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1、进出口贸易作业标准化手册（范例）组织系统详见组织系统图18. 2. Io图18. 2.1 组织系统图业务相关流程L新相关生产产品开发（样品收集）。2 .客户开发。3 .客户询价（电报、信件、电报处理）。4 .报价。5 .订单确认。6 .开立境内订单。7 .生产督促及L/C催开。8 .出货。9 .押汇（出货通知）。10 .支付。业务处理细则1.新相关生产产品开发（样品收集）（D业务科取得新样品后，应填写相关生产产品卡（附表18. 2. 2）,写明以下资料：临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、相关公司地址、联系联系方法方式、负责任任人、联络人、工厂产量规模。开发成本。预估生产成本。制造商报价
2、。可能销售对象及地区。预估售价。预估毛利。(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新相关生产产品提出讨论，经逐项评估，按开发 价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。(3)经评估列为A、B类之相关生产产品，赋予正式相关生产产品编号，列入相关生产 产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于相关生产产品卡上写明存放位置。经评估 列为C类之相关生产产品，相关生产产品卡列入次品档，样品存放次品室。(4)业务科每月就现有相关生产产品，选择过时相关生产产品，于每月第一周业务汇报 时，提出检查，经评定已无开发价值者，相关生产产品卡列入次品档，样品移入次品室。(5)新相关生
3、产产品临时编号共六位数字，分别代表填写相关生产产品卡时的年、月、 日。即1995年6月10日开发的相关生产产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新 相关生产产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧相关生产产品淘汰列入次品档， 其淘汰编号原则与新相关生产产品之临时编号相同。(6)相关生产产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表， 第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类相关生产产品或B类相关 生产产品。第一位数填1代表第一位数填6代表 2 aa 7 3 8 4/ 95第二位数填1代表234n7892 客户开发：（1）业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个
4、月的客户开发计划，计划有关内容包 括：制作公司简介，相关生产产品目录（注明交货期限及支付条件）。相关生产产品市场研究、分析、及客户资料之收集。介绍新相关生产产品（邮寄新相关生产产品目录）O刊登广告、邮寄开发信。其他。（2）客户开发应选择A类相关生产产品，并配合季节性需求。（3）经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计戈M附表18. 2. 3）,并 按职责列入个人工作计划（附表18. 2. 4） o3 .客户询价（电报、信件、联系联系方法方式处理）（D业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电 或来信有关内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理
5、情况，登记于收文簿（附 件4）,将原文呈经理核阅后，依经理批示有关内容，回函或回电，并将回函或回电大意填 入收文簿。回函或回电副本存客户档（附表18.2.6）。（2）处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客 户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单（附表18. 2. 7）,粘附处理。（3）客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。（4）接到客户联系联系方法方式，应将通话有关内容记入联系联系方法方式记录上（附 表18.2.8）,呈经理批阅，并依指示处理。联系联系方法方式记录一式两联，处理程序同电 报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入联系
6、联系方法方式记录档，第二联按客户别归 入客户档。4 .报价：（D业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派有关人员洽询厂商后， 挑选相关生产产品ITEM,呈经理审核后，打报价单（附表18. 2. 9）,必要时修剪样品照片，贴于报价单上。(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。5 .订单确认：(1)业务科接到客户订单，即依订单有关内容，填成交卡(附表18. 2.10)交专业有关人 员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CoNFIRMATlON(S/C)(附表18.2.11), S/C 一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购 品名
7、、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。6 .开立境内订单：(1) 业务科依据S / C及成交卡开立境内订货单(附表18. 2. 12) o(2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业有关人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档， 并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。(3)业务科依据S / C及订货单填写相关生产产品表。7 .生产督促及催开L/C：(1)业务科专业有关人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周 业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔S/C所订L/C开立日期，催开L
8、/C。(3)收到客户开来之L/C,应立即核对交易有关内容是否相符，若与原来的S/C有关 内容不符，应即相关要求客户修改L/C,或协调厂商修改订货单有关内容，修改订货单处 理程序与开立境内订单相同。8 .出货：(D出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业有关人员， 确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER (S/0),第二联业务科 存查，第三联交专业有关人员据以验货。(3)装柜完成后，专业有关人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、 材数、及退税方法方式方法，由业务科通
9、知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。 工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文眷写。9 .押汇(出货通知)：(D结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与L/C条款核对相符， 呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取 回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。(2)每笔货品出口后，业务科依出口有关内容，套打出货通知单(SHlPPING ADVICE LETTER), 一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份 完整出口文件副本(包括L/C, CB
10、C第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副 本)存入客户档。(3)业务科依据实际出口有关内容，分别填入客户档、相关生产产品档及厂商档。1.支付：(D每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专 业有关人员填具质量验收合格记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。(2)会计复核业务科转来的支付凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立支付传票， 呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付相关相关货物款项，并于所有支付凭证上加盖 “付讫”戳记。交易记录S/CNO.成交日期唆头数量单位售价总售价单位 厂商总厂价毛利(%),厂商预定 交货 日期实际 交货 日期BlV
11、.N0.附表18. 2.3营业计划年 月1.品开发2.客户开发日期客户名称厂商名称S / C NO. P / ONo.售价厂价毛利备注3.出口计划4.其他批不：复核：制表:附表18. 2. 4工作计划日期星期工 作 计 划执 行 情 形12345678910111213141516171819202122232425262728293031年 月收 文 簿机构部门：姓名:年月日收文编号内容摘要处理意见批示（回函）客户名称年月日收文编号有关内容摘要处理意见批示（回函）客户名称年月日收文编号内容摘要处理意见批示（回函）客户名称年月日收文编号内容摘要处理意见批示（回函）客户名称年收文编号内容摘要处理意见批示（回函）月客户名称日收文编号有关内容摘要处理意见批示（回函）年月客户名称日附表18. 2. 6客 户 卡客户代号:名称地址负责任任人（联络人）电话号码电报号码传真号码交易记录S/CNo.成交 日期相关生产产品编号数量单位廉价总售价单位广商总厂价毛利（%）厂商预定 交货 日期实 际 交 货 日期INV.NO.
