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1、公文处理应重视的细节问题（一）请示和报告请示和报告都是上行公文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。一是行文目的、用途不同。这是两类文种最基本的区别。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级审批，重在呈请；报告是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级询问，一般不需上级答复，重在呈报。二是呈量时间不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”；报告一般在事后或者工作进行过程中行文。这正如平常工作中所说的“事前要请示，事后要报告:三是主送机关不同。请示主送一个直接上级机关。不宜多头、
2、多级主送。即是受双重领导的机关、单位上报请示，也应根据内容分别写明主送、抄送机关，以根据主次分清承办责任，由主送机关负责答复请示的问题。而报告有时可多级多头主送，如情况紧急需要上级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。四是受文机关处理方式不同。请示均属承办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复；报告多属阅知件，除需批转的建议报告外，收文机关对其它报告都不可作答复。如果把请示误写为报告，就可能因不同处理方式而误时误事。五是涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权处理、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。请示根据行文目的的不同，请示可分为三大
3、类：请求批准类、请求帮助类,请求批转类。六是写作重点不同。请示和报告虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。综上所述，请示与报告的区别：请示的特点有超前性、说明性和单一性，是事前有所求。报告则是不要求答复的文件，是事后，被动的陈述性公文。请示是一事一请，只能有一个主送机关。报告是综合性的，不能夹带请示事项。结语不同。请示必须使用结语，如当否，请示。而报告不使用。请示不能抄送下级机关，报告可以。绝不能把请示误用为报告，也不能写为请示报告。结语及附注的问题：根据省政府的行文要求，请
4、示必须要有结语和附注。结语要简洁：“当否，请示。不再使用：“以上意见妥否，请批示！”关于附注：请示公文中必须注明附注，即联系人、电话。位置在日期下一行。如O年十月二十四日（联系人：电话：）报告的拟写方式一般可分为四个部分：一、情况；二、经验；三、问题；四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：一、情况；二、原因;三、责任；四、处理情况和意见。（二）通知和意见都具有指导性的功能。通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文，是一种使用范围较广的文体。意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。对重要问题提出指导办法、普遍存在的问题、
5、疑点和难点问题，业务性、针对性很强，而不是一般性的告知。通知的写法一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些单位简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。意见的写法一般开头简明扼要写明目的，然后提出问题、分析问题，最后解决问题。贯彻性通知的拟定贯彻性通知是下级对上级的通知精神提出的贯彻和落实意见。一般情况下，通知类的标题由制发机关、通知内容和“通知”三部分组成。贯彻性通知，特别是基层单位下发贯彻性通知，如果这样机械地套用，就往往形成“XX（制发机关）转发XX关于XX的通知的通知”，有时候在一个标
6、题中甚至出现多个“关于”、“通知”词语，标题冗长累赘。解决这个问题最好的办法是两者结合起来，即将标题拟为“XX（制发机关）转发XX（通知内容）文件的通知:这方面机关各科室使用的转发通知较多，要注意。在起草贯彻性通知在内容上需要注意两个问题：一是绝不能照抄照搬上级的通知原文，避免以文件落实文件的现象发生，力避形式主义；二是不能面面俱到，即不能把上级的通知内容一个不落地搬过来，而应该把重点放在结合本地本单位实际如何落实上来，突出重点，明确责任，落实措施。1.转发性通知一定要注意标题拟定。如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关公文的发文号代替。如关于转发云政发L201019号文的通知是
7、错误的用法。再如XX关于转发云南省公路局转发省交通运输厅关于贯彻落实深化全民禁毒宣传教育工作指导意见的实施意见的通知的通知。标题冗长累赘。两次出现介词“关于“，两个“转发”，两个通知。可自拟标题为：XXXX关于转发贯彻落实深化全民禁毒宣传教育工作实施意见的通知2,转发文、印发文不在正文中标注附件（三）意见与函函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：形式灵活，适应性强；务实性强。根据内容性质，函大体可分为四类：商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函”，直陈其事和语言要平实、亲切，自然。函体现的是平等关系，而意见体现的是指导关系。便函的用法。便函的特
8、点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。便函大体有以下几种用法：（1）下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。（2）平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜.（3）用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。（4）向上级机关请示较小事宜也常用函。函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。（四）批复的用法批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的标题有两点需要特别强调：1.关于发文单位。批复的发文单位即行文主
9、体，既不能不写，也不能随意略写或简化。不能写成XXXX等10单位，而要一一标明主送单位。（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述,如省公路局关于XXXX的批复；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如XXX关于同意的批复。批复的正文一般由三个部分组成：（1）引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，如“X年X月X日关于的请示（2011）37号文）收悉”,或“关于的请示（2011）37号文）收悉”。（2）主文主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度。答复请示事项针对性要强
10、,不用叙述此事的重要性。答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。（3）结尾使用秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，现行要求这种结尾方法。不再使用“此复”这类的结尾词。（五）会议纪要会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。会议纪要有以下几个特点：1.综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。2 .指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身
11、的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。3 .备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及
12、现场办公会议纪要,即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。怎样写会议纪要。会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：1.
13、集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。2 .分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全
14、面领会、深入贯彻的会议。3 .发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。会议纪要的主要特点是：纪实性、纪要性、系统性。期数用阿拉伯数字表示。上面的日期用汉字，以领导签发时间为准。会议纪要不是简单的会议纪录，而是对会议的提炼和综合。写好会议纪要，必须做好会议记录，了解整个会议的主旨，充分搜集各小组的意见和建议；要紧紧围绕会议的中心,突出会议的主要精神，分清主次；对材料进行归纳分类、提炼概括时，要尊重会议事实。会议纪要的语言要简洁、准确,要注意结构的逻辑性。出席人：现在用打印体。除名单外，还要把参会单位列出，防止同名同姓。会议纪要没有主题词。但有抄报、抄送。
