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1、公文处理制度第一条为切实规范XX公司公文处理工作，根据党政机关公文处理工作条例（中办发2012）14号）和省、市及水交（集团）公司关于公文处理工作的有关规定，结合实际，制定本制度。第二条XX公司综合部负责公司本部公文处理工作。下属独立项目部综合部主管本项目部公文处理工作，配备专（兼）职人员具体负责；XX公司各部门配备兼职人员具体负责本部门公文处理工作。第三条适用公文分类：1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。3、通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发
2、公文，人员任免等。“通知”正文开头主要交待通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。落款写单位名称加盖公章并注明日期。4、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。“表彰性通报”正文开头叙述先进事迹、分析概括、组织上给予表彰决定、希望或号召。“批评性通报”正文开头叙述错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求。落款写单位名称加盖公章并注明日期。5、报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，回复上级单位的询问，不需要上级单位明确答复。“报告”正文开头主要交待缘由。要概括说明“报告”的目的、意义或根据，然后用“现将XX情况报告如下”等适当语句转入下文。正文主体
3、用来陈述、说明报告事项。结尾常用“特此报告”、“以上报告如无不妥，请予批准执行”等惯用语。在使用报告这种文种时要注意不能与请示混用。落款写单位名称加盖公章并注明日期。6、请示。适用于向上级单位请求指示、批准，需要上级单位明确答复。“请示”正文写清楚请求解决什么问题，表明自己的难点，一定要提出解决问题的意见或建议。结尾另起一行用“以上请示，当否，请批示”或“以上请示，如无不当，请予批准”或“以上请示，请予审批”等惯用语收束。落款写单位名称加盖公章并注明日期。7、批复。适用于答复下级单位请示事项。“批复”开头要以精炼语言概述X年X月X日收悉下级单位请示何事项，以及本单位对下级单位请示事项的研究决策
4、情况，然后用“现批复如下”等适当语句转入下文。批复正文要对下级单位请示事项给予明确答复，不能摸棱两可。一般情况下，上级单位批复中还应对下级单位如何执行批复提出工作要求。8、函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。“函”包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项，结束语。结语另起一行用“特此函达”、“专此函达，请答复”、“特此函达，请予以办理”等惯用语收束。落款写单位名称加盖公章并注明日期。原则上，公司在对省、市级相关职能部门及集团公司行文请求批准和答复审批事项时，建议采用“请示”文种。对区、县（县级市）政府及其下属单位、和其它部门行文时，采用“函
5、”或“通知”文种。9、会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第四条公文版头的形式及适用范围1、党支部文件：发文单位标识为“中共XXXX水利产业发展有限公司支部委员会文件”，适用于XX公司党支部传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署；转发上级党委的文件；批转下级党组织的重要报告、请示。因工作需要，公司纪委、工会发文，可参照设计相应发文标识。2、董事会文件：发文单位标识为“XXXX水利产业发展有限公司董事会文件”，适用于XX公司董事会行文，作出董事会工作部署。3、行政文件：发文单位标识为“XXXX水利产业发展有限公司文件”，适用于印发XX公司有关规章、制度和重要决定，部署全公司工作；向上级
6、主管部门报告、请示工作和呈送意见；对下级单位重要请示事项的批复；以及其它必须以XX公司名义办理的重要事项。4、信函：发文单位标识为“XXXX水利产业发展有限公司“，适用于XX公司对不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，以及领导安排的不宜用XX公司文件的事项，以及部室一般业务事项。5、会议纪要：发文单位标识为“中共XXXX水利产业发展有限公司支部委员会XX（如有）会议纪要，“XXXX水利产业发展有限公司董事会XX（如有）会议纪要”，“XXXX水利产业发展有限公司XX（如有）会议纪要”,分别用于记载、传达XX公司党支部、董事会、行政召开的会议主要情况和议定事项。因工作需要，公司纪委、工会印发会
7、议纪要，可参照设计相应发文标识。第五条公文格式1、XX公司上行公文格式参照贵阳市国资委公文模板（详见附件1）执行。平行文、下行文及会议纪要公文格式参照党政机关公文格式（GB/T97042012）执行（常用参考模板，详见附件2）。2、公文格式注意事项：（1）发文字号。即文“文号”由发文代字、年份、发文顺序号组成（发文字号表详见附件3）。正式文件的发文字号一般编排在发文单位标志下空二行位置，横线上方居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。信函的发文字号（如有），则标注在红线之下、文件标题之上，右侧空一字。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“）”括
