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1、外语系团学联相关制度例会是部门布置工作，商讨问题，总结经验和决策的重要方式。为确保会议有组织、有领导地进行，提高会议效率，特制定如下制度：一、主席团例会主席团每周召开一次主席团例会，研讨团学联的整体工作，对团学联的相关问题进行总结提出建议并做出计划。例会时间与地点固定，开会前不作通知。如遇特殊情况不需开会由秘书长通知与会人员。会议时长一般30-40分钟。参加人员：团总支书记、团总支副书记、主席、副主席、秘书处、办公室（如有必要可邀请相关职能部门的部长参加）二、团学联例会（一）副部长级以上人员参加的会议每两周一次例会，各部门口头陈述前期该部门的工作情况，活动进展情况，并分配下阶段各部门的工作任务
2、，必要时需上交书面文字，如有大型活动需交代活动的整个流程并明确分布各部门活动职责。例会包括部门发言时间和自由讨论时间。例会时间和地点在每学期初确定，开会前不作通知。如遇特殊情况不需开会有秘书处通知各部门部长，由部长通知各部门副部长。会议时长一般45-60分钟。参加人员：主席团全体成员、各部门部长及副部长（如有特殊情况可以邀请团学联指导老师参加）。（二）团学联大会团学联大会每学期根据需要来召开几次，时间地点有主席团例会集体决定。主要会议内容是由主席团总结该月活动情况并讨论我系其它活动。会议时长一般60-90分钟。参加人员：学生工作办公室全体辅导员、团学联全体成员、各班班长、团支书、学习委员。（三
3、）部门例会由各部门部长定期召开,根据会议议程听取干事汇报工作情况，对部门内部工作进行总结，并布置部门下阶段工作。秘书处做会议记录。各部门的部门例会每学期不得少于5次。会议时长一般30-45分钟。参加人员：部长，副部长，助理（如有特殊情况可以邀请主席团人员）。三、临时会议如遇突发事件主席团有权召开团学联临时会议，所有制度依照团学联例会制度执行，望相关人员积极配合。四、会议制度1、会议组织者应充分做好会前准备工作。除例会外，需召开紧急会议必须确保通知到个人。2、会议组织者应拟定科学的会议程序，既表达充分又简明扼要，反对滥开会、开长会。3、凡会议无指定主持人的，由与会成员中职务较高者主持。4、部门会
4、议是学生干部履行职责、参与管理和决策的重要途径，全体与会成员必须高度重视，应认真听讲、踊跃发言，不得进行与会议无关的其他事宜。5、参加会议的成员不得迟到、早退、缺席。不能参加者须提前向会议召集人书面请假，不得由他人代请。请假者获批准后方可不到会。会前未请假或请假未批准者迟到达十分钟者视迟到处理，未到者视旷会处理。6、每次会议由召集人或主持人指定专人负责考勤，与会者均要求签到。7、与会人员必须穿戴整齐，提前到场，并自觉到签到处签到。8、开会时保持会场安静，尊重他人，当有人发言时不得私自交谈议论；会议时不得交头接耳，有意见者在讨论时间再提出意见；自觉关闭手机或调成振动,与会者在无特殊情况下不许接听电话。9、会议结束后，会议组织者应保证会场清洁。五、会议纪要和总结1、每次会议由召集人或主持人指定人员负责做好记录。2、重要议题讨论和决策的会议应形成会议纪要，并提交存档（含书面和电子文档）。其他会议一般应作好会议小结。注：本制度自二。八年五月一日起生效，最终解释权归外语系团学联。如有意见，讨论后可修改补充。外语系团学联二OO八年四月一日
