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1、新编秘书实务(第三版)训练提示第1章办公环境管理第一节办公环境的构成训练1：可结合开放式办公室布局的优缺点来分析0设计办公结构和布局需要考虑很多因素，包括：职工的人数；购买或租用的面积；机构的建制和办公空间的分类；组织经营的性质或内容，如接待区一般安排在离门较近的地方，总经理办公室一般不安排在门边等；部门间的工作联系；办公室的间隔方式应既符合工作的需要也符合保密的需要；办公布局随组织发展变化而变化，要有一定的灵活性。某公司在上海开办的销售分公司，产品展厅采用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区域中的各个部门全部采用全开放式和半开放式办公室就不合适了。例如大量销售会使财务部门工作量很大，现金
2、和支票的交流及保管极为重要，这些工作都应该在安全和保密的封闭式办公室中操作。训练2：建议将同学分成几组来完成并形成电子及纸质文档，每组成员都要有任务，在完成这个训练的同时训练大家的合作能力、沟通能力、写作能力、计算机操作能力等。训练3：略。训练4：略。训练5：小张的做法是不是我们很多人工作、生活中的“通病”，请“自我治疗”，最起码这也是一个习惯的好与坏的问题吧。一个有序、完备的办公环境对办公室工作来说是十分必要的。如果电话就在电脑旁边，小张不用动就可以接电话，如果电话旁事先摆好笔和便笺，小张也不用临时乱找纸，如果资料柜就在电脑附近，小张更不用刚坐下又站起来。秘书小张正是由于对办公室的工作环境问
3、题没有很好地把握，也没有采取行动优化自己的工作环境，从而导致自己的工作效率不高，也使办公室显得十分凌乱，没有秩序，同时，还有许多潜在的危险(如水杯)有待解决。可以说，优化自己的工作环境对一个秘书来说是十分必要的。训练6：注意现代秘书工作范围的“宽泛”，可以这么说，秘书不只是“秘书”。训练7：请通过网络等途径查找。训练8：请同学们讨论讨论。第二节办公环境的管理训练I：(1)文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用。(2)公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位。(3)一些常用的公用物品，如电话号码
4、本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。(4)接待区提供给访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志等应整齐地摆放或码放，并经常整理，保持接待窗口的良好对外形象。训练2：略。训练3首先要解决一个认识问题：这事该不该你管？训练4：从保密的角度想一想。训练5：办公环境安全与责任的问题，别人可以不管，秘书能不管吗？训练6：示例：XX公司隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果处理人采取的措施111月4日研发部靠窗一排电脑屏幕耀眼无窗帘遮阳有损眼睛行政主管张X装窗帘211月19日研发部一名外来人员没有访客胸k接待人员离3冈有
5、安全和失密隐患行政主管张X强调接待处职责要求311月25日研发部周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王XX周一部务会上强调训练7：略。训练8：略。训练9：略。第2章办公资源管理第一节办公用品管理训练1：从公私分明的角度来评判。训练2：略。训练3：示例：办公用品申购表部门申购人申购日期申购原因:用品名称库存数量可用时间本次申购数量备注训练4：示例：办公用品申领表部门日期年月编号类别申领内容核发备注月日品名规格用途单位数量申领人数量经办主管训练5：不做记录；不亲自发放和清点办公用品。训练6：略。训练7：略。第二节办公设备管理训练1：使用U盘等移动存储设备的时候要特别注意数
6、据的备份。训练2：请实际演练。训练3略。训练4：请实际演练。训练5：请实际演练。第3章日常事务管理第一节电话事务训练1：请实际演练。训练2：你能只回答“对不起，我不知道”吗？训练3：不能一上来就说“正事”吧？训练4：示例：电话记录单来电单位来电人来电时间年月日时分来电号码内容摘要：领导批示处理结果记录人训练5：请实际演练，再作比较。训练6：请实际演练。训练7：这可是一个细节问题，可从礼仪、技术等多方面分析，其实秘书工作不论多小的事，都有艺术性可言，只要用心去做。训练8：先请同学们谈一谈吧，然后看看各种做法的好与坏。训练9：人人都有移动电话,但不一定人人都会使用移动电话。先看看自己使用移动电话中
