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1、公文管理制度1 .公文的种类1.1 决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。1.2 通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。1.3 通知:适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。1.4 通报:适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。1.5 报告:适用于向上级部门汇报工作、反映情况,不需要上级回复及批示。1.6 请示:适用于向上级部门请求指示、批准,需要上级批示。1.7 会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。1.8 函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。2 .发文2.1 凡以公司名义制发的文件,一般文件由主管总监签发,重要文件需请示副总裁同意
2、后,由有关部门负责拟稿,由副总裁签发。2.2 副总裁签发的文件底稿,由秘书进行登记,统一编号后打印、校对,盖章后发出。2.3 以部门名义发文,由文件起草部门打印、校对,盖章后发出。2.4 复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,以节省开支。2.5 发文要有记录,文件接收人需要在发文登记表签名。3 .公文格式3.1 公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章(签名)、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。3.2 发文字号格式:部门简称+(年号)+文件编号(*号),例如行政人事部发文:行政人事(2008)012号,表示行政人事部2008年发的第12次公文。3.3
3、 紧急文件分别标明“特急”、“急件二3.4 公文标题应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类,标题举例:“关于*请示”(报告、通知、决定、通报)。3.5 公文除会议纪要外,应加盖印章,印章加盖应骑年压月。3.6 公文统一简体字,题目用黑体字,正文用仿宋体。4 .行文规则4.1 “请示”应当一文一事,只写一个主送上级,如需同时送其它上级,应当以抄送形式,有相关联的事可以一文多事。4.2 “报告”中不得带请示事项。4.3 行文统一使用签报单并付上公文,给各级领导批示。5 .公文立卷、归档及销毁5.1 公文收、发完毕后,各部门应及时将公文整理立卷,以便日后查阅。5.2 没有归档和存查价值的公文,经过主管领导批准,可以定期销毁。