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1、大学行政机关公文处理办法第一章总则第一条为使我校的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据国家行政机关公文处理办法和教育部有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。第二条公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是进行行政管理的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。第五条学校领导和各单位负责人应当高度重视公文处理工作，按照公文处理的程序和规则加强对我校公文处理工作的领导和检查。第六条学校党政办公室是学校行
2、政公文处理工作的管理机构，主要负责校级公文处理工作并指导学校各单位的公文处理工作。第七条各单位应当指定专人负责本部门的公文处理工作。第二章公文种类第八条我校常用的行政公文种类有：（一）决定适用于对学校工作重要事项或重大活动做出安排，奖惩有关单位及人员，或根据情况变化变更或撤消不适当的决定事项。（二）报告适用于学校向上级机关或校内各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问等。（三）请示适用于学校向上级机关或校内各单位向学校请示指示、批准等。（四）通告公布全校各方面应当普遍遵守或周知的重要事项。（五）通知适用于批转校内各单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布学校制定的规章制度，传达要求各
3、单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七）批复适用于答复校内各单位请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于学校不相隶属各单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准等。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项等。第九条学校各单位应根据隶属关系和职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等正确选用公文种类。第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位和印发日
4、期等部分组成。第十一条涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，其中，绝密”、机密”公文应当在首页左上角标明份数序号。第十二条紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。第十三条发文单位标识应当由发文单位全称或者规范化简称后加“文件”组成；联合行文时，主办单位应当排列在前。第十四条发文字号由发文单位代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号O”括入，序号不编虚位（即：1不编为001）,不加“第”字。联合行文，只标明主办单位发文字号。多个单位联合行文，原则上应使用排列在前单位的发文字号，也可以协商确定，但只能标明一个单位的发文字号。
5、第十五条上行文应当注明签发人及所有会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和联系方式。第十六条公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容及公文的种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，词组和短语之间一般也不空格。标题可分一行或多行排布，回行时,要做到词意完整，间距适当。第十七条主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普发的公文使用准确、统一的规范化统称。学校普发公文主送机关统称为“各单位”。第十八条公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的公文，应在公文标题和正文
6、中表述，不应在附件说明。第十九条公文除“会议纪要”和翻印的文件及以电报形式发出的以外，应当加盖印章。印章加盖时，印章上沿与正文最后一行应保持规定的间距；印章用红色。单一单位制发的公文，在公文落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。印章套压成文时间。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办单位印章在前，两个印章均压成文时间，互不相交或相切。当联合行文需加盖3个（含3个）以上印章时，为防止出现空白印章，应将各单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，互不相交或相切；在最后一排印章之下标识成文时间。当正文内容排
7、完，所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整字距、行距等措施加以解决，务使印章与正文同处一面。不得采取标识”此页无正文”的做法。第二十条成文日期以学校领导或各单位负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发的校领导或单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为第二十一条公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期和印章之下加圆括号标注。第二十二条公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。标注主题词词目一般最多不超过7个。第二十三条抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关之间用顿号隔开
