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1、应付帐款模块基础知识培训（doc15）标准的应付帐款流程是通过A/P、MM模块，把供应商主数据作为明细科目进行未清项管理的核算流程。其按付款的性质分为应付货款、预付货款；按付款的对象分为集团内应付款与集团外应付款；按付款的内容分为应付货款、应付关税款、应付海关代征增值税款等。采购人员报销货款等发票时记入该帐户的贷方,付款时记入该帐户的借方，并对该科目进行清帐（核销）处理。在发票报销的同时系统将完成进项税的核算。一、基本概念（一）有关组织结构的概念1、采购组织：* 对多个或者单个工厂采购的基本组织单位。* 为工厂采购物料或者服务时，同供应商进行谈判的组织单元，并负责整个采购业务。* 一个采购组织
2、能够给分配给一个或者多个公司代码，能够为一个或者多个工厂提供采购服务。* 所有采购订单的下达与执行都要指定采购组织。* 现有系统将采购组织设在子公司一级，现有LTL、LNL、LAS、样板采购组织、职能部门五个采购组织.2、采购组：* 负责特定采购活动的个人或者一组人，是执行采购的最小单位。* 是各类采购情况的统计、分析的基本单位。* 目前采购组基本按各事业部的业务分类设置，将一个事业部对应一个或者多个采购组。* 比如神州数码公司软件部设有：LTL-微软-软件、LTL-IBM-软件、LTL-CA-软件、LTL-ORACAL-软件。3、工厂：* 在公司代码层次下，能够生产产品、提供服务或者分销货物
3、的组织单元。* 物料需求计划在工厂层次进行。* 是物料评估的基本层次，相同物料在不一致工厂价格不一致。* 是成本核算的最低层次。* 能够有价（数量、金额）管理或者无价（数量）管理，一个工厂不能同时进行有价与无价管理。* 现有系统中工厂对应我公司的事业部层次，一个工厂对应一个事业部.* *现有系统为每个子公司设置了一个零价工厂，事业部根据实际情况在零价工厂设置库存地。目前我公司的维修备件与研发材料需要进入零价工厂。4、库存地：* 在工厂层次下区分不一致物料存储的组织单位。* 从物理/逻辑上，把不一致状态的物料分开。* 各类出库、入库操作都基于库存地点。* 现有系统物理库存地基本根据实际库存地设置
4、，逻辑库存地设有商品库、材料库、成品库、索赔库等。比如：蓝靛厂商品库、济南待修库。5、公司代码、采购组织、工厂、采购组的关系。采购库存集团公司代码1集团公司代码2 采购组织1采购组织2厂厂工* 采购人员与供应商谈好价格（采购信息记录），按照该价格将供应商的物料存放在我公司（不是我公司的资产）。我公司因业务需要，将寄存物料消耗或者转为自有资产。我公司定期将已耗用或者已转为自有资产的某供应商寄存物料结算清单打印出来并送交供应商，之后收到供应商根据结算清单开具的发票进行发票校验与付款清帐。* 寄存采购订单的收货不产生会计凭证。针对寄存采购订单收货时将物料收到不属于我公司资产的特殊库存状态。* 只有当
5、寄存物料转为自有资产或者耗用时才产生相应的会计凭证。*寄存结算时假如遇到实际发票与结算价格有差异，则需要先按结算价格做发票校验再冲销，然后在A/P模块手工录入结算凭证。3.科目设定类型：* 指采购的目的。* 系统按目的分为1-备件采购、2-研发采购、3-办公用品采购、A-固定资产采购、Z-销售订单采购。* 根据核算的需要，不一致的目的将记入不一致的会计科目。（四）、其他有关概念。1 .基于收货的发票校验：收货后才能够做发票报销。2 .预付定金请求：* 用于做限额借款凭证。* 是一种注释性的项目。* 尽管在系统中是一种凭证，但实际上是一张未记帐的单行项凭证。3 .统驭科目：*是一个带有明细帐的总
6、帐科目，所有的数据在录入明细帐时同时更新统域科目的余额。*现有系统中设置了下列应付帐款的统驭科目：1150100预付帐款-集团外1150200预付帐款-集团内1151100预付帐款-购置固定资产2030100应付帐款-集团外2030200应付帐款-集团内2020100应付票据2060000集团内应付款9930200预付定金请求4 .特别总帐标志：*为了实现对一个供应商同时进行应付帐款、预付帐款、集团内应付款、预付定金请求的核算，将应付帐款作为该供应商的基本统驭科目，其他统驭科目通过不一致的特别总帐标志区分出来。*比如：现有系统中将203开头的科目设为基本统驭科目，特别总帐标志A的统驭科目为11
7、50100或者1150200；特别总帐标志B的统驭科目为41151100,;特别总帐标志R的统驭科目为2060000；另外，为了实现付款与采购订单关联的功能，将特别总帐标志6的统驭科目仍设为203开头的科目。5 .帐户组：*标明供应商的分类，不一致的帐户组的供应商有不一致的字段选择及编号范围。*现有系统将供应商分为10-集团内供应商；20-集团外国内供应商；30-集团外国外供应商；40-临时供应商。6 .容差组：* 规定了付款金额与报销金额在清帐时的差额范围。* 清帐时付款与报销的差额在此范围之内，差额记入营业外收支-超收欠付* 应付帐款的容差组为103,容差为10元或者欠款的1%,两者取小。
8、7 .排序码:* 在会计凭证的供应商行项目中，系统对定位字段的缺省值。* 决定供应商行项目的排列顺序。* 假如该供应商要紧发生与采购订单有关的业务，通常选择014-采购订单号+行项目号，其它情况选择001-记帐日期+凭证号。8 .物料评估类：*决定了物料的库存会计科目。*现有系统中的评估类有：1221-要紧材料1222-辅助材料1340-商品1341-维修备件1361-自制产品1362-自制软件。二、业务情景介绍：1、标准：创建供应商主数据创建物料主数据创建采购订单-批准-收货-收发票-付款-清帐2、寄存：创建供应商主数据创建信息记录采购订单并批准收货将寄存物料转为自有或者消耗寄存结算显示行项
