外贸有限公司员工信息管理.docx

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1、外贸有限公司员工信息管理1 .计算机信息系统安全保密规定A.公司计算机信息系统管理人员及操作人员均应遵守本纪律。B.公司内部网络的每一用户都有责任、有义务严守自己的网络用户名及宙码,对窗码要做到至少两个月更新一次。C公司人员在互联网上注册个人用户或电子信箱时,使用的密码不得与在公司内部使用的宙码相同。D.公司人员在互联网上登记、传播个人信息时,除了企业的名称外,不得将涉及企业的其它信息(如计算机规模、使用的何种操作系统、数据库平台、开发工具等)进行登记。E.任何个人不得在电子公告系统、聊天室、网络新闻组上发布、谈论和传播企业秘密信息。F.计算机系统开发人员在外应聘时,不得把自己或他人为企业开发

2、的软件作为应聘时的软件成果。G.公司涉秘人员不得把载有公司秘密信息的媒体私自带出或复制,如有必要,需经公司领导或有关部门批准。H,涉窗人员从计算机信息系统内打印输出公司秘密信息时,产生的废纸必须按保窗规定及时销毁,不得懈怠;2 .计算机操作规程及违规处理办法A.计算机管理a.公司的各种计算机设备是为工作需要而配置的,任何人不得将其用于非工作用途;b.任何人在非特殊情况下,不应自行安装软件;因工作需要,必须在个人计算机中安装新软件时,应该将此软件提交IT部、并说明使用原因,IT部人员在对软件进行查毒、兼容性检查,保证此软件对公司整体网络不会产生影响后,再进行安装操作;C,在公司计算机中安装非工作

3、软件(例如,游戏、娱乐、个人软件等)是严的违规行为,IT部将采用定期检查和不定期抽查的办法,对“已安装程序”进行检查;d.公司实行“一人一机”,每位因工作需要而使用计算机的员工,都是该台计算机的直接负责人,在IT部进行例行检查时,如果员工的计算机中发现违规软件,计算机的直接负责人将承担全部责任;e.员工在本职范围内形成的计算机文档和数据应统一存在放于IT部的文件服务器中,IT部负责定时进行文件服务器备份,员工个人计算机只能存放保留期不超过24小时的数据。f,能够与计算机局域网相连工作的计算机,所有文档按规定必须存放在网络服务器;j.员工因公需要在计算机上使用外来软盘或光盘,须经计算机管理员进行

4、病毒检测和内容审查,在计算机软件台帐登记注册后方能使用;h.不得对单机中其它人员存储的文件、目录进行删除、修改、移动;i.员工不得修改计算机系统配置。B.电子邮箱管理a.公司为每一位需要因公对外联系的员工,提供由公司统一配置的电子邮箱,并交付员工独立使用;b.员工所使用的电子邮箱是公司的亶要资产,任何人在未获得公司同意的情况下,不得将其用于任何个人用途,IT部将对公司电子邮件系统进行24小时监控;C.总经理有权开启任何员工的邮箱,公司各部门经理在总经理的授权下,可以开启本部门员工的邮箱,IT部因技术需要,可以在总经理的授权下,开启本部门和其他部门员工的邮箱;d.公司为员工提供了充足的邮箱空间,

5、任何人不得将与外界的业务往来信件删除,由于删除信件而产生的问题,由删除人承担完全责任;a如果员工个人信箱长期接收到垃圾邮件可报IT部进行技术处理,将其过渡;f.员工如误删邮件,应在24小时之内与IT部联系T部负责将其恢复;g.任何人不得对已接收或已发送的邮件进行修改;h.在公司以外公共场所远程登陆邮箱,离开后应确保注销网络身份;C.MSN使用管理a.公司禁止任何人使用MSN与公司外部进行联系;b.联系人列表中不得存在非公司内部联系人;C.MSN密码为公司统一设置不得自行修改。D.IT资产管理aT资产指计算机、外设、软件、网络设备、书藉资料等;bJT部负责IT资产的日常采购、保管、维护;CJT资

6、产只能在公司内部使用,如遇特殊情况,员工需要将IT资产带离公司使用,应该书面向IT部提出申请,经公司总经理批准,IT部进行登记之后,在限定期限之内外出使用;dJT资产在公司内部或外部使用过程中,因使用者个人原因发生毁损时,应及时通知IT部进行处理,由此造成的损失,由使用者承担;e.IT资产各部门可以向IT部以电子邮件方式要求采购,IT部采购、登记完毕之后,以电子邮件方式通知相关部门领用,并将领用情况登记入帐。E.计算机资料、图书管理a.计算机资料及图书由IT部设专人负责保存管理;b.计算机购置所有随机资料由IT部统一存放在一个文件夹中保管,以便今后查阅使用;C,计算机随机资料及图书借阅应至IT

7、部填写借阅登记表,借阅时间:计算机随机资料不得超过2天,计算机工具用书不得超过15天。F.员工应配合计算机管理员维护计算机操作环境的清洁卫生。G.网络操作必须严格在网络管理员授予的权限范围内操作。H.违规处理办法:a.第一次发现违规行为,直接负责人将被罚款50元;b.第二次发现违规行为,直接负责人将被罚款50元,并在全公司通报批评;c.第三次发现违规行为,直接负责人将立即停止目前工作,等待公司处理,直至辞退。3.电话的使用和管理A.电话机的各项功能及使用方法:a.代答呼叫:(a)拨打*4001,可以代答26层任意一部振铃的分机(b)拨打*4002,可以代答10层任意一部振铃的分机(c)拨打*4