8、入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。（2）签发人。上行文应注明签发人的姓名，与发文字号同一行，右侧空一字。（3）印章。XX公司公文除“会议纪要”以外,一律加盖印章。第六条行文规则1、行文应当确有需要，注重实效，可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文要短。2、XX公司领导在各种会议上的讲话已经印发材料的，不再以文件形式印发；贯彻执行上级单位或有关业务主管部门公文，凡已有明确规定，无需再做具体要求，只需原文印发即可。3、公文内容涉及两个以上部门职责的，主办部门应主动协调，未协商一致，不得擅自行文。4、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位。不得在“报告”中夹带请示类事项。对夹
9、带请示的公文，XX公司相关部门只按“报告”处理，不予答复。5、工会行文为专属文件，只能用于专项业务工作。第七条发文处理1发文程序：拟稿一核稿一签发一校对一印制一用印一分发一发文存档等程序。(1)拟稿。起草以XX公司名义发文的文件，应在取得公司领导意见的基础上，由业务部门领导干部亲自动手或亲自指导、主持完成。(2)核稿。以XX公司名义发文的综合性文件，由XX公司综合部核稿。专业性、技术性文件，由拟办部门核稿后直接报分管领导审核。(3)签发。发文应当填写发文稿纸(详见附件4)XX公司董事会发文由董事长签发。党支部发文由党支部书记签发。以XX公司名义制发的上行文，由总经理会签、董事长签发；以XX公司
10、行政名义制发的下行文或平行文，涉及投融资、对外担保、重大资产购置、资产处置以及人事任免等重大事项的，由总经理会签、董事长签发；其它下行文或平行文，涉及一般专项业务和分工范围内的，由总经理授权分管领导签发；涉及多位领导或多部门分管的，由分管领导会签、总经理签发。核稿人、审核人、签发人应当在发文稿纸上签署明确的意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。(4)校对。XX公司综合部应当在公文正式印制和分发前，进行复核校对。主要复核：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全等。对不符合要求公文，不得发出。经校对无误的文稿，由XX公司综合部登记、编发文字号，XX公司综合部经办人员要在统一的发文登记簿
11、上逐份登记，同时在电子发文列表中逐份登记，一一对应，以备查对。(5)印制、用印。XX公司综合部首先按照发送范围确定印制数量。印制成正式文本的公文，由XX公司综合部统一用印。(6)分发。采用电子公文系统分发的，由XX公司综合部专人按规定办理。采用纸质文件分发的，综合性文件由XX公司综合部分发；专业性、技术性文件由主办部门分发。纸质文件分发的应当填写发文签收登记表(详见附件5)o(7)发文存档。凡XX公司综合部用印后发出的公文，一律将发文稿纸、公文底稿及正式纸质文本2份归档保存。采用电子公文系统分发的公文，除按规定进行电子公文归档外，也需要打印2份纸质文本归档保存，在存档的纸质文件上，应标注“电子
12、公文打印文本”字样。2、公文发出后，涉及请示事项的上行文、联系对接落实相关业务的平行文、要求下属部门(单位)办理并回复办理情况的下行文，原则上，应由各拟办部门(单位)归口自行跟踪落实情况并向上级领导反馈。需XX公司综合部跟踪落实的，由分管副总级别以上领导针对具体事项向综合部下达工作指示。第八条收文处理1收文程序：登记一拟办一批办一承办一督办一收文归档。(1)登记。XX公司收文一律由XX公司综合部文书逐件清点，核对无误后在统一的收文登记簿上逐份登记，同时在电子收文列表中逐份登记，一一对应，以备查对，要注明签收时间。司属各业务部门收文，需报XX公司处理的，应及时送达XX公司综合部进行收文登记。(2
13、)拟办。收文登记妥当后，应当填写公文处理笺(详见附件6),由XX公司综合部秘书提出拟办建议，随收文报XX公司综合部部长审核。审核的重点是：收文是否应由XX公司办理；拟办建议是否妥当。收文分为急办件、阅办件、传阅件三大类。阅办件和急办件一般按文件内容和工作分工呈分管领导阅批，急办件若领导在外，可电话请示报告后先送相关领导和部门处理，若领导联系不上，且情况特别紧急的，可由综合部部长根据分工先督促相关部门先行办理，事后再向相关领导报告。传阅件由XX公司综合部部长阅后提出分送建议，一般根据文件内容呈需阅知的领导及相关部门后即可存档，确无必要呈领导阅文的，综合部部长阅后直接存档。（3）批办。XX公司董事
14、会文件由董事长阅批。党支部文件由党委领导阅批。市委、市政府、市国资委等上级机关行政公文或领导批示件和涉及投融资、对外担保、重大资产购置、资产处置以及人事任免等重大事项的下属或平行单位行政公文，需呈分管领导、总经理和董事长阅批；其他行政公文呈分管领导、总经理阅批；涉及多位领导分管工作的，按工作主次送分管领导，或报请董事长、总经理确定牵头领导。涉及多个部门的，牵头领导可批转其他分管领导，或直接批示相关部门办理，各承办部要加强协同配合。（4）承办。需要XX公司办理的办件性公文，综合部要根据公司领导批示，按批示意见分送相关部门，需相关部门知悉要做好传阅分送工作。XX公司综合部文书分送公文必须随时掌握公
15、文去向，不得漏传、误传、延误。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，并将办理结果及时报XX公司综合部方书整理后存档。(5)督办。对重要的和有时限要求的文件，XX公司综合部秘书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，以防积压和延误。(6)收文存档。收文处理完成后，一律将公文处理笺和收文交力公司档案管理员归档保存。公文处理笺上应标注“完成情况反馈”。2、收文流转由XX公司综合部秘书负责传送，一般按XX公司综合部部长初审意见和综合部分管领导复审意见签拟的阅处对象，“自上而下”依序阅处，确保主要领导、分管领导及具办人员及时阅理文件。特殊情况下按“谁主管谁先阅，谁在家谁先阅”的原则处理。XX公司综合部秘书要按程序传送文件，严禁反程序运作，杜绝跳传、倒传、滞传现象，做到及时、准确、安全、保密。第九条公司员工离岗离职时，所在部门、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第十条附则1、本制度由XX公司综合部负责解释并监督执行。2、本制度自印发之日起试行。
