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1、文件修订状况序号修订说明版次修订日期修订人批准人备注文控中心体系专员评审部门是否评审口生产部品质部研发部财务部口销售部口不要制订部门资材部采购部综合管理部工程部制订审核批准1.O目的：为了保证质量、环境管理体系记录的完整性，以确保产品/服务、环境管理的可追溯性，并能根据质量、环境管理体系记录，作分析和改善，特制定本程序。2.0适用范围：适用于质量、环境管理体系所产生的记录资料。3.0职责：3.1 体系专员：负责建立体系记录一览表统一规划公司质量、环境体系记录，负责样表的保存、管理。3.2 各相关部门：负责各自部门样表的接收、各自部门记录的填写、收集、分类、编目、归档保存和销毁。3.3管理者代表
2、：核准体系记录一览表及外部人员调阅记录。4.0定义：无5.O工作程序：5.1作业流程图见8.O附件.5. 2通过规定表格名称和编号来识别相关的质量、环境管理体系记录。5.3 由需要该记录的部门提出样表的编制申请，由各部门主管安排本部门的人员进行样表的编制，并由管理者代表或部门主管进行审核，审核不通过，则重新编制样表，审核通过，报行政部归档并登记于体系记录一览表进行列管。5.4 样表审核通过后，由体系办将样表打印出来，提供给使用部门，由使用部门自行复印使用。或由行政部根据公司的实际需要安排公司外印刷后发放给使用部门使用。5.5各部门根据本部门的工作实际情况，按相关文件的规定填写各自部门的记录，并
3、负责收集相关的质量、环境管理体系记录。5.6体系记录的填写要求：体系记录填写，要求字迹端正清楚，内容详细真实，项目填写齐全，数据准确可靠，且记录完毕后由部门负责人统一收集、整理、保管。5. 7质量、环境管理体系记录中相关数据或判定结论修改时，须由修改人在修改处签署。5.8各部门负责安排对所收集的记录进行整理，编制目录，以便于查找（编目的线索可以是顾客类、日期类别、服务类别等）。5.9体系记录的保存：5.9.1体系记录的保存单位应依记录的性质或时间分类归档保存。5 .9.2体系记录保存时需注意防潮、防火、防虫及变质并防止丢失等以及可方便存取。6 .9.3行政部负责编写体系记录一览表，相关部门主管
4、规定各体系记录的保存期限。5.10体系记录格式更改或作废依文件控制程序执行。5.11体系记录的调阅：5.11.1 非职务上需要，记录保管单位应拒绝非相关人员调阅记录。5.11.2 当公司外界人员调阅记录时，应由管理者代表批准。5.12体系记录的销毁：体系记录超出保存期限，由记录填写部门以内部联络单与管理者代表联系，经管理者代表批准后，由使用部门统一销毁，行政部负责体系记录销毁的监督.6.0相关文件：6.1 文件控制程序7.0体系记录：7.1 体系记录一览表7.2 内部联络单8.0附件：记录控制流程图流程权责单位相关记录/附件相关部门管理者代表/部门主管样表制作NGI样表审查UK样表登录样表发放品质部品质部相关部门部门主管各相关部门相关部门各相关部门/体系专员体系记录一览表各部门相关记录内部联络单