7、的问题吧,比如有人将电话挂在脖子上、握在手里、放在办公桌上训练10：略。训练11：小李的做法礼貌吗？记住接听电话也是有规范的。另外，上司的手机号怎能轻易外泄呀？其他的请再思考吧。训练请从时差角度作出分析。训练13：请实际演练。训练14：有一句歌词或许对大家理解这个问题有帮助：特别的爱给特别的你。“你好”位置的变化带来的效果可就不一样了。训练15：让赵总接听，违反规定；不让赵总接听，人家是赵总的老朋友啊。想办法吧，没有解决不了的问题。训练16：小林刚参加工作，对接听电话这一工作没有足够的重视，加之缺乏工作技巧，不仅使自己手忙脚乱，而且工作的完成情况也难以让领导满意。请就每次接电话的情况分别作出分
8、析。训练17：可以这样告诉他：对不起，您的事情我己经请示过经理了，经理说目前本公司暂不需要这方面的业务，以后如果有需要，我们一定会先跟您联系的。训练18：略。第二节印信事务训练I：如果你掌管印章，你会这么做吗？训练2：不能盖呀！训练3：示例：印章保管登记表印章名称颁发机关收到枚数收到日期领取人启用日期印章图样保管人姓名批准人备注用印申请单文件标题发往机关份数用印日期用印申请人批准人备注用印登记表顺序号用印日期文件标题发往机关份数批准人用印人备注训练4：请实际演练。训练5：示例:大友公司地址：XXXX电话：XXXXXXX传真：XXXX介绍信XX职业技术学院：兹介绍我公司人力资源部张小丽同志前往贵
9、校联系现场招聘应届毕业事宜，望接洽为盼！此致敬礼大友公司（印章）XXXX年X月乂日（有效期X天）训练6：请实际演练。第三节邮件事务训练I：略。训练2：广告宣传资料可不都是废品哪，可从信息角度考虑一下0训练3：略。训练4：要注意事先是否与上司就此事沟通过，上司的意见如何？还有公司的先例等。训练5：正确。理解手写书信的意义。训练6：略。训练7：收信不当；拆信不当；信纸与信封分离不当；误拆信件处理不当；给上司送信不当。训练8：略。训练9：请实际演练。训练10：示例：邮件转送单日期：年月日时分致：发自：一一供您参阅，阅后请交回于我供您参阅，阅后不必交回一阅后请安排时间并通知我就此邮件作有关讨论一阅后请
10、答复这份邮件（答复件副本存档）一阅后请给我提供答复这份邮件的资料阅后请注明您的意见意见：备注:邮件传阅单自年月日时分至年月日时分请按数字顺序传阅，阅后请签名、填写阅读日期并连同传阅顺序单直接传给下一个人，最后请交还给秘书XX顺序阅读人员签名简单意见日期1XXX女士2XXX先生3XXX小姐4XX女士5XX先生6XX先生备注训练11：请实际演练。训练12：请实际演练。训练13：请大家讨论一下。训练14：请实际演练。第四节值班事务训练1：请实际演练。训练2：报警；到现场处理；向领导报告。训练3：注意这里面的几个关键点：陌生人；办公禁区；有紧急事情。训练4：略。训练5：请实际演练。训练6：请大家讨论，
11、然后对不同的方案进行优劣分析。训练7：请实际演练。训练8：请实际演练。训练9：示例：外来人员登记表序号姓名性别单位乘坐车辆携带物品办理事项进入时间出门时间备注第五节时间管理训练1：请按轻重缓急来进行分类、合并、排序。训练2：略。训练3略。训练4略。训练5：示例：主管工作日志2004/12/3星期一第29周时间内容地点9：00-10：00处理日常事务：如阅读文件、处理信件等办公室10：15-11：15经理主管会议董事会会议室11：30-12：00给参加员工培训课的员工讲话员工培训中心12：30与A公司的董事长马XX及其夫人共进午餐XX酒店2楼玫瑰房间14：00-15：00下午会见C公司的销售部经
12、理张XX会客室15：45下午前往B公司拜会该公司市场开发部的经理高XB公司请参考此示例完成训练任务。训练6：略。训I练7：略。训练8：请制作一份表格，将每项活动填入，注意要将具体的时间根据情境虚拟出来，要合理。表格中要具备日期、时间、活动内容、主持人、参加人、地点、备注等项目。训练9：略。训练10：请实际演练。第六节差旅安排训练1：时间只有日期，没有具体的时分；时间安排是否符合实际；具体的交通工具如车次、航班等。训练2：示例：XX总经理行程北京一广州2004年4月11日12日时间活动内容4月11日（星期一）8：50搭乘3K-151次航班离开北京去广州11：20到达广州（公司驻广州办事处李小姐接机），入住XX酒店426房12：00与李先生在XX大酒店午餐聚会15：00在XX大度四楼与张先生会谈18：00晚餐、住宿在XX酒店4月12日（星期二）8：30与XX电子有限公司的王总会谈12：00与王总共进午餐14：00在公司驻广州办事处检查工作