8、1XXX,可以代答某一部指定的分机(XXX代表分机号)b.电话转接:打入您分机的电话或您代答的电话需转其它分机时,可按下列两种方式操作:(a)在知道要转方分机号的情况下,先按TRANSFER键,听到忙音后再按要转的分机号,听到对方接起后,简单说明来电情况放下即可,若对方无人接听,可按TRANSFER键将电话转回;(b)如果不知道要转方的分机号,可按HOLD键,此时该线号上有绿色指示灯闪烁,将该线号告诉要转方挂机即可;若对方无人接听,按转出的线号即可;(c)普通电话转接时,先,听到音乐声后按要转方的分机号,待确认对方接通后挂机即可,若对方无人接听,可再次快速轻按叉簧一下将电话转回c.接听被HOL

9、D的电话:(a)当被告知接XX号电话时,只需拿起听筒按被告知的线号即可(此时线号应有红灯闪烁);(b)如果您使用的是没有外线按钮的普通电话,在接XX线电话时直接拨打53XX即可,如接3号线,拿起话筒后拨5303即可。d.遇忙自动回叫:在您呼叫某一部分机,而它占线时,您在听到忙音后,按6键,然后挂机,对方电话一旦空闲,您的话机会自动振铃,并在屏幕上显示“Ext.XXXfree,这时,您拿起话筒,即可自动接通。a广播(a)拨打*3301,可以打开26层办公楼的屋顶音箱;(b)拨打*3302,可以打开10层办公楼的屋顶音箱;(c)拨打*3303,可以打开公司内部、所有的屋顶音箱;(d)拨打*3304

10、,可以打开所有电话的免提功能和全部房顶的音箱。f.收听留言:如果您的话机右上角红灯亮起,代表有人给您留言。拿起电话,按话机上的MESSAGE键即可;g.三方通话:在两方通话过程中,按“CONF”键,输入第三方号码(可以是外线,请先拔9),第三方接通之后,再按一下“CONF”键即可;h.防止您He)LD的电话被他人接听:连按两次HOLD即可;i.开门:在公司自动门改为由内侧单向开启时,外部人员会按门外的对讲门铃,这时,室内的电话会响起(门铃的声音与普通电话的声音是不同的,很急促),拨*4001(26层员工)或*4002(10层员工)接听并通话后,按5键,就可以打开自动门;j.重拨:不用摘机,不用

11、按免提键,直接按REDIAL,就可以重拨上一个电话;k.防盗打:防止其他人使用您的电话拨打外线的方法如下,锁定:77+密码(三位数)+再次输入密码,听到证实音后挂机即可,解锁:77+密码(三位数),听到证实音后挂机即可,I.快速拨打组装工厂电话:摘机后,按AUToDlAL键,输入000即可;B.关于青岛和*的通讯a.青岛和“之间共有4条线路供内部使用:青岛的电话机上的外线灯17-20表示4条线路的使用状况;”的专用话机上的外线灯9-12表示4条线路的使用状况;b.这套系统是基于IT部的INTERNET专用网系统,所以,在用分机号播打电话时,没有任何电话费;C如果IT部的INTERNET线路出现

12、问题,这套系统也会受影响,此时,仍可用原先拨打长途电话的方法。C.电话接听规定a.接听电话时,声音要充满热情,说话速度适宜,不疾不徐,所说的话明白易懂,而且措辞清楚,不管接听者当天的情绪如何,都不应该表现在语气、语调上;b.电话第一声响后接听,如果做不到,最多不要超过三声,如果超过五声接起,应先向对方道Ift:“对不起,让您久等了”;C通话结束后应待对方挂断电话自己再放电话;d.接听电话时,外线第一句话应说:“您好,*公司。”内线说:“您好r最后一句应说“再见”;e.打出电话时,外线第一句应说:“您好,我是*公司XX部门J内线说:“您好!”最后一句话应说“再见”;f.当邻座电话铃响,而同事又不

13、在座位上时,同一部门相邻人员应尽快将电话接起;g.对代接的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并说“对不起,您稍等一下,我将电话转XX部门好吗?”,或:“待XX回来后我转告他,让他尽快给您回电话好吗?”h.有电话需转接时,转接后必须确认转接处有人接听,并告之对方:“您好,XX找XX的电话。”得到确认后方可挂机,如有需要可将对方所谈内容简明扼要告知接听人,如转接处无人可将电话抢回,并告知对方他要找的人或部门没有人,提示他可否留言;i.来电方若要求留言,一定要将留言转交,负责到底。不能简单的以“不知道、不在、你打错了、你问XX部门吧等生硬语言来拒绝对方;j.当接到与销售业务有关的电话,客户未指名的一律转业务一部、二部经理;k.代接电话时,对方如有留言,应当场用纸笔记录,之后复述一遍,以免有误,并告诉对方会及时转告;如:我再重复一遍,您看对不对?;好的,等他回来我立即转告他;”等等I.如果遇到对方拔错号码时,不可大声怒斥,或用力挂断电话,应礼貌告知对方。如果是自己拨借了号码,应马上向对方表示歉意;m.拨打长途电话前应准备好相应的资料,并简单列出需沟通的事项,避免等候和浦项;m严禁在工作时间挂私人电话或在休息时间用公司电话聊天。

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