决环境、职业健康安全方面问题，通过总结工作，查找问题及必要的数据分析，寻求改进机会,也包括宣贯国家法律法规及对外部沟通信息的内部传达与安排,主要围绕事故分析、安全和环境方面的检查、隐患整改、国家相关法规内部相关制度的实施协商与沟通。C）公司生产例会。每月两次，由生产管理部组织，相关各部门及各分公
7、司参加主要围绕日常生产（包括产品质量）、检修及运行，解决生产环节产、供、销、运、存等环节反馈，总结下一时期的生产运行情况分析并控制实施沟通；d）公司产、供、销计划会。每月一次各分公司每月一次，由生产管理部组织，相关各部门及各分公司参加安排下一个月的产、供、销生产经营计划，根据产量、销量、运量下达产、供、销计划。e）各分公司经济活动分析会，由各分公司财务管理部组织，相关领导参加，总结分析公司经济运行情况，分析问题及时调整经营策略。f）本着精简会议原则，应提高会议沟通质量，会议尽可能合并.采用个别沟通和会签办法解决。g）高层沟通除必要的常委会以外，采用随时沟通办法交流信息。h）公司高层管理者主要通
8、过办公会、管理评审等会议形式，实现与两级管理层的交流；通过各种会议实现与职工的协商与交流。f）做好会议记录及会议纪要。4.2.3其他沟通及信息交流4.2.3.1带有命令性沟通表单的有：a.调度指令单是由生产管理部下发的关于生产管理、内部供应、工艺质量管理、成本管理、设备管理等任务单必须完成。b.整改通知单是质量、设备、工艺、安全环保下达的指令，接单部门必须完成；c.工艺变更单是各分公司下发的技术操作的指令，应执行，并报生产管理部备案。4.2.4带有传递告知性质的表单有：a.与生产、质量、安全、环保等报表b.传递的分析报告单等。4.2.5网络沟通公司通过建立平台实施沟通，包括生产经营计划、总结、
9、通知、质量、环境、职业健康安全方针、目标、制度发布等；4.2.6宣传性沟通4.2.6.1公司各部门主要通过文件、通知、通报、专项例会、审核、报表、现场检查、业务指导等，来实现与基层单位的协商与交流。包括与相关方沟通、供方、顾客沟通及内部员工沟通，有简报、通告等实施对质量、环境、职业健康安全及其他工作的沟通。4.2,6.2车间与班组之间主要是通过班前班后会、板报、标语等来实施同员工的协商与交流。4.2.6.3企管综合部负责内部环境信息的收集和处理，负责内部职业健康安全信息的收集和处理，利用信息沟通联络单进行信息交流，信息交流的接收方必须填写信息交流记录。4.2.6应讲求沟通的有效性，对于政府部门
10、、顾客、承包方、供方需要送达的，应及时传递。内部重要沟通应保持沟通的记录。4.3外部信息交流4.3.1外部信息交流的主要内容：a）质量、环境、职业健康安全方针通知相关方；b）相关法律法规和其他要求的信息；c）供方提供产品的环保要求；d）绩效测量和监视信息；e）认证与监督检查信息；f）顾客的抱怨或要求，相关方的投诉；g）社区的抱怨或投诉；h）其他外部相关的信息。4.3.2外部信息交流的管理5.3.2.1公司各部门及各分公司根据职责划分，各自负责与行业、地方、有关管理部门间建立正常的业3务联系，来实现与相关方的交流与协商。各部门及分公司对收集到的有关质量、环境、职业健康安全方面的信息应及时传达、汇报、通报、请示。各部门及分公司应优先考虑各相关方的信息，涉及其它部门的通过正常的工作关系或者会议进行信息传达。需反馈的应及时进行反馈。5.3.2.2公司企管综合部负责组织外部质量信息的收集和处理，安全环保部负责职业健康安全、环境信息的收集和处理，对外部相关方提出的意见或投诉，应认真分析研究，提出处理方案，报公司最高管理者批准，组织责任单位实施并形成记录，处理结果回应相关方。5.相关的文件和记录5. 1会议记录5.2会议签到表5. 3信息沟通联络单5.4信息交流记录