9、目显示余额付款并清帐显示行项目显示余额3、索赔：Ao索赔无差价：发出的物料能够全部返回。创建采购订单时，发货单价二物料标准价格，收货单价二发货物料标准价，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。向供应商发出物料后，供应商全部不能返回物料。创建采购订单时，发货单价二物料标准价格，收货单价=发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中针对索赔采购订单模拟收货同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。向供应商发出物料后，供应商只能返回部分物料。创建采购订单时，发货单价二物料标准价格，收货单价二发货物料标准价。采购人员将物料发出
10、，当得知供应商只能返回部分物料时，先将返回部分做收货处理，再对不能返回的物料在系统中针对索赔采购订单模拟收货，同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。B.索赔有差价：发出的物料能够全部返回。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价+差价。采购人员将物料发出，应付帐款岗对索赔采购订单进行发票、付款处理。向供应商发出物料后，供应商全部不能返回物料。创建采购订单时，发货单价二物料标准价格，收货单价二发货物料标准价+差价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中将索赔采购订单的收货行项目单价改为发货物料标准价，模拟收
11、货同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行发票、付款处理。向供应商发出物料后，供应商只能返回部分物料。创建采购订单时，发货单价二物料标准价格，收货单价二发货物料标准价+差价。采购人员将物料发出，当得知供应商只能返回部分物料时，在系统中将索赔采购订单的收货行项目拆成实际返回与不能返回两个行项目，实际返回的行项目单价=发货物料标准价保护，不能返回的行项目单价二（供应商索要的差价-其他行项目的合计金额）/数量。将返回部分做收货处理，再对不能返回的物料在系统中针对索赔采购订单模拟收货，同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行发票、付款处理
12、。C、索赔物料发出后不能返回物料，给出返款额度，表达在下次采购中。创建采购订单时，发货单价二物料标准价格，收货单价二发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中删除收货行项目，当发生下一笔采购时，将采购的物料保护进索赔采购订单，应付帐款岗根据差价进行发票、付款处理。D、零价值工厂的索赔建议物料的出入通过借用归还流程，假如发生补款差价直接通过A/P模块核算。收到发票时，借记：研发材料或者维修备件消耗，贷记：XX供应商；付款时，借记：XX供应商，贷记：银行存款或者现金。三、业务流程图：（见后）四、AP业务流程简介：1、原始单据审核批对接收的原始单据（货款类借款单与相应的
13、报销单）进行审核。检查采购报销单、采购借款单、用款申请表上的内容，确保金额、业务范围编号、供应商等信息一致；查询采购订单历史信息，确保该笔借款与报销符合公司财务制度；检查单据的批准人是否有足够的授权;原始单据后所附的发票是否真实有效；要求填列的选项填列是否完整；书写是否规范等。审核人员根据制度与规定对单据的合理性、正确性做推断。对审核不能通过的单据，交经办人重新办理有关手续。2 .结算根据已通过审核的借款单，付给借款单上填列的款项，假如是限额支票，应填列对应的限额，付给支票时应在用途栏列示借款用途。付款后需登记全面的记录如借款人、借款日期、部门、支票号等，方便报销时查找此借款单。若为现金借款，
14、出纳人员需先推断借款单与报销单是否匹配。在匹配的前提下，如借款金额与报销金额相符，在报销单上加盖“转帐付讫”章；若借款金额小于报销金额且补给现金，填写“尾款支出凭单”，加盖“现金付讫”章；若借款金额大于报销金额应收回现金,填写“收据”加盖“现金收讫”章。并将结算后的单据交由会计人员入帐。3 .预制限额借款假如采购人员的借款是限额借款，会计人员根据采购借款单的信息，在系统中录入限额借款凭证并将系统产生的凭证号记录在借款单上。借：9930200XX供应商凭证类型：KA-预付定金请求（有采购订单）或者借：2030100XX供应商贷：102银行存款（无采购订单）凭证类型：KZ-采购付款。4 .发票校验
15、收到供应商的采购发票，将发票内容与收货、采购订单情况进行比较，正确无误后记入应付帐款并将系统产生的凭证号记录在报销单二。借：9920000收货/收发票借：2210100应交增值税-进项税贷：2030100XX供应商（有采购订单）或者借：4040101费用（办公用品及消耗）借：2210100应交增值税-进项税贷:203010OXX供应商（无采购订单）凭证类型：KR-采购发票或者KG-采购冲红发票。5、付采购订单应付款假如该项采购是通过采购订单进行同时不是真正的预付款，关于该项采购订单的付款要通过特殊总帐标志D核算。关于定额借款，会计人员根据借款单内容，在系统中作适当的会计分录：借：2030100XX供应商贷：102现金或者银行存款凭证类型：KZ-采购付款。关于限额转成定额的借款，可参照该笔限额借款，修改其金额后产生相应的记帐凭证。存盘后，系统会自动记录到统驭科目“应付帐款”的XX供应商帐户中，同时并将系统产生的凭证号记录在借款单上。6 .付采购订单预付款假如该项采购是通过采购订单进行同时是真正的预付款，关于该项采购订单的付款要通过特殊总帐标志A