8、，最后一个抄送机关后标句号。第二十四条印发单位指公文处理管理部门，印发日期以公文送印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第二十五条公文文字从左至右用汉字横排，并使用规定的字号和字体，公文中数字、年份不能回行。第二十六条公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第二十七条公文用纸一般采用国际标准A4长型（长297毫米,宽210毫米）。骑马或左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第二十八条行文应当确有必要，注重效用，从严控制发文数量。第二十九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时，应说明情况并抄送
9、被越过的上级机关。第三十条学校以“文件”、“函”的形式向校内、外行文。除党政办公室外校内任何单位不得对外正式行文。校内各单位在自己的职权范围内以“函”的形式向学校行文、联合行文，或在各单位之间互相行文。第三十一条学校向校内的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第三十二条校内各单位之间对有关问题未经协商取得一致的，不得各自向下行文。如擅自行文，党政办公室将责令纠正或撤销。第三十三条上级行政机关对学校的行文，一般由党政办公室统一处理。需转发的应经校领导批准，由党政办公室转发；业务性较强的，经党政办公室主任同意，也可由基层主管单位转发。第三十四条由校内基层单位草拟的以学校名义上报下发的公文,必须经党
10、政办公室核稿后报校领导批准、签发。各单位不得直接将文稿交校领导审批、签发，更不得直接向学校的上级机关行文。第三十五条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关，应当用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项。第三十六条特殊行文，特事特办。第五章发文办理第三十七条学校发文，主要是指以XX大学名义对校内外上报下发的公文，一般指“西电发、“西电函”、“西电办”、“西电办函字号的发文及以学校名义张贴的通告、通知等。发文办理包括拟稿、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。第三十八条学校常用的行政公文发文代字另见XX大学行政文件发文代字、XX大学部处、学院文件发文代字
11、。未编文号但以学校或党政办公室名义印发的公文具有同等效力。第三十九条拟稿。学校综合性行政公文的草拟由党政办公室负责，涉及具体事项的公文的草拟由主管基层单位负责。草拟行政公文时应注意：（一）一律使用党政办公室印制的发文稿纸，对所列内容要逐项填写，填写时应当使用黑色或蓝色钢笔、毛笔。文稿中不得有贴页、裁页；（二）拟稿应当使用黑色或蓝色钢笔、毛笔或者直接使用电脑打印，不得使用圆珠笔或铅笔。（三）拟稿应当做到情况属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。（四）拟制公文，如涉及其他单位职权范围内的事项，应当主动与有关单位协商，取得一致意见后行文。（五）公文
12、的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送机关的行文关系确定。（六）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（七）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。（九）公文应当使用国家法定的计量单位。（十）行文中如涉及校情统计数据，应经党政办公室核实。（十一）公文内的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“L，第四层为“（1）no（十二）
13、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第四十条公文要严格执行保密规定。凡学校发文，必须交由党政办公室文印室打印，其他单位不得自行处理。第四十一条审核。学校公文（各单位“函”件除外）文稿拟就后,由各单位负责人进行初核并在发文稿纸上签署意见，如公文涉及其他单位，主办单位应主动与有关单位会签，会签单位要积极予以配合。文稿送党政办公室文印室打印初稿后报党政办公室审核。送审稿必须完整，正文和附件必须一同送审。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
14、凡不符合审核要求的送审文稿，或需作较大修改的送审文稿，党政办公室填写公文退稿单退回拟稿单位进行重新拟稿或修改。第四十二条凡属以下情况之一的，不以学校名义或党政办公室名义行文:（一）领导同志讲话；（二）无实质性内容的；（三）属职能部门职责范围内的事务，职能部门行文可以解决的;（四）学校非常设机构组成人员（校领导除外）的调整；（五）各有关职能部门未协商或者虽经协商但意见不一致的；（六）其他不应当行文的。第四十三条签发。公文经党政办公室审核后，呈送有关校领导审定、签发。凡以学校名义制发的上行文，向教育部、XX省等上级部门的请示、报告的重要公文，由校长签发；向教育部、XX省等上级有关部门的请示、报告的
15、公文，一般由主管副校长签发，如公文涉及学校重大事项或重要活动，应由校长签发。文稿一经签发，未经签发校领导批准，不得更改。第四十四条校对。凡以学校名义制发的公文的打印稿一校由党政办公室负责，二校及三校由拟稿人负责。拟稿人三校后应在发文稿纸上签字。第四十五条编号。文稿在校领导签发后由党政办公室统一编排发文号。第四十六条复核。凡以学校名义制发的公文在正式印制前，由党政办公室进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。公文复核合格后，审核人员在发文稿纸上签字，送文印室印制。第四十七条印制。学校公文按双面印刷，公文版面套正，着墨均匀，无底灰，字迹清楚，无断划。公文应骑马或左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落、后背平整、不空；公文骑马钉或平钉时，钉脚平伏牢固，无漏钉、坏钉，后背不可散页明钉。第四十八条缮印及用印。公文印刷完毕，经党政办公室再次核对无误后，送党政办公室值班室加盖公章。发文程序不符合要求的公文,不得加盖公章。第四十九条登记。公文加盖印章后，党政办公室在发文登记本上进行登记，并留存正式公文两份以备案。第五十条分发。以学校名义印制的公文由党政办公室负责向校内外分发。公文分发后，如发生错误，应及时收回，更正后重新分发。第五十一条学校公文根据缓急程度分为特急件、急件、正常件。特急件的印制时间为1个工作日或按限定的时间完成；
